AI 時代下的兩分鐘法則

當人工智慧讓十分鐘的任務只需十秒鐘就能完成時，會發生什麼事？

在生產力領域中，最實用的概念之一其實簡單得令人尷尬。如果一項任務花費的時間不到兩分鐘，那就現在做。不要記錄它，不要推遲它，不要把它加入清單。直接去做。追蹤它的管理成本會比任務本身的花費還要高。

大衛·艾倫（David Allen）在《搞定》（Getting Things Done）一書中將這稱為「兩分鐘法則」，而一貫執行此法則的人表示，這能帶來近乎魔法般的效果。在無情地處理完每一個剛出現的微小任務後的幾個小時內，所有那些微小義務所帶來的周圍沉重感便開始消散。收件匣變輕了。待辦清單變短了。「我真的應該……」的背景雜音也漸漸平息。

這背後的邏輯是經濟學。你推遲的每一項任務都有持有成本：記錄它、存檔它、複習它、記住它，以及最終還是要做它。對於任何花費不到兩分鐘的事情，持有成本都超過了直接著手去做的成本。所以你直接去做。

但有趣的是，艾倫在 2001 年將這個門檻設定在兩分鐘。那時候，某些任務所需的時間是相對固定的。在電腦上尋找特定檔案：最少需要五分鐘，這取決於你的資料夾有多亂。摘要一份文件：如果你動作快的話，需要二十分鐘。整合多個來源的研究資料：輕鬆花掉一小時。會議後寫一封跟進郵件：要寫出一封得體的內容需要十五分鐘。

這些時間預估已經改變了。劇烈地改變了。

移動中的門檻

人工智慧不只是讓某些任務變快。它將整種類別的工作從兩分鐘界線的一側，移動到了另一側。

過去摘要一份十頁的文件需要花費二十分鐘。現在你只需將其貼入 AI 助手，便能在幾秒鐘內得到摘要。這並不是同一項任務的加快版。這完全是一項不同的任務，一項現在遠低於兩分鐘門檻的任務，這意味著根據艾倫自己的邏輯，你應該立即處理它，而不是推遲它。

在你的檔案、筆記和儲存的文章中尋找特定資訊，過去需要記住你把它放在哪裡、在資料夾層級中導覽，並掃描文件。這需要五到十五分鐘，有時甚至更久。現在，透過能理解你正在尋找什麼、而非僅僅匹配精確關鍵字的語意搜尋，只需花費幾秒鐘。

起草電子郵件、會議摘要、簡報的初稿：這些過去是你會列入清單並稍後處理的任務，因為它們需要足夠的思考和寫作時間，感覺像是真正的工作。現在，AI 草稿只需幾秒鐘就能生成，而你的工作是編輯和批准，而不是從頭開始撰寫。創意和策略性思考所花費的時間仍然和以前一樣長。但機械性的部分，文字的組合、格式化、初始結構，這些都已經瓦解了。

結果就是，兩分鐘法則現在適用於你待辦清單中比艾倫所能想像的還要大得多的比例。

決定稅

這比看起來更重要，因為這與大腦如何做出決定有關。

羅伊·鮑美斯特（Roy Baumeister）對他所謂的「自我耗損」（ego depletion）進行的研究發現，每一次的自我調節行為，包括你做出的每一個決定，都是從同一個有限的精神能量池中提取的。一個小決定和一個大決定消耗的是相同的資源。選擇午餐吃什麼和選擇是否接受一份工作機會，都會讓你付出一些代價。單個小決定的代價較低，但每天有數百個小決定，它們累積起來就很可觀。

你待辦清單上的每一項任務都代表著至少一個未來的決定：我什麼時候要做這件事？有些則代表好幾個決定：我什麼時候做、我該怎麼做、我是否還需要做這件事？一項任務擱置的時間越長，它產生的決定就越多。你在早上檢視時看到它並決定「現在不行」。你在午餐時又看到它並決定「晚點」。你隔天看到它並決定「明天」。這些微決定中的每一個都有其代價，即使你覺得自己什麼都沒做。

這就是為什麼採用兩分鐘法則的人幾乎立刻會感到輕鬆。這不只是因為他們完成了任務。而是因為他們消除了決定。你立即完成的每一個微小任務，都是你再也不需要為其做決定的任務。

現在將這個邏輯延伸到 AI。如果 AI 可以處理存檔、標記、分類、摘要和搜尋，那麼這些工作中的每一項都是你不再需要做出的決定。你不需要決定將筆記存放在哪裡，因為 AI 會自動標記它。你不需要決定何時摘要文件，因為這只需花費五秒鐘，所以你現在就做。你不需要決定何時搜尋某樣東西，因為搜尋毫不費力。決定蒸發了，伴隨而來的是日常認知負荷的很大一部分也隨之減輕。

電壓保持

這與費南多·博雷蒂（Fernando Borretti）在關於注意力不足過動症（ADHD）的文章中所描述的內容有關，他稱之為能量的電壓模型。他的論點是，精神能量並不像電池那樣均勻消耗。它更像電壓，不同的任務需要不同的門檻，一旦你降到某個門檻以下，無論你還剩下多少總能量，某些任務都會變得不可能完成。

小型行政任務、存檔、標記、「這個該去哪裡」的決定，單獨來看都是低電壓的。但集體而言，它們會在一天中侵蝕你的電壓。每一個小決定都是一次微小的消耗。當你開始進行創意工作、策略性思考以及真正需要你發揮全部能力的難題時，你早已因為成百上千個微小的義務而失去了優勢。

如果 AI 自動處理這些微型任務，電壓就能保持在較高水準更長時間。你帶著更多的能力來面對難題。存檔在背景中完成了。摘要在擷取時就生成了。搜尋只需幾秒鐘而不是幾分鐘。這些單獨看起來都不是什麼大事，但每天少做數十個小決定的累積效果是顯著的。

這實際上是什麼樣子

在實務中，這會貫穿你整個工作日，以容易被忽視的方式呈現，因為每一次省下的時間看起來都很微不足道。

你從網頁上儲存一篇文章。以前：將其加入書籤、決定放在哪個資料夾、標記它，也許再加一條關於你為何儲存它的筆記。現在：裁剪它，搞定。AI 會標記並分類它。省下的時間：兩分鐘，外加消除了一個決定。

你結束了一場會議。以前：整理你的筆記、寫出摘要、確定行動項目、將筆記歸檔到某處。現在：錄音會被自動轉錄，AI 生成摘要和行動項目。你負責檢視和編輯。省下的時間：十到十五分鐘，外加消除了幾個決定。

你需要尋找幾週前儲存但記不起放在哪裡的東西。以前：打開三個應用程式、按關鍵字搜尋、掃描搜尋結果，希望自己當初標記正確。現在：用自然語言描述你在尋找什麼，得到結果。省下的時間：五分鐘，外加省去了找不到東西的挫折感代價。

這些改變單單來看都沒有顛覆性。但在完整的一天中，你可能會省下一個小時的碎片時間，並消除數十個微決定。這是一個小時的認知能力重新歸還給你，用於真正需要人類大腦的工作。

新法則

艾倫的兩分鐘法則核心在於立即處理小事，因為推遲它們的管理成本高於動手去做。這個邏輯沒有改變。改變的是，什麼才算得上是「小事」。

以前需要花費十或二十分鐘的任務，現在只需幾秒鐘。以前需要你判斷的決定，現在可以自動處理。兩分鐘的界線已經移動了，大量以前存放在「稍後處理」堆中的工作，現在都落在了這條線以下。

新版的法則可能是這樣的：如果 AI 可以在幾秒鐘內完成，那就現在做。如果 AI 可以自動完成，那就讓它在背景中進行。把你的決定、你的判斷和你的創意能量留給真正需要它們的事情。

艾倫說得對，你的大腦是用來產生想法的，而不是用來裝載想法的。最新的修正版則是，你的大腦也是用來做重要決定的，而不是微不足道的決定。你能消除或自動化每一個微不足道的決定，都是為重要的決定保留能量。

靈感來自大衛·艾倫的《搞定》。