如何總結會議

大多數會議都以同一件小任務作結：需要有人寫下決定的事項、誰負責做什麼，以及任何懸而未決的問題。當這項工作沒有指派給任何人時，會議摘要往往只是聊天群組裡的短短幾行字，或者根本沒有人整理，導致兩週後同樣的討論又重新上演。

本指南介紹團隊總結會議的常見方式，以及如何在 Fabric 中實現這一目標。在 Fabric 中，摘要是由逐字稿與你自己的筆記結合生成，後續若對會議有任何疑問，還可以透過時間戳記獲得解答。

大家通常如何總結會議

傳統的方法是指定一位記錄員。當其他人在發言時，由一人負責打字，隨後再將筆記整理成摘要。這份摘要反映的是該記錄員認為重要的內容，而且記錄員在討論中的貢獻也會減少。這種方式還取決於該人員是否能出席每次會議，以及其筆記是否保存在團隊其他成員找得到的地方。

如今，以與會者身分加入通話的 AI 記錄工具已非常普及。它們無需任何人打字即可產生逐字稿和摘要。但機器人會出現在與會者名單中，有些外部訪客可能會對此提出疑問，而且摘要會儲存在該記錄工具本身的應用程式中，與會議相關的專案檔案分開存放。

Zoom、Microsoft Teams 和 Google Meet 都在某些方案中提供了各自的內建回顧功能。在各自的平台內使用很方便。但使用多個平台的團隊最終會發現摘要分散在各處，營運主管們也常描述這種熟悉的窘境：會議中明明做出了決定，卻沒有人能找到是在何處或何時決定的，結果只能重新討論。

步驟 1：安裝桌面應用程式並開始通話

在 Mac、Windows 或 Linux 上安裝 Fabric 桌面應用程式。接著照常在 Zoom、Microsoft Teams 或 Google Meet 中開始通話。Fabric 會偵測到會議並主動詢問是否開始轉錄。沒有機器人會加入通話，因此與會者名單中只會顯示實際參與會議的人員。會議轉錄功能需要付費方案。

如果是實體會議室會議、現場考察或喝咖啡時的交談，可以在任何 Fabric 應用程式中手動開啟語音或會議筆記，包括行動端下載頁面上的 iOS 和 Android 應用程式。如何錄製和轉錄實體會議詳細介紹了該設定方式。

步驟 2：在逐字稿旁記錄自己的筆記

在會議前或會議期間，於 Fabric 中隨手記錄筆記：議程、想要釐清的問題，或在提及重要事項時快速記上一句。通話進行時，逐字稿會即時顯示，你可以搜尋逐字稿或針對逐字稿向 AI 提問，這對晚進會議或跟不上進度時非常有幫助。對於客戶通話，事先寫下幾行字（例如他們上次的要求、你今天需要他們提供的資訊），能為最終整理報告提供光靠逐字稿所沒有的背景資訊。

你的筆記承載了逐字稿無法呈現的內容，例如你認為最重要的重點，或是你決定承擔的後續跟進工作。如何將會議筆記與逐字稿結合介紹了能讓最終整理報告更實用的筆記習慣。

步驟 3：會議結束時閱讀整理報告

當會議結束，或是你停止手動語音或會議筆記時，Fabric 會綜合分析你的筆記與逐字稿，並生成一份會議整理報告。那份整理報告就是你的摘要。AI 語音筆記頁面展示了會議筆記在應用程式中的外觀。

在對會議記憶猶新時完整閱讀一遍，並修正任何有出入的地方。逐字稿是可以編輯的，在將摘要分享給其他人之前，非常值得花時間校對人名、數據和產品術語。校對後的整理報告可作為後續跟進電子郵件的基礎，或是作為複製到專案文件中的決策依據。

步驟 4：詢問關於會議的後續問題

整理報告涵蓋了主要重點。若要查詢任何更具體的細節，請打開存放會議筆記的資料夾，並開啟 AI 助理。AI 助理的檢索範圍限於該資料夾，其回答會引述錄音中的時間戳記，因此問「Priya 對於發布日期具體說了什麼？」，系統會回覆並附上她說出那句話時的時間連結。

同一個資料夾也適用於一系列會議。你可以詢問在過去六週的每週通話中關於定價做出了哪些決定，或是哪些待解決的問題一直被重複提出。如何跨會議尋找重複出現的主題對這類回顧進行了更深入的說明。值得保留的回答可以儲存為筆記。

步驟 5：將摘要分享給需要的人員

透過共用連結與同事分享會議筆記，可選擇檢視、評論或編輯權限。外部人員（例如參與通話的客戶）無需註冊即可開啟共用連結。Fabric 的協作工具允許其他人對摘要發表評論或補充他們記得的內容。對於定期召開的會議，可將每週的筆記存放在同一個資料夾中，以便將完整歷程集中在一起，並可讓助理針對該資料夾進行檢索。

對於經常開會的團隊，Fabric 的會議知識庫頁面介紹了錄音和筆記如何隨著時間累積成為可搜尋的知識資產。

常見問題

如何在沒有機器人加入的情況下取得 Zoom 會議的 AI 摘要？

安裝 Fabric 桌面應用程式並開啟 Zoom 通話。Fabric 會偵測到該會議，主動詢問是否轉錄，並在通話結束時生成整理報告，完全不需要任何機器人加入。如何在沒有機器人加入通話的情況下做會議筆記提供了更多詳細資訊。

這項功能適用於 Microsoft Teams 和 Google Meet 嗎？

適用。桌面應用程式可偵測 Zoom、Microsoft Teams 和 Google Meet 中的會議。

我可以總結實體會議嗎？

可以。在任何 Fabric 應用程式（包括手機版）中手動開啟語音或會議筆記即可。停止錄製後，Fabric 會根據錄音和您記錄的任何筆記生成相同的整理報告。

我自己的筆記會納入會議摘要中嗎？

會。會議結束時，Fabric 會結合分析您的筆記與逐字稿，因此整理報告會同時反映這兩者的內容。

我可以在會議期間提問嗎？

可以。逐字稿會即時顯示，在會議進行期間，您可以搜尋逐字稿並針對內容向 AI 提問。

如何查詢某人在過往會議中所說的話？

搜尋功能涵蓋了會議逐字稿，搜尋結果可以直接跳轉至對應的時間戳記。您也可以詢問 AI 助理，它會引用錄音中的精確時間點。

我可以編輯會議逐字稿嗎？

可以。逐字稿支援編輯，這有助於在分享摘要之前修正人名和專有名詞。

免費方案提供會議摘要功能嗎？

不提供。會議錄音仰賴轉錄功能，這需要付費方案。請參閱價格以了解各項方案選擇。