如何做會議記錄

會議記錄是會議的正式紀錄：記錄出席人員、各項議程討論的內容、決議事項，以及誰同意在何時之前完成何事。董事會、委員會、住戶委員會、學校校董會和專案指導小組都依賴會議記錄，而且通常會在下次會議上通過，因此錯誤很容易被發現。

本指南介紹了通常的會議記錄方式、讓這項工作變得繁瑣的環節，以及如何使用 Fabric 來轉錄會議內容、以您組織的格式起草會議記錄、對照發言內容進行核對，並分發以供審批。

人們通常如何記錄會議

傳統的方法是由指定的記錄員在會議期間打字或書寫。當該人員熟悉該主題且能跟上進度時，這種方法很有效，但在跟進快節奏討論的同時準確記錄決策並不容易，而且記錄員也很少有機會參與討論。

用手機錄製會議並在會後撰寫會議記錄，可以提供完整的原始資料以供參考。代價是時間：在 90 分鐘的音訊檔案中尋找動議通過的時刻，意味著需要反覆倒帶和快轉。

大多數組織都會在 Word 或 Google 文件中保留一份包含標準標題的會議記錄範本。範本有助於保持一致性，但仍將最棘手的部分——判斷每個議程項目達成了什麼結論——留給撰寫者。然後，會議記錄草稿會透過電子郵件分發，而修改意見則以回覆的形式發送，需要有人手動進行彙整。

步驟 1：在會議前設定會議記錄筆記

在 Fabric 中建立一則筆記，並採用您組織的會議記錄結構：會議名稱、日期、出席人員、缺席致歉，然後是每個議程項目的標題，接著是決議事項、包含負責人及日期的行動項目，以及下次會議日期。保留一份作為您的範本，並在每次會議時將其結構貼到新筆記中。

在會議開始前填入您已知的資訊，例如議程項目和預計出席人員。Fabric 的筆記與文件編輯器支援協同編輯，因此會議主席可以在同一則筆記中新增議程內容。

步驟 2：轉錄會議內容

對於在 Zoom、Microsoft Teams 或 Google Meet 上舉行的會議，Fabric 桌面應用程式會偵測到通話並提供轉錄功能，無需機器人加入通話。對於在實體會議室舉行的會議，請在任何 Fabric 應用程式中手動開啟語音或會議筆記，並將手機或筆記型電腦放在會議桌中央。如何錄製並轉錄實體會議提供了更多設定說明。

轉錄功能需要付費方案；有關群組選項，請參閱團隊定價。會議開始時宣布正在轉錄會議以供記錄之用，並將此事亦記錄在會議記錄中。請確認您組織的規定以及當地有關錄音的法律。

在會議期間，在每個議程標題下新增簡要筆記，例如「動議通過，6 票贊成，1 票棄權」或「財務主管分發修訂後的預算」。逐字稿是即時產生的，如果您在繼續進行之前需要確認動議的確切措辭，可以搜尋逐字稿。

步驟 3：根據整理報告起草會議記錄

會議一結束，Fabric 就會結合逐字稿以及您在各標題下新增的筆記進行分析，並產生一份整理報告。將其作為會議記錄的資料來源。開啟您的會議記錄筆記，並要求 AI 助手根據您範本的結構，從會議中填入每個部分的內容。它對筆記所做的每項變更都可以選擇接受或拒絕。

會議記錄應記錄決議和行動，而不是逐字逐句的流水帳，因此請對照逐字稿檢查草稿。助手會使用可點擊的時間戳記來標註其引用來源，這讓您可以快速聆聽做出決定的時刻，並確認是誰提出的動議。如果聽錯了姓名或數字，可直接在逐字稿中進行更正。

步驟 4：分發草稿並記錄審批情況

將草稿以「評論者」身分分享給出席者。他們可以反白文字並新增評論，在您完成修改後，可以將每條評論標記為已完成，因此修改流程就像清單一樣運作，而不是雜亂的電子郵件往來。協作更詳細地介紹了評論與權限功能。

會議記錄通過後，可以將其分享為「僅限檢視」，或者如果需要傳達給更廣泛的群體（如成員或住戶），則可以發布為連結。對於機密會議記錄，可在 Pro 和 Team 方案中新增密碼保護。由於沒有重設密碼功能，請將密碼儲存在密碼管理器中。

隨著時間的推移，會議記錄資料夾會成為一個可供搜尋的紀錄庫。Fabric 搜尋會根據語意進行比對，因此輸入「我們什麼時候同意更改會員費的」就能找到對應的會議。如何保存決策紀錄以免遺失對這方面進行了更深入的介紹。

常見問題

會議記錄應包含哪些內容？

通常包括會議名稱、日期、出席人員和缺席致歉、每個議程項目的摘要、做出的決議、包含負責人和截止日期的行動項目，以及下次會議日期。您的組織可能有自己的格式要求。

AI 可以撰寫會議記錄嗎？

AI 可以產出草稿。Fabric 會根據逐字稿和您的筆記建立整理報告，而 AI 助手可以將其調整為您的會議記錄格式。會議記錄員在分發草稿之前應對照逐字稿進行核對。

會議記錄應該是逐字記錄嗎？

通常不是。會議記錄記錄的是決議和共識事項，並帶有足夠的背景資訊以便理解。逐字稿會保留在 Fabric 中，以防有人需要確認確切的用詞。

如何記錄實體會議的內容？

在任何 Fabric 應用程式中手動開啟語音或會議筆記，將裝置放置在能清楚收音的位置，並在會議進行時於各議程項目下新增簡要筆記。

出席者可以在會議記錄草稿上發表評論嗎？

可以。以評論者權限分享草稿。他們可以反白文字並新增評論，在處理完畢後，您可以將每條評論標記為已完成。

我可以將董事會會議記錄設為私密嗎？

除非您主動分享或發布，否則 Fabric 內容預設為私密。在 Pro 和 Team 方案中，您還可以為檔案或資料夾新增密碼。

在 Fabric 中記錄會議需要付費方案嗎？

筆記功能包含在免費方案中，因此您可以在那裡打字記錄。轉錄會議內容則需要付費方案。

如何尋找過往會議的決議？

透過描述該決議來進行搜尋。Fabric 會根據語意搜尋會議記錄和逐字稿，並在對應的時間戳記處開啟逐字稿。

會議結束後多久應該發送會議記錄？

許多組織力求在幾天內分發草稿，趁大家記憶猶新。由於 Fabric 在會議結束後立即產出整理報告，您可以在當天就開始起草會議記錄。