如何與協作者安全地分享研究成果

一個研究專案很少只侷限在單一機構內。另一所大學的共同作者需要草稿，統計學家需要資料集，研究助理需要訪談錄音，而外部審查人員需要閱讀第三章，同時又不能看到其背後的受試者資料。這些人各自有不同的需求，而傳統工具往往只能「全給」或「全不給」。

本指南介紹了研究團隊通常如何跨機構共享資料、哪些環節容易造成不便，以及如何設定 Fabric 空間：讓每位協作者擁有明確的角色、將敏感資料夾設定密碼保護，並直接在檔案本身進行討論。

研究團隊通常如何共享資料

許多專案都是從電子郵件開始：草稿以附件形式寄出，收到帶有追蹤修訂的回饋，接著版本號碼一路攀升。這在兩個人之間行得通。但如果有四、五個人，就很難確定哪份檔案才是最新版本，而且每份包含受試者引述的草稿現在都存放在好幾個收件匣中。

機構的雲端儲存空間（如 OneDrive、SharePoint 或 Google Drive）是下一步，它們通常具備良好的存取權限控制。然而，外部共享可能會受到大學的限制，因此外校的協作者最終可能得透過個人帳戶來變通解決。像 Zotero 這樣的文獻管理工具在處理引用文獻方面表現出色；但根據這些論文撰寫的筆記和論點往往分散在另外的 Google 文件中，導致閱讀與寫作脫節。

Notion 和類似的工作空間整合了筆記，但它們在處理 PDF 方面較不方便。在上面標註論文，然後在整個團隊的標註中進行搜尋，所需耗費的心力超出了大多數團隊所能承擔的時間。

步驟 1：為專案建立空間

為專案建立一個空間，並為工作的各個部分新增資料夾，例如「文獻」、「資料」、「訪談」和「草稿」。拖放 PDF、文件、試算表（CSV 和 XLSX）以及錄音檔，或點擊「上傳檔案」。如何建立研究工作流程介紹了適合長期專案的資料夾結構。

在 Fabric 中，資料夾是可選的，因為搜尋功能會讀取每個檔案的內容，但對於共享而言，資料夾非常實用。它們為設定存取權限和密碼提供了明確的界限。如果團隊偏好使用本機檔案系統進行作業，桌面應用程式可將 Fabric 掛載為虛擬磁碟機，檔案在開啟時以串流方式載入，而不會佔用每台筆記型電腦的儲存空間。

步驟 2：為每位協作者指定合適的角色

點擊「共享」並新增您的協作者。Fabric 擁有四種角色：檢視者、評論者、編輯者和管理員，您可以在空間層級或個別檔案上進行設定。與您一同撰寫的共同作者是編輯者。應該閱讀並提供意見、但不能修改內文的外部審查人員是評論者。只需追蹤進度的資助者或指導教授可以是指派為檢視者。

您組織外部的協作者無需註冊即可使用共享連結。如果某個群組絕對不能看到另一個群組的資料（例如兩個合作站點），請為每個群組提供獨立的空間。被共享至某個空間的人員只能看到該空間的內容。

步驟 3：為敏感資料設定密碼

原始訪談錄音、同意書和可識別個人身分的資料值得額外增添一層保護。右鍵點擊資料夾，或開啟資料夾後點擊三個點的圖示選單，然後選擇「新增密碼保護」。密碼保護適用於 Pro 和 Team 方案。

任何有權存取該資料夾的人都必須輸入密碼，存取權限可持續 6 小時，之後需要重新輸入。新增至受保護資料夾的新檔案會自動納入保護，這在每週都會收到新錄音檔時非常重要。系統不提供密碼重設功能，因此請將其存放在團隊已在使用的密碼管理器中。具體設定是否符合您的倫理審查條款或資料共享協議，應諮詢您機構的倫理委員會或資料保護辦公室。

步驟 4：直接在檔案上討論研究內容

評論者和編輯者可以反白選取文件和 PDF 中的文字並新增評論，讓審查人員的備註直接顯示在相關句子旁邊。在音訊和視訊上，他們可以留下帶有時間戳記的評論。任何評論都可以標記為已完成，將一輪審查轉化為一份核對清單。標註頁面展示了這在不同檔案類型上的呈現方式。

錄音檔可以轉錄為文字（逐字稿轉錄需要付費方案），這使得訪談內容能與論文一同被搜尋。逐字稿可以編輯，因此研究助理可以在開始分析之前修正姓名和專業術語。開啟某個資料夾後，AI 助手的範圍會限制在該資料夾內，因此您可以針對所有訪談提出問題，並獲得包含各個來源引用的答案，甚至包括錄音檔的時間戳記。

步驟 5：將研究發現與工作檔案分開發佈

當您需要向團隊以外的人員發送摘要時，請直接發佈該內容，而非將他們新增至空間中。點擊「共享」，開啟「發佈」分頁並點擊「建立連結」，然後關閉「允許搜尋引擎建立索引」並決定是否允許下載。已發佈的連結為唯讀狀態，無法存取其周邊的其他資料夾。

當中途有新成員加入時，協作者培訓指引提供了關於首先該共享哪些內容的實用建議。

常見問題

我該如何安全地與另一所大學的人員共享研究資料？

在 Fabric 中與他們共享一個空間或資料夾，並賦予他們足以完成工作的最低權限角色。針對包含可識別身分資料的資料夾增設密碼。外部協作者無需帳戶即可使用共享連結。

審查人員可以在不編輯草稿的情況下發表評論嗎？

可以。為他們指定評論者角色。他們可以反白文字並新增評論，您在處理完畢後可以將每則評論標記為已完成。

我可以在專案中共享某些資料夾，同時將其他資料夾保持私密嗎？

可以。角色權限可以在空間和檔案層級設定，您也可以為個別資料夾設定密碼保護。對於不應看到彼此工作的群組，請使用獨立的空間。

協作者可以搜尋論文和逐字稿嗎？

搜尋功能會讀取 PDF 和文件中的文字，並涵蓋已轉錄的音訊和視訊，搜尋結果會直接跳轉至精確的頁面或時間戳記。語音轉錄需要付費方案。

密碼保護是否涵蓋後來新增的檔案？

是的。資料夾設定的密碼也會自動套用到之後新增至其中的檔案。

Fabric 是否符合我的研究倫理規範核准？

這項決定取決於您所屬機構的倫理委員會或資料保護辦公室。請向他們說明檔案將如何儲存與共享的細節，並遵循他們的指導方針。

我們可以在共享的研究上使用 AI 嗎？

可以。開啟資料夾後，AI 助手會根據該資料夾內的檔案進行回答，並註明來源出處。您可以將實用的回答儲存為筆記。

研究團隊需要哪種方案？

密碼保護適用於 Pro 和 Team 方案，逐字稿轉錄需要付費方案。Team 方案計價並非按使用者席位收費；請參閱團隊方案。