如何與客戶分享 PDF

完成的報告、提案、風格指南或審計通常會以 PDF 格式送達客戶手中。第一份副本作為附件寄出，客戶回覆了幾個問題，接著寄出修正版，而一週後對方團隊中的某人把最初的版本轉發給了同事，結果該同事看到了錯誤的數據。

本頁介紹了向客戶發送 PDF 的常見方式、每種方式容易產生的問題，以及如何從 Fabric 以您可控制的連結形式發送 PDF：客戶可以閱讀、在您允許的情況下進行下載、在您需要回饋時發表評論，並且始終指向最新版本。

人們通常如何向客戶發送 PDF

電子郵件附件是預設的方式。它們無需設定，且客戶已經知道如何打開。問題出在修改上：每一次更動都意味著一個新附件，像 proposal_v4_final_revised.pdf 這樣的檔案名稱開始流傳，而且無法收回含有錯誤且已寄出的版本。帶有高解析度圖片的較大 PDF 也可能會遇到附件大小限制。

來自 Google Drive 或 Dropbox 的連結解決了檔案大小問題，並允許您替換檔案。將其用於客戶工作的人們通常會面臨另一種困擾：客戶會在工作檔案旁看到資料夾檢視、共用設定需要逐個檔案調整，而設定為「任何擁有存取權的人」的連結在專案結束後仍長期保持開放。

意見回饋是另一個缺口。客戶通常會回覆諸如「第 7 頁第 2 段日期有誤」之類的備註，然後必須手動將其與正確版本中的正確頁面進行對照。

步驟 1：將客戶的 PDF 放在他們專屬的空間中

為客戶建立一個空間並將其 PDF 新增到其中。將檔案拖入、貼上或點擊「上傳檔案」；上傳功能可一次處理大量檔案，因此整個專案資料夾可以一次全部傳輸。如果您使用的是 Finder 或檔案總管，Fabric 桌面應用程式會將 Fabric 掛載為磁碟機，PDF 可以像在任何其他資料夾中一樣移入客戶的空間。

將每個客戶保留在獨立的空間中對後續操作非常重要。當您共用該空間時，客戶只能看到該空間，看不到您工作區中的任何其他內容。如何僅向客戶提供其檔案的存取權限單獨介紹了該設定方式。

步驟 2：決定客戶應該進行檢視還是評論

Fabric 有兩種發送內容的方式，它們適用於專案的不同階段。「發布」會建立一個用於交付的連結：客戶可以檢視 PDF，並在您允許的情況下進行下載，且無法發表評論。「共用」則用於協作：您可以選擇客戶是檢視者、評論者還是編輯者，外部人員無需註冊即可打開共用連結。

對於需要回饋的草稿，請以評論者權限進行共用。客戶可以在 PDF 中反白標示句子並附上評論，因此關於日期錯誤的備註會直接標註在日期本身上。處理完畢後，每條評論都可以標記為已完成，這將一輪的回饋變成了一個可供逐項處理的清單。角色和權限頁面說明了每個角色可以執行的操作。

步驟 3：將最終的 PDF 發布為連結

當 PDF 準備好交付時，點擊「共用」以打開共用彈出視窗，切換到「發布」分頁，然後點擊「建立連結」。為連結命名，然後選擇是否收集互動分析數據、是否允許搜尋引擎編制索引、是否允許訪客將其複製到其 Fabric，以及是否允許下載。每個方案皆提供下載功能。複製連結並發送。

對於客戶工作，大多數人都會關閉搜尋引擎索引並開啟下載功能，以便客戶可以保留一份記錄複本。如何阻止搜尋引擎對共用檔案進行編制索引更詳細地解釋了該設定。如果要交付多個 PDF，請改為發布資料夾；資料夾會發布為包含所有檔案的網頁。

合約、財務資料和任何其他敏感內容都可以使用密碼保護。右鍵點擊 PDF 或其資料夾（或打開它並使用三點圖示選單），選擇「新增密碼保護」，然後輸入密碼。由於無法重設密碼，請將其保存在密碼管理員中。打開該項目的任何人都必須輸入密碼，存取權限可持續六小時，之後將再次提示輸入密碼。密碼保護功能包含在 Pro 和 Team 方案中。

步驟 4：更新 PDF 並檢查其是否已被打開

如果在發送後發現錯誤，請在 Fabric 中修改原始檔案。編輯原始檔案會更新已發布的版本，因此您之前發送的連結會直接顯示修正後的檔案，客戶不必再去尋找較新的附件。

開啟互動分析後，每個發布的連結都會獲得其隨時間變化的流量圖表，以及造訪日期和每位訪客的位置與裝置。分析不會指名訪客姓名，因此如果客戶方有多人需要該 PDF，請為每個人建立單獨的連結（例如「Priya, 財務部」、「Tom, 法務部」）並進行比較。連結分析包含在 Pro 和 Team 方案中，而向每位收件人發送不同的追蹤連結則詳細介紹了該方法。

常見問題

我的客戶需要 Fabric 帳號才能打開 PDF 嗎？

不需要。外部人員無需註冊即可打開共用連結，已發布的連結可以在瀏覽器中像任何網頁一樣直接開啟。

客戶可以下載 PDF 嗎？

可以，只要您在建立發布連結時開啟「允許下載」即可。該選項適用於所有方案，包括免費方案。

客戶可以在我寄給他們的 PDF 上發表評論嗎？

可以，透過具有評論者權限的共用連結即可。他們可以反白文字並新增評論，您可以將每條評論標記為已完成。發布的連結僅供檢視和下載，因此無法接收評論。

發送 PDF 前如何設定密碼保護？

右鍵點擊 PDF，選擇「新增密碼保護」，然後輸入密碼。這需要 Pro 或 Team 方案，且無法重設密碼，因此請將密碼儲存在安全的地方。

我可以知道客戶是否打開了 PDF 嗎？

開啟分析功能後，您可以查看每個發布連結的造訪次數、日期、位置和裝置。若想知道是誰打開了檔案，請為每個人提供專屬命名的連結。

如果發送連結後需要修改 PDF 該怎麼辦？

在 Fabric 中編輯原始檔案，已發布的版本就會更新，因此同一個連結將顯示新的檔案。

我可以在一個連結中發送多個 PDF 嗎？

可以。將它們放入一個資料夾中並發布該資料夾。它會顯示為一個列有各個 PDF 的網頁。

我可以在免費方案中與客戶共用 PDF 嗎？

發布功能（包括下載選項）皆包含在免費方案中。密碼保護和連結分析需要 Pro 或 Team 方案；價格頁面列出了各個方案包含的內容。