2026年最佳 SharePoint 替代方案

最後更新於 2026 年 5 月

SharePoint 的功能非常強大，但也極其繁雜。網站集合、文件庫、中繼資料欄、內容類型、權限階層、管理主控台、Power Automate 流程、InfoPath 表單、自訂網頁組件。大多數公司大概只用了 SharePoint 10% 的功能，而這 10% 的使用體驗卻令人痛苦萬分。

搜尋功能起不了作用。介面在過去十年間幾乎沒有實質性的改變。要完成任何事情都需要提交 IT 工單或找 SharePoint 開發人員。沒有人閱讀的內部網路。沒有人能看懂導覽的文件庫。依然讓人感覺停留在 2015 年的「現代體驗」。

如果您來到這裡，說明您已經決定不再承受這些管理開銷。現在的問題是用什麼來取代它。答案取決於您的團隊實際上使用了 SharePoint 的哪 10% 功能。

您實際上用 SharePoint 來做什麼？

SharePoint 試圖包攬一切：檔案儲存、內部網路、維基（Wiki）、文件管理、工作流程自動化和團隊協作平台。沒有單一的替代方案可以完全取代這一切。但大多數團隊只用 SharePoint 來做其中一兩件事，而且針對每項需求都有更好的工具存在。

文件儲存與分享 → Google Drive、Dropbox 或 OneDrive（不包含 SharePoint 層）

內部維基與文件 → Notion、Slab、Slite、Confluence 或 Fabric

具備 AI 搜尋功能的團隊知識庫 → Fabric、Glean

內部網路與公司入口網站 → Notion 或專用的內部網路工具

工作流程自動化 → Notion 資料庫、Coda 或 Zapier 等專用工具

無需 IT 介入的上述所有功能 → Fabric

以下是七個替代方案，依其所取代的功能進行分類。

快速比較

Fabric

Fabric 適合那些想要 SharePoint 的成果，卻不想承擔任何管理負擔的團隊。

SharePoint 要求您建立資訊架構：網站集合、文件庫、中繼資料欄、內容類型、權限階層。然後要求您去維護它。最後還要求您的團隊不顧糟糕的介面去實際使用它。大多數團隊在第二或第三步就宣告失敗。

Fabric 只需要您把東西儲存進去。AI 會自動建立對內容的理解。語意搜尋可以根據含意尋找內容：精確定位到 PDF 內部的段落、音訊和視訊內部的時間戳記、透過視覺相似度跨圖片搜尋，以及跨資產透過調色盤尋找。跨平台搜尋還能從 Google Drive、Notion 和 Dropbox 中提取資料。

沒有 IT 部門。沒有管理主控台。沒有中繼資料綱要。沒有培訓課程。註冊、儲存內容，大功告成。

支援即時協同編輯的筆記。配備即時嵌入功能的空間畫布。對任何內容類型的註釋。無機器人介入的會議逐字稿。帶有截止日期的任務。附帶數據分析的發佈功能。

它取代了 SharePoint 的哪些功能： 文件儲存與搜尋（效果更好）。團隊維基與知識庫（效果更好，且零維護成本）。帶有分析數據的檔案分享（效果更好）。基本的團隊協作（表現相當）。

它無法取代哪些功能： 企業合規性（HIPAA、FedRAMP）。深度 Microsoft 365 整合。全公司範圍的內部網路入口網站。複雜的 Power Automate 工作流程。SharePoint 細緻的權限階層。

最適合： 使用 SharePoint 進行檔案儲存、團隊文件和知識分享，且希望在沒有 IT 介入的情況下實現所有這些功能的中小型團隊。這是一個能自動建立的團隊維基。另請參閱：Fabric 與 SharePoint 比較。

Notion

Notion 是非技術團隊最受歡迎的 SharePoint 替代方案。這是一個將頁面、資料庫、維基和專案管理融合在一起的彈性工作空間。許多離開 SharePoint 的公司最終都選擇了這裡。

它取代了 SharePoint 的哪些功能： 維基與文件（更好的編輯器、更簡單的架構）。專案管理（包含視圖、看板、時間線的資料庫）。基本內部網路（具備自訂網域的 Notion Sites）。團隊協作（即時協同編輯、團隊空間）。

它無法取代哪些功能： 大規模的企業檔案儲存。合規性認證。深度 Microsoft 365 整合。複雜的工作流程自動化（Notion 有基本的自動化，但未達到 Power Automate 的級別）。

優勢： 具彈性。現代化。擁有超過 1 億使用者。豐富的範本。Business 方案提供 AI（每位使用者每月 20 美元）。對於希望用一個工具解決所有問題的團隊來說，這是最平滑的過渡方案。

局限性： 需要大量的初始設定和維護。AI 功能需要 Business 級別。PDF 和檔案僅作為附件，無法進行索引。無法跨所有內容類型進行語意搜尋。

最適合： 希望用一個彈性的工作空間來取代 SharePoint 以管理文件、任務和內部維基的非技術團隊。另請參閱：最佳 Confluence 替代方案。

Slab

如果您的 SharePoint 主要用於內部文件記錄，那麼 Slab 是最簡單的維基替代方案。

它取代了 SharePoint 的哪些功能： 維基頁面和團隊文件（好得多的編輯器和搜尋功能）。這部分原本是 SharePoint 應該扮演的團隊知識庫角色。

它無法取代哪些功能： 其他所有功能。檔案儲存、專案管理、內部網路、工作流程自動化、合規性。

優勢： 同類產品中最好的維基編輯器。可在貼文和整合的應用程式中進行快速搜尋。10 名使用者內免費。易於採用。這是目前使用門檻最低的維基工具。

局限性： 無 AI 功能。無 Jira 整合。無應用程式市場。無 SOC 2 認證。無原生行動應用程式。僅限文件記錄。

最適合： 將 SharePoint 作為維基使用，並希望尋求最簡單替代方案的小型團隊。另請參閱：Fabric 與 Slab 比較。

Slite

Slite 是一個現代化的維基，具備 AI 問答和非同步團隊溝通功能。適合想要比 Notion 更輕量化工具的新創公司和遠端團隊。

它取代了 SharePoint 的哪些功能： 團隊文件記錄（更好）。內部問答（從文件中提取 AI 解答）。

優勢： 具備引用解答來源的 AI「提問」功能。驗證工作流程。用於團隊更新的非同步頻道。乾淨的介面。

局限性： AI 僅能從已記錄的內容中回答問題。Standard 方案為每位使用者每月 8 美元。仍然需要保持撰寫文件的習慣。

最適合： 希望擁有具備 AI 問答功能之維基的遠端新創公司。SharePoint 主要用於文件記錄的團隊。

Confluence

Confluence 是需要 Jira 整合的工程團隊的替代方案。這相當於用一個企業級維基交換另一個，但這個能真正連接到您的問題追蹤器。

它取代了 SharePoint 的哪些功能： 結構化技術文件（更好的 Jira 整合）。工程維基（原生雙向 Jira 連結）。

它無法取代哪些功能： 通用檔案儲存。公司內部網路。Microsoft 365 整合。Power Automate 工作流程。

優勢： 深度的 Jira 整合。企業合規性（SOC 2、搭配 Atlassian Guard 的 HIPAA）。累積 20 年的範本。Standard 及以上方案提供 Rovo AI。

局限性： 搜尋功能被普遍認為較弱（但仍好過 SharePoint）。介面顯得過時。需要管理員。市場應用程式累積的成本不菲。

最適合： 從微軟生態系轉向 Atlassian 的工程團隊。需要與 Jira 連結文件的團隊。另請參閱：Fabric 與 Confluence 比較。

Tettra

Tettra 適合那些將 SharePoint 主要用於內部問答，且答案通常本就在 Slack 中的團隊。

它取代了 SharePoint 的哪些功能： 內部知識庫。重複性問題的解答。

優勢： 深度的 Slack 整合。AI 機器人可以直接在 Slack 中根據您的知識庫回答問題。驗證工作流程。每位使用者每月 4-5 美元。

局限性： 最少 10 名使用者。無免費方案。在大型文庫中的搜尋能力有限。適用範圍較窄。

最適合： 將 SharePoint 維基用於內部問答，並希望將工具直接嵌入團隊現有溝通管道中的以 Slack 為核心的團隊。

Google Workspace

對於徹底離開 Microsoft 365 的團隊，Google Workspace 取代了整個工具鏈：電子郵件、行事曆、文件、試算表、簡報、視訊通話和檔案儲存（以 Google Drive 取代 SharePoint/OneDrive）。

它取代了 SharePoint 的哪些功能： 檔案儲存（Google Drive）。文件協作（Docs、Sheets、Slides）。團隊溝通（Gmail、Chat、Meet）。基本內部網路（Google Sites）。

它無法取代哪些功能： 結構化維基（為此您需要將 Google Workspace 與 Notion、Slab 或 Fabric 搭配使用）。複雜的文件管理。與 SharePoint 相同深度的企業合規性。Power Automate 工作流程。

優勢： 比 Microsoft 365 更簡單。更好的搜尋功能（Google 的核心優勢）。網頁原生編輯。套件內整合 Gemini AI。提供 15 GB 免費空間。在大多數方案級別中價格更便宜。

局限性： 對於進階使用者（Excel 巨集、PowerPoint 動畫、Word 排版），其功能不如 Office 電腦版應用程式強大。沒有內建的結構化維基或知識庫。沒有與 SharePoint 文件庫模型等同的功能。

最適合： 轉換整個微軟工具鏈、而不僅僅是 SharePoint 的團隊。適合與 Fabric、Notion 或 Slab 搭配使用，以補足維基/知識庫層面。

如何選擇

如果 SharePoint 過去是您的檔案儲存和搜尋工具： 選擇 Fabric。真正能找到東西的語意搜尋。能理解您檔案的 AI。無需 IT 支援。

如果 SharePoint 過去是您的維基和專案管理工具： 選擇 Notion。單一彈性工具。最受歡迎的替代方案。

如果 SharePoint 過去是您的工程文件工具： 選擇 Confluence。Jira 整合。結構化文件。

如果 SharePoint 過去只是您的團隊維基，別無他用： 選擇 Slab（最簡單）、Slite（AI 問答）或 Tettra（整合 Slack）。

如果您正徹底離開 Microsoft 365： 選擇 Google Workspace 作為生產力套件。並與 Fabric 或 Notion 搭配進行知識管理。

如果真正的痛點是找不到東西： 選擇 Fabric。SharePoint 的搜尋功能是其最常被抱怨的地方。Fabric 的語意搜尋是直接的解決方案。

老實說

SharePoint 是企業級基礎設施。它能做到大多數替代方案做不到的事：HIPAA 合規性、FedRAMP 認證、細緻的權限階層、Power Automate 工作流程、與 Teams/Outlook/OneDrive 的深度整合，以及對數十個部門、數千名使用者的支援。

如果您的組織確實需要這些功能，離開 SharePoint 意味著需要尋找另一個涵蓋這些功能的企業級平台（或多個工具）。這是一項重大的工程。

但大多數搜尋「最佳 SharePoint 替代方案」的團隊並不需要企業級基礎設施。他們只需要儲存檔案、找到檔案、分享檔案並在文件上進行協作。他們是在用一個企業級平台來解決團隊規模的問題。就像用一輛一級方程式賽車去買菜。

Fabric 負責搞定「買菜」這類日常需求。儲存任何內容。根據含意尋找。即時協作。附帶數據分析的發佈。每月 5 美元。不需要 IT 部門。不需要 SharePoint 開發人員。不需要管理主控台。不需要培訓計劃。

另請參閱：最佳內部維基軟體和最佳知識管理軟體。

常見問答

有任何單一工具能完全取代 SharePoint 嗎？

不完全能。SharePoint 結合了檔案儲存、文件管理、內部網路、維基、工作流程自動化和企業合規性。沒有單一替代方案能涵蓋所有這些功能。大多數團隊只取代了他們實際使用的 1-2 個功能，並發現結果變得更好、更簡單。

那 OneDrive 呢？

OneDrive 是 Microsoft 365 的檔案儲存和同步部分。SharePoint 則是文件管理、內部網路和協作部分。如果您只需要檔案儲存和同步，保留 OneDrive 而不使用 SharePoint（或切換到 Google Drive 或 Dropbox）可能就足夠了。Fabric 可連接 Google Drive 和 Dropbox，並在它們之上加入語意搜尋功能。

SharePoint 的搜尋真的那麼糟糕嗎？

這是 G2（超過 5,400 條評論）、Gartner Peer Insights 和 IT 論壇上最常見的投訴。在架構不良的文件庫中進行全文搜尋，會返回太多無關的結果。多位 G2 評論者描述，他們甚至必須依賴第三方工具來搜尋自己的 SharePoint。Fabric 的搜尋不論資料夾架構如何，都能根據含意尋找內容。

我需要 IT 來部署替代方案嗎？

Fabric、Notion、Slab、Slite 和 Tettra 都是自助式的。無需 IT 介入。Confluence 需要一些管理員設定。Google Workspace 需要進行網域配置。但這些都不需要 SharePoint 那樣深度的 IT 參與。

那合規性方面呢？

M365 E3/E5 上的 SharePoint 支援 HIPAA、FedRAMP、SOC 1/2/3 等。大多數替代方案無法與之匹敵。如果合規性認證是強制性的，請評估每個工具的安全文件。Fabric 的安全性包括 AES-256 加密和 CASA Tier 2 認證。

如果我們只用 SharePoint 來儲存檔案呢？

您可能一開始就不需要 SharePoint。使用 Google Drive 或 Dropbox 進行儲存，再搭配 Fabric 對您的檔案進行搜尋和智慧管理。更簡單、更便宜，而且搜尋功能真的有用。