如何在文件中新增螢光標示與註解

工作文件是匯集各方意見的載體。一份政策草案需要同事對其中一個段落提出看法，會議記錄需要標記一個問題留待下次通話討論，而用 Markdown 編寫的規格說明書則需要提醒第 3 節與第 5 節存在矛盾。這些註記各自屬於特定的文字旁，但不同格式的文件對此處理方式各有不同，甚至完全無法處理。

本指南介紹了人們通常如何標註文件、混合使用不同格式時所帶來的阻礙，以及如何在同一個地方對 DOCX、Markdown、TXT、HTML 和 JSON 檔案加上 Fabric 筆記進行螢光標示和評論，並確保這些註釋始終與文字保持關聯。

人們通常如何標註文件

Word 的評論和追蹤修訂是 DOCX 檔案的標準做法，且在 Word 內部運作良好。但評論僅存在於該檔案複本中，因此以電子郵件寄給三個人的一份文件，收回時可能會變成三份需要合併的已標註複本。

Google Docs 將評論保留在單一共享檔案中，這解決了在該處編寫文件的複本問題。然而，其他格式的檔案（例如 Markdown README 或純文字日誌）通常必須先進行轉換，轉換後的版本隨後就會與原始版本產生偏差。

對於完全沒有評論功能的格式，人們往往只能在內文中輸入「TODO」或「[check this]」等行內附註，或是另外建立一個筆記檔案。行內附註會使文件顯得凌亂，而且很容易不小心發布出去；獨立的筆記則會隨著文件的修改而失去對應位置。

步驟 1：將文件匯入 Fabric

將文件拖曳至 Fabric、直接貼上，或按一下「Upload a file」。Fabric 支援 DOCX、TXT、Markdown、HTML 和 JSON。上傳功能可一次處理大量檔案，因此整個專案資料夾都可以一起匯入。每個檔案都會保留其原始格式，您還可以在儲存時新增評論或標籤。

如果您偏好使用 Finder 或檔案總管，Fabric 桌面應用程式可在 Mac、Windows 和 Linux 上將 Fabric 掛載為虛擬磁碟機。只需將文件儲存到該磁碟機中，文件就會同步至 Fabric，隨時可以進行標註。

Google Docs 和 Notion 頁面可透過連線功能匯入，此功能需要付費方案。您也可以使用筆記與文件編輯器直接在 Fabric 中編寫，讓草稿和註釋從一開始就在同一個地方。

步驟 2：標示重要段落

開啟文件並選取要標記的文字。Fabric 的註釋功能提供兩種模式：用於快速參考的簡單螢光標示，或在需要發表意見時使用的帶評論螢光標示。標示直接附加在文字本身之上，因此文件能保持整潔，且不會在內文中輸入任何額外內容。

帶著明確目的進行標示效果最佳。在合約範本上，您可以標出每個需要替換客戶名稱的地方；在會議記錄中，您可以標出每項決策。養成一致的習慣，能讓您在日後回顧時輕鬆瀏覽這些重點。

對於僅供閱讀而非編寫的文件（例如供應商條款、研究摘要或新雇主的手冊），隨讀隨標也能為您提供閱讀摘要。當您重新翻閱一本 30 頁的手冊時，通常那六處標記的段落就是您真正需要的內容。

步驟 3：新增評論並在評論間快速跳轉

在螢光標示上新增評論，以提出問題、記錄決策或註記後續追蹤事項。每條評論都會與其標示的段落保持關聯。按一下評論的位置標籤即可直接跳轉至文件中的該處標示，省去了在冗長規格書中滾動尋找註記所指行數的麻煩。

對於您自己的筆記，用自己的話寫下簡短評論是最有用的方式。常青筆記 (Evergreen notes) 解釋了為什麼用自己的話重新詮釋想法有助於加深記憶並與其他概念建立連結。

步驟 4：與團隊一起標註文件

分享文件或其資料夾，並為每個人設定權限角色。Fabric 的角色與權限包括檢視者、評論者、編輯者和管理員，可在空間和檔案層級進行設定。評論者可以標記文字並新增評論，而無需修改文件；編輯者則兩者皆可。

評論採用討論串形式，因此問題與回覆始終保留在一起。任何評論都可以標記為已完成，將審閱過的文件轉變為檢查清單。設定協作工作區介紹了團隊如何安排共享空間與角色。

步驟 5：搜尋文件並處理註記

按一下「搜尋」或按 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows)。Fabric 搜尋會讀取文件內部的文字，並透過語意和關鍵字進行比對，使用引號可搜尋精確詞組。篩選器可依標籤、位置或項目類型縮小搜尋結果範圍。

當評論要求在整份文件中進行修改時，AI 助手可以直接進行編輯。每處變更都會顯示接受和拒絕選項，方便您審查每項修改。您還可以開啟包含已標註文件的資料夾並向助手提問；它會根據該資料夾的內容進行回答，並引用其參考的檔案。

回答可以儲存為筆記，因此像「這三份規格書中標記了哪些待解決問題？」這樣的提問，就能轉變成保留在文件旁的筆記。筆記基礎知識提供了更多關於建立長久實用筆記的內容。

常見問題

如何在線上標記 Word 文件中的文字？

將 DOCX 上傳至 Fabric，將其開啟，選取文字並進行螢光標示。您可以為任何標示新增評論。

我可以標註 Markdown 或純文字檔案嗎？

可以。Fabric 支援對 Markdown、TXT、HTML 和 JSON 檔案以及 Fabric 筆記中的文字進行螢光標示和評論，同時也支援 DOCX。

螢光標示會改變文件的內容嗎？

不會。螢光標示和評論覆蓋在文字之上，因此不會在文件本身輸入任何內容。

螢光標示與評論有什麼區別？

螢光標示用於標記段落以供快速參考。評論則是在標示處新增您的註記（例如問題或決策），並與該段落保持關聯。

我的團隊可以在同一份文件上發表評論嗎？

可以。以評論者或編輯者權限分享文件即可。評論會以討論串的形式呈現在每個標示下方，外部人員無需註冊即可透過共享連結使用。

如何在長文件中尋找評論？

按一下評論的位置標籤，Fabric 就會跳轉至其所屬的標示段落。

我可以將評論標記為已解決嗎？

可以。任何評論都可以標記為已完成，因此審閱過的文件可作為檢查清單使用。

AI 能否套用我評論中所要求的變更？

AI 助手可以直接編輯文件，您可以接受或拒絕其所做的每項變更。

我可以在 Fabric 中標註 Google Docs 嗎？

Google Docs 可透過 Google Drive 連線匯入 Fabric，這項功能需要付費方案。詳情請參閱定價方案。