The Ivy Lee Method: a complete guide

什麼是艾維·李時間管理法？

艾維·李時間管理法（The Ivy Lee Method）是一個圍繞著單一規則構建的每日規劃系統：在每天結束時，寫下你明天需要做的六件最重要的事情，按重要性排序，第二天依序完成它們，在完成前一項任務之前，絕不開始下一項任務。

艾維·萊德貝特·李（Ivy Ledbetter Lee）是美國早期的公共關係顧問。1918 年，他拜訪了當時伯利恆鋼鐵公司（Bethlehem Steel）的總裁、也是當時全美最富有的人之一查爾斯·施瓦布（Charles Schwab）。施瓦布告訴李，他的經理們並不缺乏知識，而是缺乏將所知付諸實行的執行力。李提議向他展示一個能在十五分鐘內提高他們生產力的方法。施瓦布同意了。李解釋了這個方法，請他嘗試三個月，並告訴他覺得這個方法值多少錢就付多少。三個月後，施瓦布給李寄了一張 25,000 美元的支票（相當於今天的數十萬美元），並稱這是他學過最有利可圖的一課。

無論這個故事的每個細節是否完全屬實，這個方法本身之所以能流傳至今，恰恰是因為它順應了人類注意力的實際運作方式，而非與之對抗。

五個步驟

在每個工作日結束時，寫下你明天想要完成的六個最重要任務。不要寫下所有你能做的事，也不要傾倒你所有的積壓工作，只寫下最關鍵的六件事。

按重要性排序。 最重要的任務排在第一位，第二重要的排在第二位，依此類推。在前一天晚上做出這個排序決定，可以消除第二天決定接下來該做什麼的決策成本。

第二天，從第一個任務開始。 專注於它，直到完成為止，然後再轉入第二個任務。

只有在當前任務完成後，才能繼續下一個。 這是賦予該方法自律性的核心約束。你不能在任務之間跳來跳去、挑想做的事做，或者說服自己同時進行多項任務也算有進展。

在一天結束時，將未完成的任務移到明天的清單中。 如果某項任務一直無法完成，這是一個值得關注的信號。

這就是該方法的全部內容。

為什麼它有效

六個任務的限制強迫你進行真正的優先排序。 從一個無限制的清單中選擇要做的事，與被迫挑選六件事，這兩者之間有著巨大的差別。這個限制是一個替你承擔認知負荷的約束。如果你明天的清單上只能寫六件事，你就不得不思考哪六件事才是真正重要的。大多數人會發現這個問題比想像中更難回答，而在前一天晚上回答它，意味著答案已經提前深思熟慮過，而不是拖到早上才去逃避。

單一任務處理能減少一整天的決策疲勞。 一旦你開始工作，下一個任務總是清晰明了。你不需要決定接下來做什麼；你只需完成眼前的任務，然後開始清單上的下一項。鮑邁斯特（Baumeister）對 決策疲勞 的研究表明，每一次決策都會消耗相同的認知資源，即使是微不足道的小決定也不例外。消除反覆出現的「我現在該做什麼？」的決策，能為實際工作保留大腦精力。

在前一天晚上排好優先順序能消除早晨的抗拒感。 承諾一項艱鉅任務最困難的時刻，就是清晨你睜開眼面對它的時候。在前一天晚上做決定，此時你是在反思這一天，而不是在被動應對它，這往往能讓你對什麼才是真正重要的事有更清晰的思考。

延續規則創造了誠實的問責機制。 如果同一個任務連續第三天被移到明天的清單上，這個方法會讓這個問題顯現出來，而繁雜的待辦事項清單是做不到這一點的。你必須有意識地重新將它列入清單，而不是任由它隨波逐流。這在精神上與 子彈筆記的遷移過程 類似：刻意將某件事向後推延的摩擦力，是一個很好的提醒，促使你判定它是否真的需要留在清單上。

選擇正確的六個任務

方法提供了結構，而判斷力取決於你。一份包含六個無足輕重任務的清單雖然能被高效完成，但意義甚微。艾維·李時間管理法的價值，與你所選任務的質量成正比。

以下是幾個與該方法完美契合的框架：

艾森豪威爾矩陣（Eisenhower Matrix） 將任務按緊急程度和重要程度劃分為四個象限。重要且緊急的任務需要現在完成。重要但不緊急的任務是最高價值的規劃性工作所在。緊急但不重要的任務適合委派他人。不緊急也不重要的任務則應予以刪除。艾維·李清單應主要包含「重要但不緊急」象限中的任務：即那些總是會被緊急事務擠掉的戰略性、高價值工作。如果你的清單完全被緊急救火的事情主導，這說明你的工作結構出了問題。

精力模型（Energy model） 不僅考慮什麼是重要的，還考慮你何時有精力去做。一份將最具認知挑戰的工作安排在早晨、將較輕鬆的任務安排在下午的六任務清單，反映了人類 精力的真實運作方式，而不是將所有任務視為等同。最重要的任務不一定是最困難的，但值得考慮的是，你一天的第一項任務是否需要你在早晨所擁有的那種專注力。

MoSCoW 排序法（單獨介紹）確定了今天必須做（Must）、應該做（Should）、可以做（Could）和不做（Won't）的事。艾維·李清單可以自然地對應到「必須做」和「應該做」的項目上。

局限性

它無法應對響應式工作。 如果你的工作涉及大量的即時請求、電子郵件和需要當天回覆的打擾，那麼六個預先規劃好的任務就不符合這一現實。當你對自己的一天擁有足夠的主導權時，這個方法的效果最好。對於高度響應式的崗位，將一天的部分時間分配給六任務清單，同時留出時間處理響應式工作，往往比將此方法應用於全天更有效。

對於複雜的專案，它可能過於死板。 某些工作涉及單一的大型項目，需要長時間的深度專注，而不是六個分散的任務。在這些情況下，六任務結構會顯得很牽強。將其調整為「主要項目中的六個子任務或專注領域」是一個合理的修改方式。

它本身無法幫助進行優先排序。 該方法假設你已經知道什麼最重要。如果確定優先順序本身就是問題所在，那麼先結合 GTD 系統 將所有事情移出大腦並進行整理，往往能讓每晚的清單更容易制定。

六個對你來說可能是錯誤的數量。 有些人發現，考慮到他們的實際能力和工作複雜性，三個任務更切合實際。另一些人則發現八個任務效果更好。數量的多少不如背後的自律原則重要：在前一天晚上決定、設定限制、依序工作、完成一項再做下一項。

艾維·李與其他系統的結合

GTD： GTD 讓你對自己的承諾有全面的了解。艾維·李清單則是你每天從中提取的內容。從維護良好的 GTD 系統中提取六個任務是一個強大的組合：較大的系統能確保沒有遺漏；而艾維·李方法則能確保今天最重要的事情真正得以完成。

時間塊（Time blocking）： 時間塊規劃的是你何時做事情；艾維·李決定的則是做什麼。你可以將你的六個艾維·李任務安排到全天特定的時間塊中，將「做什麼」與「何時做」結合起來。

番茄工作法： 番茄工作法規劃了你如何以時間間隔來完成每項任務。這兩種方法在不同的維度上運作，並能自然結合：艾維·李決定任務順序，番茄工作法則提供每項任務內部的專注結構。

子彈筆記（Bullet journal）： 艾維·李清單可以直接對應到子彈筆記的每日記錄。在前一天晚上寫下排序好並準備好第二天早晨執行的六個任務，是每日記錄晚間遷移過程的自然延伸。

任務管理基礎： 如果你對任何任務管理都感到陌生，艾維·李時間管理法是最溫和的入門起點之一，因為它幾乎不需要任何設置，並且是建立在大多數人已有的習慣之上。

常見問題

為什麼偏偏是六個任務？

六個是艾維·李確立的數字，並一直沿用至今。具體的數字並不重要，重要的是有一個嚴格的限制來迫使你排定優先順序。如果三或四個任務對你的工作更切實可行，那就用三或四個。重點在於約束，而不是精確的數量。

如果我完成了所有六個任務怎麼辦？

從你更廣泛的清單中添加新任務，從下一個優先級任務開始。六個任務的限制適用於明天的清單，而不是你一天內可以完成的任務上限。完成所有六個任務並添加更多任務，代表這是高效的一天。

我應該包括個人任務還是隻包括工作任務？

這取決於你以及你如何規劃自己的一天。有些人將工作和個人任務分開記錄。另一些人則發現統一的清單更有效。這兩種方式都適用於該方法。

如果一個任務太大，一天之內無法完成怎麼辦？

將其拆解。一個無法在工作日內完成的任務，可能不夠具體。「撰寫報告」是一個項目。「撰寫執行摘要的第一稿」是一個任務。任務越具體、界限越明確，它在清單上的實用性就越高。

這與普通的待辦事項清單有何不同？

有三個主要區別。嚴格的限制強迫你進行優先排序，而不是記錄所有事情。排序規則意味著你提前決定好順序，而不是在當下憑感覺挑選工作。單一任務處理規則避免了任務切換，多數研究表明，任務切換會降低工作的品質與速度。普通的待辦事項清單只是一個清單；而艾維·李時間管理法則是以清單為核心的一種自律習慣。

艾維·李時間管理法適合多動症（ADHD）患者嗎？

其簡單性是真正的優勢。六個項目、依序進行、一次一項，遠比一個無限制的清單要輕鬆得多，而且免去了複雜的維護，消除了會摧毀大多數生產力系統的執行功能開銷。挑戰在於，當當下有另一個任務顯得更有吸引力時，ADHD 可能會讓人難以堅持按順序執行任務。將其與番茄鐘結合使用會有所幫助，同時也可以 選擇符合你一天中不同時間精力水平的任務。

艾維·李時間管理法由艾維·萊德貝特·李在 1918 年左右開發。他與查爾斯·施瓦布合作的事蹟被廣泛引用，不過該時期的原始文獻資料有限。