The PARA yearly review

為什麼要進行年度回顧

如果您使用 PARA 方法 已經有一段時間了，您會注意到系統會出現偏差。專案完成了卻沒有被歸檔。隨著工作或生活的改變，職責領域（Areas）發生了轉移，但舊的領域依然存在。資源（Resources）不斷累積，直到該區域變成一個墓地，堆滿了您曾經感興趣但早已忘卻的事物。

每週和每月的整理可以捕捉到其中一部分問題，但它們往往是在執行層面運作：本週有哪些活躍、哪些停滯、哪些需要關注。年度回顧則不同。這是一個放大視野的機會，去關注戴維·艾倫（David Allen）所說的更高的地平線，看看您投入時間的事情是否真正與您想過的生活相聯繫。

哈佛商學院的研究（Di Stefano, Gino, Pisano）發現，結構化的反思能提升超過 20% 的表現，這並非因為它揭示了什麼神奇的奧秘，而是因為它迫使您清晰地闡述自己學到了什麼，以及會有什麼不同的做法。年度回顧就是將結構化反思應用於您的整個系統。

這不需要花費很長時間。一年一次，一到兩個小時就足夠了。

開始之前

打開您的 PARA 系統，無論是在筆記應用程式、檔案管理器，還是在工作區中，並在旁邊準備好寫下答案的地方。一份空白文檔就可以。如果您更喜歡空間化思考，一個畫布也很好用。

這個流程會依序處理每個 PARA 類別，從最具行動性的到最不具行動性的，最後以展望未來的部分結束，您將在此設定目標並建立支援這些目標的結構。

不要急於求成。價值在於思考的過程，而不是以最快的速度完成清單。

第一步：回顧您的專案（Projects）

拉出您完整的專案清單，包括您今年完成或放棄的所有項目。如果已完成的專案已經放入歸檔（Archive）中，請將它們與您的活躍清單一起拉出來。

反思這一年：

您對哪些專案最滿意？是什麼讓它們取得成功？是規劃、工具、監督機制，還是其他原因？

哪些專案最困難？是什麼讓它們變得困難？是主題內容、情感負擔、拖延症、目標不明確，還是缺乏時間？

您從今年的專案中學到了什麼，是您希望帶入明年的？

您是否承擔了任何尚未反映在系統中的新承諾？

您對自己的整體流程感覺如何？不是結果，而是您的工作方式。您對自己的規劃、執行和回顧方式感到滿意嗎？

清理：

瀏覽您的活躍專案清單，誠實地面對什麼是真實的，什麼是流於空想。如果一個專案已經數月未動，它就不是活躍專案。要麼帶著具體的下一步行動和截止日期重新投入，要麼將其歸檔。

檢查是否有任何活躍專案已演變為持續性的職責。如果某件事不再有明確的終點線，且已成為您日常常規的一部分，它可能屬於「領域（Areas）」而非「專案（Projects）」。

如果任何專案產生了您想重複使用的有用範本、流程或參考資料，請在歸檔專案本身之前，先將這些內容移至「資源（Resources）」。

第二步：回顧您的領域（Areas）

現在移至您的「領域」部分。這些是您生活和工作中持續進行、沒有具體結束日期的範疇。

反思：

今年您管理好了哪些領域？是什麼起到了幫助？

您忽視了哪些領域？忽視的代價是什麼？有時答案是「沒什麼，真的不重要」，這本身就是很有用的資訊。

是否有應該存在但目前不存在的領域？您的生活是否發生了變化，產生了您尚未在系統中正式承認的新職責？

是否有不再有意義的領域？之前的職位、您已交接的職責，或您生活中已改變形態的範疇？

您的任何領域是否已足夠成熟，可以產生具體的專案？例如，如果您維護「專業發展」領域已有一段時間，也許是時候將「取得 X 認證」轉化為一個有截止日期的具體專案了。

清理：

移除或歸檔任何不再是您職責範圍的領域。如果其中包含以後可能有用的資訊，請先將有用的部分移至「資源」。

檢查剩下的每個領域是否真的代表您需要負責的事情，而不僅僅是您隱約感興趣的事情。興趣屬於「資源」。這項區別非常重要，因為領域承載著維護它們的內在承諾，如果您擁有太多領域，這種承諾的重量會變得令人喘不過氣。

第三步：回顧您的資源（Resources）

「資源」往往是任何 PARA 系統中最被忽視的部分，而年度回顧是真正審視其中內容的好時機。

反思：

是否有任何舊資源重新變得相關？興趣和主題往往會循環往復，您歸檔或忘記的某些內容，現在可能會與某個活躍的專案或領域產生聯繫。

您對哪些主題不再感興趣？對此保持誠實。您在十八個月前對木工著迷，並不意味著您需要保留那些書籤和筆記來堆滿您的活躍資源。

在未來的一年裡，您想培養哪些新興趣？是否有您一直感到好奇、值得在系統中佔有一席之地的主題？

清理：

歸檔任何您不再積極感興趣的內容。請記住，歸檔並非刪除。如果興趣重新燃起，資料依然會在那裡，特別是如果您的系統擁有良好的搜尋功能。

如果任何資源已成長到足以成為一個活躍專案（您已在某個主題上收集了足夠的資料，準備好真正著手去做），請建立專案並將相關資料移過去。

如果任何資源與現有的職責領域相關聯，請考慮將它們移至該領域，以便資訊更接近您實際使用它的地方。

第四步：為新的一年設定目標

完成了回顧，您現在對自己過去的足跡以及系統當前的狀況有了清晰的認識。最後一步是展望未來。

定義您的目標。 盡量讓它們足夠具體，以便您知道自己何時達成了目標。「變得更健康」是一個方向，而不是一個目標。「在十月前跑完半程馬拉松」或「每週在家做四晚晚餐」才是您可以實際追踪並完成的目標。古老的 SMART 原則（具體、可衡量、可達到、相關、有明確期限）雖然常用，但在此依然非常實用。

將目標與結構聯繫起來。 這就是回顧發揮成效的地方。沒有支援結構的目標只是一個美好的想法。對於每個目標，問問自己：

這個目標需要一個專案嗎？如果它有明確的交付物和截止日期，請建立一個。將其放入您的「專案」部分，並附上您開始所需的任何初始資料、筆記或任務。

這個目標需要一個新領域嗎？如果實現它需要持續的投入（新習慣、新職責、定期練習），請為其建立一個領域。例如，如果您的目標是閱讀更多書籍，您可以建立一個「閱讀」領域，在其中追蹤您正在閱讀的內容、保存讀書筆記，並維護一份下一本想讀的書單。

這個目標需要資源嗎？如果您在開始之前需要學習某些東西或收集資訊，請為其建立一個資源並開始收集您需要的內容。

決定停止做什麼。 這往往比決定開始做什麼更難，但同樣重要。審視您的領域和專案，問問自己應該自覺地停止在哪些事情上花費時間。並非所有事情都因為曾經值得您關注而現在依然值得。主動放棄事情的感覺，與任由它們因忽視而消逝截然不同，而年度回顧正是明確做出這些決定的絕佳時刻。

排出優先順序。 您無法同時做好所有事情。審視您的目標和新專案，決定什麼最先進行。第一季度最重要的是什麼？什麼可以等到今年晚些時候再說？您不需要詳細的季度計劃，只需要一個粗略的先後順序，這樣您就不會在度過一月時試圖同時開始十二件事。

回顧之後

完成之後，您的 PARA 系統應該看起來明顯更加整潔。已完成的專案已歸檔，廢棄的領域已移除，陳舊的資源已清理，並建立了一套反映您今年真正想去方向的新專案和新領域。

將您的回顧筆記保存在您能找到的地方，無論是在您的工作區、歸檔中專門的「年度回顧」資料夾，還是一篇日記中。能夠回顧以前的年度回顧是非常有用的，部分是為了追踪進度，部分是為了注意您一直在承諾卻沒有貫徹執行的模式。

設定一個提醒，在十二個月後再次進行此操作。如果您覺得年度回顧很有用，但希望有比每週整理更高維度的定期檢查，可以考慮加入一個較輕鬆的季度回顧，只需掃描您的專案和領域清單，看看是否有任何部分偏離了軌道。

當系統反映您真實的生活，而不是六個月前的生活版本時，它的效果最好。年度回顧正是您保持兩者同步的方法。

常見問題

PARA 年度回顧應該花多長時間？ 對大多數人來說，大約在一到兩個小時之間。如果花費的時間明顯更長，您的系統可能比需要的更複雜，或者您可能正試圖從頭重新整理所有內容，而不是回顧和調整現有的內容。

我應該什麼時候進行年度回顧？ 任何對您有意義的時間都可以。許多人會在十二月下旬或一月上旬將其作為新年規劃的一部分。其他人則更喜歡在財政年度或學年開始時。時間的選擇不如實際去做重要。選定一個日期，將其放入您的日曆中，並捍衛這段時間。

如果我多年沒有做過回顧怎麼辦？ 先從清理開始，而不是全面的回顧。瀏覽您的專案，歸檔所有顯然已完成或已放棄的項目。掃描您的領域，移除任何不再是您職責範圍的內容。清理陳舊的資源。然後進行展望未來的目標設定部分。一旦您有了更整潔的基準，明年隨時可以進行更具反思性的回顧。

我是否也應該在年度回顧期間檢視我的任務管理系統？ 年度回顧主要關乎您的資訊組織（PARA 結構）和您的目標。您的任務管理系統受益於單獨、更頻繁的整理，通常是每週一次。話雖如此，年度回顧是詢問您的任務系統總體上是否對您有效，並做出您一直推遲的任何結構性改變的好時機。

我該如何設定真正能堅持下去的目標？ 目標失敗的最大原因在於它們沒有與結構相聯繫。如果沒有專案或領域來支援，說「我想讀更多書」是毫無意義的。對於您在年度回顧中設定的每個目標，請立即建立相應的 PARA 結構：一個有截止日期的專案、一個需要維護的領域，或一個需要開發的資源。目標存在於結構中，而不僅僅是在您的腦海中。

如果我的目標在年中改變了怎麼辦？ 這是正常且符合預期的。年度回顧設定的是一個方向，而不是一份合約。如果您的優先事項發生了重大轉移，請進行一個較輕量版本的回顧（甚至只需 30 分鐘），相應地更新您的專案和領域。有些人發現季度檢查對此很有用，介於每週整理和完整的年度回顧之間。

我該如何決定停止做什麼？ 審視您的領域和專案，並提出兩個問題：這對我來說仍然重要嗎？我真的在取得進展嗎？如果某件事很重要但停滯不前，這是一個訊號，表明要麼帶著具體的計劃重新投入，要麼承認它現在不會發生並將其歸檔。如果某件事不再重要，請毫無愧疚地歸檔。自覺地放棄事情是回顧的一個功能，而不是失敗。

本指南是有關 PARA 方法 系列的一部分。另請參閱：實踐中的 PARA 以及 每週整理指南。PARA 方法由 Tiago Forte 創立。