那場本該是一份文件的會議（以及那份本該是一場會議的文件）

「這個會議本來可以是一封電子郵件」之所以成為一個笑話，是因為它描述了每個人都經歷過的情況：坐在一個純粹是單向傳遞資訊的會議中，聽眾被動地吸收某個人所說的內容，而實際上沒有進行任何討論、辯論或決策。

這個笑話之所以一直存在，是因為問題依然存在。會議隨著團隊規模的擴大而增加，其中大多數是資訊性的而非互動性的，而且沒有人有一個系統性的框架來決定哪些協調活動需要同步時間，而哪些不需要。

這裡有一個框架。

測試方法

對於日曆上的每個定期會議，請問自己一個問題：這個會議主要是為了傳遞資訊，還是主要是為了透過互動產生新的東西？

如果會議主要是單向傳遞資訊（一個人或團隊與其他大部分在傾聽的人分享狀態、背景、決策或更新），它應該寫成一份文件。例如，一個能從 GitHub 和 Slack 自動擷取狀態的自動撰寫維基、一份記錄選擇背後推理的決策記錄，或者一份書面而非口頭報告的專案更新。這樣一來，資訊可以觸及更廣泛的受眾（所有人，而不僅僅是與會者），保存得更久（可搜尋，不易被遺忘），且花費的時間更少（閱讀比開會更快）。

如果會議主要是透過互動產生新的東西（腦力激盪、創造性地解決問題、化解衝突、做出需要即時辯論的決策、建立關係），它應該保留為會議。這些活動需要來回的互動、非語言的暗示以及即時交流的動能。這是文件無法複製的。

應用框架

每日站會 → 文件。 標準的每日站會（我昨天做了什麼，我今天要做什麼，有什麼阻礙）是資訊傳遞。每個人分享狀態，沒有人深入討論。這些資訊最好由一份對所有人可見、並根據專案活動持續更新的狀態文件來呈現。

衝刺回顧 → 文件。 簡報展示已交付的內容及原因。聽眾偶爾會提出澄清性的問題，但大部分時間是在聽。從已合併的 PR 生成的變更日誌（change log）可以用更少的時間投入提供相同的資訊。

架構討論 → 會議。 多人辯論折衷方案、評估選項，並達成需要理解彼此限制和推理的決策。這需要同步互動。但決策應在會後立即記錄下來，這樣以後就不需要再開會來重構當時的想法。

全員大會更新 → 文件 + 選配問答。 更新內容本身（公司進度、策略、公告）屬於資訊傳遞，可以寫下來。而問答環節如果涉及敏感或複雜的主題，則能從同步互動中受益。將它們拆開：書面更新用於傳遞資訊，較短的現場會議用於需要討論的問題。

入職引導說明 → 文件 + 夥伴帶領。 事實性內容（系統架構、團隊規範、工具設定）屬於資訊傳遞，應該要文件化。而關係建立和基於判斷的指導，則能從與導師的同步時間中受益。將兩者分開，以便將導師的時間花在只有人類才能提供的事情上。

回顧會議 → 會議。 反思哪些有效、哪些無效，需要坦誠、即時的討論。這個會議應該舉行。回顧中的行動和洞察應該要記錄在文件中，以便在下一次回顧時使用。

跨團隊同步 → 視情況而定。 如果同步的存在是為了在團隊之間分享狀態，它應該是一份文件。如果它的存在是為了解決優先順序、解決依賴關係或規劃協作工作，它應該是一個會議。許多跨團隊同步被歸類為後者，但實際上起的是前者的作用。

本該是會議的文件

這個框架在兩個方向上都適用。有些目前在文件或非同步頻道中處理的事情，如果能同步處理會更好。

衝突解決。 在 Slack 討論串中進行的爭論往往會升級，而不是得到解決，因為書面溝通缺乏細微差別、語氣和即時調整，而這些都有助於人們找到共同點。如果一個討論來回超過三、四次仍未解決，請將其移至同步對話中。

敏感回饋。 對某人的工作或表現給予實質性的回饋，最好是面對面（或透過視訊）進行，因為接收者可以提問，你可以看到他們的反應，並且可以即時調整互動方式。

高風險的複雜決策。 當決策會產生重大影響，且參與者持有實質不同的觀點時，即時討論比非同步的評論討論串能產生更好的結果，因為來回的討論有助於人們理解彼此的推理，而這通常是連續的書面回覆所做不到的。

關係建立。 你無法透過文件建立信任。同步的時間，無論是正式的（一對一、團隊活動）還是非正式的（喝咖啡聊天、社交聚會），對於工作的「人際維度」來說都至關重要，這是再多的文件也無法取代的。

如何切實執行

只有在文件基礎設施支持的情況下，這個框架才能帶來持久的改變。用文件代替會議只有在文件是最新、可找到且值得信賴的情況下才有效。如果文件在幾週內就過期，人們就會重新召開會議，因為至少會議能提供最新的資訊，即使這很浪費時間。

自動撰寫的文件是使「會議轉文件」可持續發展的基礎設施，因為文件無需手動維護即可保持最新。會議不會捲土重來，因為它所替代的文件始終保持準確且易於存取。

常見問題

如果人們不讀文件怎麼辦？ 如果文件是最新、可搜尋的，並被推送到正確的頻道，採用率通常很高，因為閱讀比開會更快。如果採用率低，請檢查文件是否過期或難以找到，這是導致不採用最常見的兩個原因。

我們如何處理過渡期？ 一次只更換一個會議，而不是一次取消所有會議。從最明顯的資訊性會議（通常是每週狀態更新）開始，用文件代替它，並在兩週後進行評估。如果團隊在花費更少時間的情況下掌握了相同的資訊，那就更換下一個。

我們難道不會失去會議的社交層面嗎？ 將社交功能與資訊功能分開。安排專門的社交時間來直接服務於社交目的，而不是將資訊性會議作為其替代品。

延伸閱讀：如何減少會議、為什麼會議會成倍增加、協調稅、關於工作的工作。相關頁面：自動撰寫文件、決策日誌。