如何管理你的時間

Timewatch 的研究發現，82% 的人不使用任何時間管理系統。他們憑收件箱、記憶力或當時覺得最緊急的事情來工作。根據 Asana 的《工作狀態報告》（State of Work report），其結果是平均每位知識型員工每天有 60% 的時間花在協調工作（電子郵件、會議、聊天、狀態更新）上，而只有 27% 的時間花在他們實際被聘用來做的專業工作上。

這些數字在不同的研究中不斷出現，雖然表述不同，但都指向同一個現實。麥肯錫（McKinsey）發現，每個工作日有 28% 的時間花在電子郵件上。多項調查顯示，在八小時的工作中，富有成效的工作時間不足三小時。員工每天大約被打斷 60 次，而 Gloria Mark 的研究表明，每次被打斷平均需要花費 25 分鐘才能恢復。

然而，同樣的研究一致表明，只需花 10 分鐘規劃你的一天，就能節省大約兩小時被浪費的時間。即使在時間管理上投入極少，回報也是巨大的，因為如果沒有時間管理，默認的做法就是在收件箱中進行被動的應付，這樣做效率極低。

本指南涵蓋了大多數時間管理難題可歸結為的三個問題，以及針對每個問題的具體解決方法。

問題 1：你不知道什麼最重要

最常見的時間管理失敗並不是日程安排不當或缺乏專注力，而是在錯誤的事情上拼命工作。如果你高效地處理了三個小時的電子郵件，而一個戰略性項目卻無人問津，那麼從某種意義上說你是在管理時間，但從另一種意義上說你完全是在浪費時間。

這是一個優先級排序的問題，也是大多數時間管理需要開始的地方。

艾森豪威爾矩陣（The Eisenhower Matrix）將任務按緊急程度和重要程度分為四個象限。最關鍵的象限是重要但不緊急的事情：主動、戰略性、高價值的工作，這些工作永遠不會有期限對你大吼大叫，但卻能產生你大部分有意義的成果。大多數人的一天都被緊急但不重要的工作（被動任務、大多數電子郵件、例行請求）所主導，因為緊急往往給人一種重要的錯覺，即使它並不重要。

常春藤盟校法（Ivy Lee Method）採用了更簡單的方法：每天晚上，寫下明天要做的六件最重要的事情，並按順序排列。依次完成它們。限制六個任務會迫使你進行真正的優先級排序，而預先決定好的順序則消除了每天選擇下一步要做什麼的決策疲勞。

MoSCoW 方法在項目級別（而非每日級別）提供幫助：這個項目這次「必須」（must）包含什麼、「應該」（should）包含什麼、「可以」（could）包含什麼，以及「不會」（won't）包含什麼？定義什麼是不在範圍內的，可以防止項目緩慢擴張，從而消耗比預期更多的時間。

對於更宏觀的藍圖，戴維·艾倫（David Allen）的專注高度（horizons of focus）將日常任務與六個高度的人生目標聯繫起來。大多數人只在任務和項目層面運作。更高的高度（職責範圍、一到兩年的目標、長期願景、人生宗旨）提供了背景，使每日的優先級排序變得有意義，而不是隨意而為。

如果你從未系統地思考過什麼最重要，年度回顧是一個很好的開始。如果你已經思考過，每週回顧可以讓這些優先事項與你每週實際做的事情保持聯繫。

問題 2：你無法控制自己的日程

你知道什麼最重要。但你似乎擠不出時間來做。會議、消息、打擾，以及與他人合作產生的日常摩擦，在你開始打算做的工作之前就已經消耗掉了你的一天。

這是一個日程安排和保護的問題。解決這個問題的方法是結構性的，而不是激勵性的。

時間塊（Time blocking）是最直接的解決方案：將特定的任務安排到特定的日曆時間段中，並像保護會議一樣保護這些時間段。普及這一做法的卡爾·紐波特（Cal Newport）認為，關鍵的洞察在於，你要像對待與他人的承諾一樣，正式對待你自主支配的工作時間。如果你不會為了回覆電子郵件而取消與客戶的會議，那麼也不要取消寫作的時間塊。

研究支持這一點。提前安排工作的人比被動工作的人效率高得多，部分原因在於日程安排本身會迫使你估計事情需要多長時間（這會隨著時間的推移校準你的規劃），另一部分原因在於，被填滿的時間塊日曆比空出的日曆更難被侵入。

批處理（Batching）相關任務可以減少分散大部分時間的上下文切換成本。在兩到三個設定的時間段檢查電子郵件，而不是一直查看。將所有電話放在一個時間段內撥打。集中處理行政任務，而不是將它們分散在專注的工作時間之間。在不同類型的工作之間進行每次切換都會消耗認知資源，而批處理可以將切換次數降至最低。收件箱清零法（inbox zero approach）基本上就是應用於電子郵件的批處理。

拒絕是一項在時間管理建議中很少出現的時間管理技能。你接受的每一項承諾都是從其他事情中奪取的時間。如果你的日曆上擺滿了別人認為重要而你卻不這麼認為的承諾，那麼問題不在於時間管理，而在於邊界管理。學會拒絕請求、委派任務和重新談判截止日期，往往比任何日程安排技巧都更有效。

對於保護時間的日常機制，帶有截止日期和通知的任務和提醒可以填補打算做某事與在時間到來時實際記住要做這件事之間的差距。

問題 3：你無法持續專注

你已經確定了什麼最重要。你已經為它留出了時間。你坐下來工作，二十分鐘後，你卻在看手機、瀏覽新聞網站，或者回覆一條本可以等等再說的消息。

這是一個專注力問題，而且是惡化速度最快的一個。Gloria Mark 的研究表明，在單個屏幕上的平均注意力持續時間已從 2004 年的 2.5 分鐘降至最近測量值中的 47 秒。持續專注的能力依然存在。只是環境在系統性地破壞使用這種能力的能力。

番茄工作法（Pomodoro Technique）通過創建微小而具體的承諾來解決這個問題：專注工作 25 分鐘，然後休息 5 分鐘。定時器創造了外部結構，而內部的注意力系統往往無法自行提供這種結構，且 25 分鐘的承諾非常小，以至於即使任務很難，開始也顯得易於應付。

環境設計比意志力更重要。卡耐基梅隆大學（Carnegie Mellon）的研究發現，僅僅是智能手機的存在，即使靜音且屏幕朝下，也會降低認知能力。在專注工作期間，將手機放在另一個房間。關閉不必要的標籤頁。如果需要，使用分心攔截器。設計好物理和數字環境，以便阻力最小的路徑是工作而不是查看某些東西。

開放迴路（Open loops），即在你腦海中盤旋的未捕獲的承諾和未完成的想法，是分心的持續來源，任何環境設計都無法解決這個問題。將腦海中的所有事情清空並放入一個值得信賴的系統中，是保持持續專注的前提條件。戴維·艾倫（David Allen）的 GTD 框架就是基於這一洞察構建的：捕獲所有事情，對其進行處理，並信任該系統來保存它，這樣你的大腦就可以釋放負擔。

能量管理是大多數時間管理建議所忽視的維度。你進行專注工作的能力在一天中是不斷變化的，違背你的自然節奏工作比順應它工作的效率要低得多。電壓曲線模型（voltage curve model）對此進行了詳細描述：你效率最高的時間屬於你最難的工作，而在你能量最低的時期安排高要求的認知任務，是一個會破壞其他一切的結構性決策。

元技能：追蹤你的時間去向

在管理時間之前，你需要知道時間都去哪兒了。大多數人對此只有模糊的感覺，而且常常是錯誤的。在生產力研究中，感知時間分配與實際時間分配之間的差距是最有力的發現之一。

最簡單的版本：在為期一週的每天結束時，寫下你實際做了什麼，以及每件事大約花了多長時間。不是你計劃做什麼，而是實際發生了什麼。大多數人發現這個練習既令人驚訝又令人感到不適，而這正是它有用的原因。

追蹤揭示了直覺遺漏的模式：每天花在電子郵件上的兩個小時，感覺就像三十分鐘。會議消耗了上午的時間，導致你沒有時間做你本該做的項目。你口中所謂的優先任務與你實際花時間完成的任務之間的差距。

每週回顧是這一做法的持續版本：這是一個定期對比你的預期與實際發生情況、注意到模式並進行調整的時刻。

選擇適合你的系統

時間管理不是一項技能。它是三項技能——優先級排序、日程安排和專注力，不同的方法解決不同的問題。尋找你的生產力系統指南涵蓋了所有方法，以及如何將它們與你的具體問題相匹配。以下是一個簡短的總結：

如果你主要在做什麼工作上感到困擾：從常春藤盟校法（每日優先級排序）或 GTD（全面捕獲和處理）開始。如果你還沒有一個能正常運作的待辦事項列表，請加入任務管理基礎。

如果你主要在什麼時候做工作上感到困擾：從時間塊（將工作安排到你的日曆中）和批處理（將類似任務分組）開始。

如果你主要在工作時保持專注上感到困擾：從番茄工作法（結構化的工作間隔）和環境設計（收起手機、關閉通知、消除分心）開始。

如果你在以上三個方面都感到困擾（大多數人都是如此），請從造成最大損害的那個方面開始，然後逐步向外拓展。試圖一次性實施所有方法本身就是一個時間管理問題。

最簡單的起點

如果上述一切都讓你覺得太繁瑣，請從這裡開始：

每天早上花 10 分鐘，寫下今天想要完成的簡單列表。標記出一兩件真正重要的事情。先做這兩件事，在看郵件之前、在開會之前、在做任何被動響應的事情之前。在一天結束時，記錄實際發生的情況與你計劃的情況。

就是這樣。10 分鐘的規劃、優先執行的任務和簡短的回顧。這不是一個完整的系統。這是時間管理的最簡可行版本，足以在一週內產生顯著的變化。

其他一切，具體的方法、精心設計的系統、生產力工具，都是這三個基本要素的延伸：決定什麼重要、為其保護時間，以及回顧它是否奏效。

常見問題

什麼是最好的時間管理方法？ 能解決你的具體問題且你實際會使用的方法。沒有普適的最好方法。常春藤盟校法是每日優先級排序最簡單的起點。時間塊是保護專注工作時間最有效的方法。番茄工作法對於克服開始時的障礙最有幫助。GTD 對於管理複雜的工作量最為全面。詳情請參閱尋找你的生產力系統以獲取詳細對比。

我每天實際上能保持高效工作多少小時？ 大多數研究表明，對於知識型員工來說，真正高效的專注工作時間每天為三到五個小時。八小時工作日的其餘時間都被協調、溝通、行政任務以及專注會議之間的恢復時間所消耗。期望進行八小時的深度高效工作是不切實際的，圍繞四到五個小時的專注產出進行規劃，並將其餘時間分配給其他事情，往往比試圖讓每一分鐘都高效產生更好的效果。

多任務並行真的有效嗎？ 對於不需要太多認知努力的簡單、熟練的任務（邊走邊談，邊聽播客邊折衣服），是的。對於任何需要持續專注或複雜思考的事情，不行。聽起來像是多任務並行的做法實際上是快速的任務切換，每次切換都會消耗認知資源和時間。研究一致表明，在要求高難度的任務中進行多任務並行的人，其產出的工作質量低於專注於一件事的人，且花費的時間更長。

如何在使用 ADHD（注意力不足過動症）的情況下管理我的時間？ 原理是相同的，但實施時需要考慮 ADHD 如何影響執行功能。外部結構更為重要：定時器、可見的任務列表、能自動進行組織的工具。能量管理更為重要：將任務與你的電壓曲線相匹配。而且系統需要低維護，因為執行功能是維護系統的關鍵，而這正是稀缺的。請參閱 ADHD 生產力系列以獲取具體指導。

時間追蹤值得嗎？ 對於診斷期（一到兩週）以了解你的時間實際去向，絕對值得。感知時間分配與實際時間分配之間的差距如此之大，以至於大多數人都會對結果感到驚訝。對於持續使用，這取決於你的工作：按小時收費的專業人士能從持續追蹤中受益；其他大多數人則能從定期檢查中獲得價值，而不是永久追蹤。

相關閱讀：保持專注的力量、開放迴路：為什麼你的大腦停不下來、ADHD 能量與電壓曲線、當你的大腦不讓你回覆時的收件箱清零、專注高度。相關指南：時間塊、番茄工作法、常春藤盟校法、GTD、任務管理基礎、待辦事項列表、每週回顧、尋找你的生產力系統、MoSCoW 方法。