如何摘要文件

文件的形式五花八門，而且大多數都沒有隨附摘要。Word 裡長達 30 頁的規章、PowerPoint 裡的董事會簡報、匯出為 CSV 的季度試算表、Google 文件中經過四個人編輯的專案簡報。在開會、交接或做出決定之前，總有人需要精簡的版本，而且內容必須足夠準確才能據以採取行動。

本指南介紹了人們通常如何跨不同格式摘要文件，以及如何在 Fabric 中進行此操作，包括要求針對整個資料夾產生摘要，以及直接在文件中撰寫摘要並隨附每處變更以供您接受或拒絕。

人們通常如何摘要文件

對於任何重要事項，親自閱讀並撰寫摘要仍然是最常見的做法。親自閱讀的人能夠理解內容，這一點至關重要。對於長篇文件，這需要耗費一個小時或更長時間，而且摘要通常最終只留在電子郵件中，六個月後就難以尋覓。

現在的辦公室軟體都內建了 AI。Word 中的 Microsoft Copilot 和 Google 文件中的 Gemini 都可以摘要開啟的文件，當所有內容都在該套裝軟體中時，這非常方便。但對於同時使用兩者，或是需要將 Word 檔案與 PDF 和試算表一起摘要的人來說，最終必須在多個地方重複執行相同的要求。

將文件貼到 ChatGPT 或 Claude 是另一種途徑。它能處理大多數格式並產出可讀性高的結果。摘要會保留在對話串中，與檔案分開，而要核對某個論點意味著您必須自己在原文中找出該段落。團隊也遇到了這個問題的更廣泛版本：答案就存在於他們的某些文件之中，但如果不去詢問同事，大家根本找不到。

步驟 1：將文件匯入 Fabric

將檔案拖曳到 Fabric 網頁版或電腦版應用程式中、貼上檔案，或點擊「上傳檔案」。Fabric 可處理 DOCX、TXT、Markdown、HTML 和 JSON 文件、PPT 和 PPTX 簡報，以及 CSV 和 XLSX 試算表，AI 皆可閱讀這些格式。

如果您的團隊使用共用硬碟協作，Fabric 電腦版應用程式會在 Mac、Windows 和 Linux 上將 Fabric 掛載為虛擬磁碟機，因此文件的移入就像任何其他資料夾一樣。Google 文件、試算表和簡報則是透過 Google 雲端硬碟連線匯入，並進行雙向同步。連線功能需要付費方案。如何根據檔案內文搜尋 Google 雲端硬碟介紹了搜尋層面的設定。

步驟 2：使用自動摘要進行分流檢視

Fabric 會在文件送達時為每份文件撰寫簡短摘要，並擷取內容類型和主題等屬性，以及提供建議的標籤。智慧整理頁面詳細說明了記錄的內容。對於包含接收檔案的資料夾，這些摘要可讓您在開啟任何內容之前，一眼看出哪些是目前的規章、哪些是舊草稿。

步驟 3：向 AI 助理索取您需要的摘要

開啟存放該文件的資料夾並開啟 AI 助理。它的範圍會自動限定在該資料夾內；您也可以在資料夾上按一下右鍵，在不開啟它的情況下將其加入助理的上下文環境中。然後根據您打算如何運用答案來提問：「為新進員工摘要這份規章」、「這兩個版本的簡報之間有什麼變化？」，或是「根據第 3 季試算表，哪些地區未達標，差了多少？」

每個答案都會附上可點擊的引用來源，因此您可以開啟它所參考的段落、投影片或檔案。對於法律、財務和人資文件，花幾秒鐘核對來源是非常值得的。您可以在同一個對話串中追問後續問題，若想獲得不同角度的見解，也可以切換模型；單一訂閱即可涵蓋 Gemini、OpenAI、Claude、DeepSeek、Grok、Qwen 等模型。

如果是一封令人困惑的信件或帳單而非工作文件，如何使用 AI 解釋令人困惑的信件或帳單介紹了在家中使用的相同方法。

步驟 4：將摘要寫入文件

助理可以直接編輯文件。您可以要求它在 Fabric 文件的頂部加入執行摘要，或為長篇報告加入簡短摘要，它便會提出修改建議。您可以接受或拒絕每一項編輯，因此未經您的同意，任何內容都不會變更。這可在 Fabric 的筆記與文件編輯器中使用，隨後摘要便會保留在文件中供每位讀者閱讀。

如果您希望將摘要分開存放，可將助理的回答另存為同一個資料夾中的筆記。在專案資料夾中為每份文件建立摘要筆記，能讓後續加入的成員更快掌握狀況。

步驟 5：與團隊分享摘要

透過共用連結分享文件或摘要筆記，並選擇檢視、註解或編輯權限。Fabric 中的角色與權限可在空間和檔案層級進行設定，包含檢視者、註解者、編輯者和管理員角色。註解者可以反白文字並新增註解，而且每則註解在處理完畢後都可以標記為已完成。

隨著時間推移，包含文件及其摘要的共用空間將成為團隊可以搜尋並提問的參考資料庫。如何建立共用知識庫介紹了如何進行設定。

常見問題

如何使用 AI 摘要 Word 文件？

將 DOCX 檔案上傳到 Fabric，開啟其資料夾，然後向 AI 助理索取摘要。回答中會引述其參考的段落。

AI 可以摘要 PowerPoint 簡報嗎？

可以。Fabric 可處理 PPT 和 PPTX 檔案，並能透過 Google 雲端硬碟連線處理 Google 簡報。您可以要求助理提供整份簡報或特定投影片的摘要。

AI 可以摘要 Excel 試算表嗎？

可以。助理可以讀取 CSV 和 XLSX 檔案，因此您可以要求摘要數據，或針對數據提出特定問題。

如何摘要 Google 文件？

將 Google 雲端硬碟連線至 Fabric（這會雙向同步您的檔案），然後向助理詢問有關該文件的問題。連線功能需要付費方案。

我可以一次摘要多份文件嗎？

可以。將它們放在同一個資料夾中並在該處開啟助理。助理的範圍會限定在該資料夾內，並分析其中的所有內容。

AI 可以幫我把摘要加入文件中嗎？

可以。助理可以直接編輯文件，您可以接受或拒絕它提出的每處變更。

如何檢查 AI 摘要是否正確？

查看引用來源。每個回答都包含指向來源的可點擊參考資料，因此您可以在採信摘要之前先閱讀原始段落。

我可以使用 Fabric 免費方案摘要文件嗎？

免費方案包含檔案上傳和有限額度的 AI 使用量。Google 雲端硬碟等連線功能需要付費方案；團隊方案頁面列出了適用於群組的選項。