Notion vs SharePoint: which should your team use in 2026?

最後更新於 2026 年 5 月

沒有人會主動選擇 SharePoint。它只是恰好在那裡。您的公司運行 Microsoft 365，而 SharePoint 是隨之附帶的。IT 部門的某個人在三年前配置了它。現在，您的團隊擁有誰也找不到方向的文檔庫、一個除了您需要的東西之外什麼都能搜尋到的搜尋欄，以及一個自上次公司移地會議以來就再也沒有更新過的內部網路入口網站。

Notion 則是人們在被允許選擇時會選擇的工具。乾淨、靈活、自助服務。頁面、資料庫、維基、專案看板。不需要 IT 工單，不需要管理主控台，也不需要 SharePoint 開發人員。

對於大多數兩者都使用過的團隊來說，這根本稱不上是一個困難的抉擇。但 SharePoint 在特定的場景中依然勝出，在您切換之前，這些場景值得去了解。

逐項對比

Notion 的優勢所在

極佳的使用體驗。Notion 的編輯器現代、流暢且令人愉悅。而 SharePoint 的介面感覺就像是 2012 年的企業軟體。這並非主觀偏見，這體現在每一個評論平台、每一次用戶調查，以及每一個同時使用過兩者的團隊反饋中。Notion 用起來真的很舒服，而 SharePoint 真的不是。

自助服務。註冊。選擇範本。開始工作。無需 IT 介入。無需管理員設定。無需培訓計畫。新團隊成員可在幾分鐘內開始貢獻。而 SharePoint 則需要網站架構、權限配置、元數據架構，且通常需要專職管理員。兩者在實現價值所需時間上的差距是以「週」來計算的。

資料庫。具有自訂屬性、多種視圖（表格、看板、時間軸、資源庫、行事曆）、公式和關聯匯總的關聯式資料庫。您可以構建專案追蹤器、內容行事曆、CRM、閱讀日誌等。雖然 SharePoint 也有帶有元數據欄位的清單和文檔庫，但 Notion 的資料庫模型更靈活、更直觀。

靈活性。Notion 可以同時作為維基、專案管理工具、公司手冊、會議記錄系統和客戶入口網站。理論上 SharePoint 也能做到這一切，但在實踐中，每項功能都需要大量的配置，且最終效果很少能如此易用。

AI 易用性與成本。Business 方案（每位使用者每月 20 美元）中的 Notion AI 包含工作區問答、寫作助手和自訂 Agent。而 SharePoint 的 AI (Copilot) 是在現有 M365 授權之上的附加組件，每位使用者每月需額外支付 30 美元。Syntex 還會增加額外費用。Notion 的 AI 更便宜且更易取得。

範本與普及推廣。擁有豐富的範本庫。針對每種使用場景都有社群和官方範本。Notion 的新手引導能吸引人們主動使用；而 SharePoint 的新手引導則讓人感到困惑。

SharePoint 的優勢所在

Microsoft 365 整合。這對許多組織來說是決定性的關鍵。SharePoint 原生連接到 Teams、Outlook、OneDrive、Power Platform、Dynamics 以及所有其他 Microsoft 產品。在 Word 中共同撰寫的文檔會自動儲存到 SharePoint。Teams 頻道將檔案儲存在 SharePoint 庫中。Power Automate 會在 SharePoint 事件發生時觸發工作流程。如果您的組織依賴 Microsoft 運行，SharePoint 已經編織在您的基礎架構中。而 Notion 則存在於這個生態系統之外。

企業合規性。HIPAA、FedRAMP、SOC 1/2/3、ISO 27001、GDPR、FERPA。擁有該類別中最廣泛的合規認證組合。對於政府機構、醫療保健、金融服務和國防承包商，SharePoint 能滿足 Notion 無法滿足的合規要求。

權限深度。網站級、庫級、資料夾級、項目級。Active Directory 同步。基於群組的繼承。對於具有複雜存取控制要求（不同部門、外部承包商、法規限制）的大型組織，SharePoint 的權限模型比 Notion 的團隊空間更具細粒度。

大規模檔案儲存。SharePoint 專為企業文檔管理而構建。具有簽入/簽出功能的版本控制。元數據欄位。內容類型。保留原則。文件 ID。對於管理著數十萬個檔案且有稽核追蹤要求的組織，SharePoint 的文檔庫模型是量身定制的。而 Notion 是一個可以容納檔案的工作區，並非文檔管理系統。

工作流程自動化。Power Automate 可構建複雜的多步驟工作流程：審批鏈、自動通知、跨系統整合、條件路由。Notion 僅有基本的自動化功能和 Zapier。SharePoint 的自動化功能要深入得多。

內部網路。通訊網站、中樞網站、導覽階層、新聞摘要。SharePoint 的內部網路模型服務於在多個部門擁有數千名員工的大型組織。Notion Sites 則更簡單且功能較受限。

它已經在那裡了。如果您的公司付費訂閱了 Microsoft 365，SharePoint 就已經包含在內。無需單獨購買。無需單獨的採購流程。無需管理額外的供應商。對於預算敏感的組織，SharePoint 的邊際成本為零。

兩者的不足之處

兩者都需要維護。在 SharePoint 中，由 IT 構建結構。在 Notion 中，由您的團隊構建結構。當維護停止時，兩者都會崩潰。頁面會變得過時。文檔庫會變得像迷宮一樣。原本應該作為唯一真實來源（single source of truth）的維基變成了眾多來源之一，而沒有一個是值得信賴的。

兩者都無法深度理解您的檔案。SharePoint 將檔案儲存在文檔庫中。Notion 將檔案嵌入頁面中。兩者都無法自動提取含義、按段落搜尋 PDF 內部、按逐字稿搜尋影片內部，或自動建立內容之間的關係圖譜。

兩者都缺乏跨所有內容的語意搜尋。SharePoint 的關鍵字搜尋是其最常被提及的弱點。Notion 的搜尋是基於關鍵字的，並在 Business 方案中提供 AI 問答。兩者都無法讓您用自然語言描述您正在尋找的內容，並在所有檔案類型中根據含義找到它。

兩者都無法原生處理多樣化的內容。會議錄音、設計檔案、語音備忘錄、作為可搜尋內容的圖片。兩者都將這些視為需要儲存的檔案，而不是需要理解的內容。

第三種選擇：如果兩者都不是正確的問題呢？

在 Notion 或 SharePoint 之間做選擇，前提是假設您需要一個靈活的工作區或企業級基礎架構。兩者都需要您的團隊去構建和維護知識系統。工具不同，但管理開銷相同。

Fabric 消除了這些開銷。您可以保存來自任何來源的任何檔案類型的內容。由 AI 自動進行組織和連接。語意搜尋可以按含義查找內容：深入 PDF 檔案的具體段落、深入錄音的特定時間戳記、跨圖片的視覺相似性，以及跨資產的調色盤。跨平台搜尋可以從 Google Drive、Notion 和 Dropbox 中提取數據。

無需 IT 部門。無需管理主控台。無需元數據架構。無需 SharePoint 開發人員。無需資料庫設計。無需培訓計畫。

筆記支持即時共同編輯。無限畫布支持即時嵌入。標註適用於任何內容。免機器人的會議轉錄。帶截止日期的任務。帶分析數據的發佈功能。每月 5 美元固定費用。無按用戶計費。

Fabric 沒有 SharePoint 的合規認證或 Microsoft 365 整合，也沒有 Notion 的關聯式資料庫。它能處理 SharePoint 儲存的所有檔案類型，但更進一步：它能根據含義在檔案內部進行搜尋，並用 AI 將它們連接起來。對於使用企業平台來解決團隊規模問題的團隊來說，Fabric 是最合適的解答。

另請參閱：Fabric 對比 SharePoint 以及最佳 SharePoint 替代方案。

如何選擇

在以下情況下使用 Notion：您想要一個靈活、現代的工作區，且您的團隊無需 IT 協助即可自行設定。您需要在一款工具中整合資料庫、專案管理和維基。您不需要 Microsoft 365 整合、企業合規性或複雜的工作流程自動化。您願意自行構建和維護工作區結構。

在以下情況下使用 SharePoint：您的組織在 Microsoft 365 上運行，且需要與 Teams、Outlook、OneDrive 和 Power Platform 深度整合。您有 IT 人員來管理該平台。您需要符合 HIPAA、FedRAMP 或 SOC 合規性。您有複雜的權限需求。您正在管理數十萬份具有保留原則和稽核追蹤的文檔。SharePoint 是適用於企業組織的企業級基礎架構。

在以下情況下嘗試 Fabric：您想要直接獲得結果而不想承擔管理開銷。無需 IT 設定。無需資料庫設計。無需維護維基。AI 搜尋功能可以跨每一種檔案類型按含義查找內容。這款工具專為不需要企業基礎架構或複雜工作區，而只需要他們的知識能夠被輕鬆找到且切實有用的團隊而設計。提供豐厚的免費方案。

常見問題 (FAQ)

Notion 真的比 SharePoint 好嗎？

就使用者體驗、靈活性、易用性和自助設定而言，是的，這是不斷且可衡量的優勢。但就企業合規性、Microsoft 365 整合、工作流程自動化以及大規模文檔管理而言，並非如此。不同的工具滿足不同的需求。

Notion 可以為我們整個公司取代 SharePoint 嗎？

對於沒有嚴格合規要求的中小型公司（300 人以下），可以。對於有 HIPAA/FedRAMP 需求、複雜權限和深度 Microsoft 整合的大型企業，取代 SharePoint 是一項具有真實風險的重大基礎架構工程。

SharePoint 在 Microsoft 365 中是免費的嗎？

SharePoint 包含在 M365 商業基本版（每位使用者每月 6-7 美元）及更高版本中。它不是免費的，而是打包綑綁的。邊際成本感覺像是零，這也是為什麼許多公司即使在使用更簡單的工具會更合適的情況下，依然選擇使用它的原因。

哪一個的搜尋功能更好？

兩者都算不上非常出色。SharePoint 的搜尋是其最常被提及的弱點。Notion 的搜尋是基於關鍵字的，並在 Business 方案中提供 AI 問答。Fabric 的搜尋則是語意化、視覺化且跨平台的，並且可以深入 PDF、音訊和影片內部。

哪一個的 AI 功能更好？

Notion AI（每位使用者每月 20 美元）更易於使用，且更深入地嵌入在編輯體驗中。SharePoint 的 Copilot（每位使用者每月 30 美元的附加組件）則更深入地整合在 Office 應用程式中，並涵蓋 M365 套件中的電子郵件、會議和文檔。但這兩者的 AI 都無法像 Fabric 的 AI 那樣在所有內容類型內部進行搜尋。

我可以將 Notion 與 SharePoint 搭配使用嗎？

可以。許多組織使用 SharePoint 進行合規性和企業檔案管理，並使用 Notion 作為團隊維基、專案管理和日常協作。兩者的重疊度是可控的。風險在於需要維護兩個系統。

如果我們只是想找到我們的檔案呢？

那是一個搜尋問題，而不是工作區或基礎架構問題。Fabric 連接到您現有的儲存，並跨所有內容添加語意搜尋。無需進行數據遷移。