如何與客戶分享筆記

來自客戶工作的筆記一開始通常很雜亂。可能有探索通話（Discovery Call）的零散重點、工作坊的手寫筆記、離開時順手拍下的白板照片，以及事後在計程車上用手機打的幾行字。客戶希望能在當天看到討論內容的清晰版本，而這通常最終會變成一封冗長且日後難以搜尋的電子郵件。

本頁面說明一般人通常如何將筆記提供給客戶、該流程在何處容易遺失細節，以及如何透過 Fabric 分享筆記：在同一個地方收集筆記、使用 AI 助手進行整理，並以客戶可閱讀、評論或補充內容的頁面形式發送。

一般人通常如何與客戶分享筆記

將筆記複製到電子郵件中是最常見的做法。這種方式很快速，客戶可以直接在收件匣中閱讀。但排版格式在過程中往往會跑版，圖片和白板照片會變成附件，而當客戶一個月後想要回頭查閱筆記時，就必須在收件匣中翻找正確的郵件討論串。

Apple 備忘錄、OneNote 或 Notion 等筆記應用程式可以直接分享頁面。Apple 備忘錄和 OneNote 能夠快速記錄，但使用它們向客戶發送筆記的人，最終往往還是會匯出成 PDF 或貼到電子郵件中，因為客戶使用的是不同的工具組合。Notion 頁面適合作為共用的客戶中樞，但以此方式使用的人表示，其設定和維護本身就是一項費時費力的工作。

手寫筆記則增加了額外的步驟：要麼需要重新打成文字（這很耗時），要麼將筆記本頁面的手機照片放入電子郵件中，客戶雖然可以閱讀，但無法進行搜尋。

步驟 1：在同一個地方收集筆記

盡可能直接在 Fabric 中撰寫。筆記與文件與客戶的檔案位於同一空間內，因此會議筆記可以與相關的專案簡報和交付成果並列存放。貼入 Fabric 的文字會自動轉換為筆記，這非常適合用來記錄在計程車上用手機打的零星內容；在 iOS 或 Android 系統上，您可以透過分享面板將任何應用程式中的文字傳送到 Fabric。

對於紙本筆記和白板，請使用手寫辨識掃描器。在行動應用程式中拍下頁面，或從相簿或電腦上傳圖片。Fabric 會將其轉換為具有標題、清單和重點構想的結構化筆記，同時保留所有圖表，並將原始照片一併儲存。多個頁面可以轉換為獨立的筆記或合併為單一文件。免費方案即可使用掃描器功能。

如果筆記來自通話，桌面應用程式可以在無需機器人的情況下轉錄 Zoom、Microsoft Teams 和 Google Meet 會議，並將您的筆記與逐字稿合併為完整報告。如何將會議筆記與逐字稿結合詳細說明了該流程。會議轉錄功能需要付費方案。

步驟 2：發送前整理筆記

開啟筆記並請 AI 助手將其轉換為適合客戶閱讀的格式：將重點歸納在標題下、展開縮寫、列出商定的後續步驟並標註各自的負責人。AI 助手會直接編輯文件並顯示每項變更以供您接受或拒絕，因此未經您的同意不會有任何內容被更改。

站在客戶的角度通讀一次結果。為自己記錄的筆記通常包含僅供團隊內部參考的備註，例如對客戶預算的看法或對某位利害關係人的擔憂。請將這些內容移至未分享資料夾中的獨立筆記。發送給客戶的版本應該只包含您放心讓他們轉寄的內容。

步驟 3：以適當的權限層級分享筆記

按一下筆記上的「分享」，然後選擇客戶的角色。「檢視者」適合會議記錄。「評論者」允許客戶反白某一行並新增評論（例如更正數據），修復後您可以將每條評論標記為已完成。「編輯者」適合您共同建立的筆記，例如持續更新的待解決問題清單。外部人員無需註冊即可開啟共用連結。角色與權限頁面詳細說明了各角色的權限範圍。

如果您只希望客戶閱讀筆記，可以選擇發布筆記。按一下「分享」，開啟「發布」分頁，按一下「建立連結」，然後選擇連結的設定，包括是否允許下載以及是否允許搜尋引擎建立索引。對於客戶筆記，請保持關閉搜尋引擎索引。

步驟 4：為每位客戶維護持續更新的筆記組合

將每位客戶的共用筆記放入其空間內的一個資料夾中，並分享或發布該資料夾，而不是逐一分享每篇筆記。已發布的資料夾會以網頁形式呈現，在 Fabric 中編輯來源內容即會同步更新，因此新的會議筆記會直接顯示在客戶既有的頁面上。在長期合作中，這將成為記錄討論與協議內容的共用檔案庫。如何持續維護每位客戶關係的摘要對此概念有更深入的探討。

當筆記包含敏感資訊時，可以新增密碼保護：在筆記或資料夾上按一下滑鼠右鍵，選擇「新增密碼保護」，然後輸入密碼。密碼保護適用於專業版（Pro）和團隊版（Team）方案，且無法重設密碼。

常見問題

我該如何與客戶分享會議筆記？

在 Fabric 中撰寫或貼入筆記，使用 AI 助手進行整理，然後以檢視者、評論者或編輯者權限與客戶分享筆記，或將其發布為唯讀連結。

我可以與客戶分享手寫筆記嗎？

可以。使用手寫辨識掃描器掃描頁面，它會將其轉換為結構化筆記並保留原始照片，接著即可分享筆記。此掃描器可免費使用。

客戶可以編輯我與他們分享的筆記嗎？

可以，只要您賦予他們編輯者權限即可。評論者權限則允許他們在不更動文字的情況下新增評論。

客戶需要帳號才能閱讀筆記嗎？

不需要。Fabric 外部人員無需帳號即可開啟共用連結。

如何避免在分享的筆記中包含內部評論？

將內部備註保留在未分享資料夾的獨立筆記中，只分享面向客戶的版本。

AI 可以在我發送筆記前協助整理嗎？

可以。AI 助手可以直接編輯筆記，由您決定接受或拒絕每項變更。

我可以將客戶的所有筆記作為單一連結發送嗎？

可以。將它們放在同一個資料夾中並發布該資料夾。它會以網頁形式顯示，並在您新增筆記時自動更新。

我可以在免費方案中與客戶分享筆記嗎？

可以。筆記、發布功能和手寫辨識掃描器均包含在免費方案中，但 AI 使用次數有限。語音轉錄和密碼保護功能需要付費方案；請參閱價格。