Notionの検索機能が機能しない理由

Notionのワークスペースに何百ものページがあるとします。情報はそこにあるとわかっていて、検索をかけます。しかし、結果に対象のページが含まれていないか、あるいは関連性の低い結果が大量に返されるため、目的のページを見つけるには数十ものヒットをスクロールしなければなりません。

これはNotionの規模が大きくなるにつれて最もよく発生する不満の1つであり、その原因はNotionの検索がどのように構築されているかというアーキテクチャにあります。その限界を理解すれば、なぜ回避策（より良いページタイトル、統一されたネーミング、タグ）が部分的にしか役立たないのか、そしてなぜワークスペースが大きくなるにつれて問題が悪化するのかがわかります。

Notionの検索が実際に行っていること

Notionの検索はキーワードベースです。入力した単語と、ページ内のテキスト、データベースのタイトル、およびプロパティを正確に一致させます。これは妥当なように聞こえますが、キーワード検索が機能しない状況に直面するとそうはいかなくなります。

類義語と関連概念。 「認証フロー」で検索したものの、ページのタイトルが「ログインアーキテクチャ」になっている場合。どちらも同じものを説明しています。キーワード検索では単語が一致しないため、どちらも見つかりません。作成者が使用した正確な言葉を推測する必要があり、数十人の共同作業者がいるワークスペースでは、ネーミング規則が十分に統一されていないため、正しく推測できるかどうかは運任せになります。

概念的なクエリ。 「返金の処理方法に関するあの話」といった具合に覚えている通りに検索する場合。キーワード検索は意図を解釈できません。文字通り「あの」「処理」「返金」という単語を探し、それらのいずれかを含むすべてのページを返すため、役に立ちません。

PDFと埋め込みコンテンツ。 Notionは、PDFファイル、画像、またはほとんどの埋め込みコンテンツの内部を検索しません。調査論文、クライアントの概要、または参考資料をPDFとしてアップロードした場合、その内部のコンテンツは検索から見えません。ワークスペースでPDFを確認することはできますが、そこに含まれる単語を検索しても見つけることはできません。

検索結果のランキング。 検索で複数の結果が返された場合、そのランキングが役に立たないことがよくあります。探しているページが12番目の結果になっており、検索用語が一時的に言及されているだけのページの下に埋もれていることがあります。ランキングは、関連性、最新性、またはアクセスの頻度を継続的に優先するわけではありません。

スコープ検索の制限。 特定のセクションやデータベース内を検索することは、ワークスペース全体を検索するよりも信頼性が低くなります。つまり、プロジェクト内のターゲットを絞った検索では、ワークスペース全体の検索で見つかる結果が見落とされることがよくあります。しかし、ワークスペース全体の検索では、他のプロジェクトから無関係な結果が大量に返されてしまいます。

規模の問題

これらの制限は、数十ページしかない小さなワークスペースであれば対処可能です。しかし、何百、何千ものページがあるワークスペースでは、これらが致命的な障害となります。コンテンツが増えれば増えるほど、探しているページが検索している単語とは異なる言葉を使っている可能性が高くなり、キーワード検索が返す結果も多くなるため、関連する結果を見つけるのが難しくなります。

パラドックス：Notionのワークスペース構築に投資すればするほど、その中のものを見つけるのが難しくなります。このツールは作成を奨励する一方で、規模が大きくなったときのアウトプットの検索にはペナルティを課す形になっています。

回避策

Notionの検索を改善するための標準的なアドバイスは以下の通りです：

一貫したネーミング規則を使用する。 明確で検索しやすい名前をページに付けます。ワークスペース全体で同じ用語を使用します。これは役に立ちますが、すべての寄稿者に規律を求めることになるため、実際には信頼性に欠けます。

タグとプロパティを使用する。 データベースエントリに検索しやすいプロパティを追加します。これにより、検索が一致できる追加のメタデータが作成されますが、作成するすべてのアイテムに対して追加の管理作業が発生することにもなります。

明確な階層で整理する。 検索が機能しなくても必要な場所に移動できるようにページを構造化します。これは、実質的に検索が機能しないことを認めて、閲覧ベースの代替手段を構築していることになります。

これらの回避策はすべて、管理の手間を増やします。検索時にうまく機能しない検索機能を補うために、作成時に追加の作業を行うよう求めているのです。

機能する検索のあり方

セマンティック検索は、キーワードではなく意味によって機能します。探しているものを説明すると、システムは使用されている正確な言葉に関係なく、概念的な関連性に基づいてそれを見つけます。

「認証フロー」と検索すると、概念が関連しているため「ログインアーキテクチャ」というタイトルのページが見つかります。「返金の処理方法に関するあの話」と検索すると、検索システムが質問の内容を理解しているため、返金ポリシーのページが見つかります。検索はページのタイトルやテキストブロックだけでなく、PDF、プレゼンテーション、電子書籍、その他あらゆるファイルタイプの中で機能します。

結果のランキングは、関連性と最新性に基づいています。最も探している可能性の高いページが最初に表示されます。網羅的なものではなく、役立つ結果が表示されます。

Fabricの検索は、Notionからインポートされたコンテンツを含め、ライブラリ内のすべてのものに対してこのように機能します。Notionのページは、PDF、メール、Slackメッセージ、その他のすべてのソースとともに、意味によって検索可能になります。Notion自身が自社のコンテンツに提供できない検索を、Fabricはすべてのコンテンツに対して提供します。

よくある質問

Notionは最近検索を改善しましたか？ Notionは検索速度を段階的に向上させ、いくつかのフィルタリングオプションを追加しました。しかし、根本的なアーキテクチャ（意味の理解ではなくキーワードの一致）は変わっていないため、速度が向上しても核心的な制限は残ったままです。

Notionでサードパーティの検索ツールを使用できますか？ NotionをFabricに接続して、Fabricの検索からNotionのコンテンツをセマンティックに検索できます。Notionのページはインデックスに登録され、ライブラリ内の他のすべてのものと一緒に意味によって検索可能になります。

これは私のワークスペースの整理方法だけの問題でしょうか？ 整理することはキーワード検索に役立ちますが、根本的な制限は、キーワード検索では作成者の正確な言葉を推測する必要があるということです。どれだけ整理してもそれを解決することはできません。セマンティック検索は、言葉ではなく概念を一致させるため、推測する必要がなくなります。

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