如何在線上安全地分享檔案

檔案分享通常始於手邊最方便的工具。報稅單直接作為電子郵件附件寄出，客戶專案資料夾透過設定為「知道連結的任何人」的雲端連結分享，而護照掃描件則因為有人臨時索取就透過即時通訊軟體傳送。這些副本隨後便留存在對方的收件匣或下載資料夾中，你再也無法查看或修改它們。

本指南探討了人們在線上分享檔案的常見方式、每種方式存在的安全漏洞，以及如何透過 Fabric 利用設定角色、僅供檢視連結、密碼和個別連結存取數據來分享檔案，確保檔案以所需的權限精準送達目標對象。

人們通常如何在線上分享檔案

電子郵件附件是預設的首選，因為收件人無需安裝任何新工具。但代價是完整的副本會隨郵件流出。它可以被轉寄、儲存和重新傳送，而且檔案大小限制往往會迫使較大的檔案轉移到其他服務。

來自 Google Drive、Dropbox 或 OneDrive 的雲端硬碟連結將原始檔案保留在您身邊，這是一大進步。薄弱之處往往在於設定。當有人趕時間時，「知道連結的任何人」感覺比要求收件人登入要容易得多，而且這種設定往往在工作完成後很長一段時間內依然保持原樣。幾年下來，雲端硬碟中就會累積數十個沒人記得建立過的公開連結。

像 WeTransfer 這樣的傳輸服務適合一次性傳輸大批檔案。連結會過期，這很有幫助，但無法收集對檔案的反饋，而且它們與您的其他工作是分開的。即時通訊軟體填補了其餘的空缺，主要用於文件照片，而這些副本在日後最難追蹤。

步驟 1：將檔案放入 Fabric

將檔案拖曳到 Fabric 網頁版或桌面應用程式中、直接貼上，或按一下「上傳檔案」。上傳功能可一次處理大量檔案。如果您偏好在 Finder 或檔案總管中工作，Fabric 桌面應用程式可在 Mac、Windows 和 Linux 上將 Fabric 掛載為虛擬磁碟機，讓您可以像操作任何其他資料夾一樣移入檔案。在手機上，分享選單可以從任何應用程式傳送檔案。

在您分享或發布之前，工作區中的所有內容都會保持私密。免費方案亦包含檔案上傳功能。

步驟 2：決定要「分享」還是「發布」

Fabric 提供兩種授予存取權限的方式，選對方式就能做好大部分的安全性把關。「分享」適用於協作。您可以在空間或檔案層級為每個人分配角色（檢視者、評論者、編輯者或管理員），他們即可根據該角色處理該項目。外部人員無需註冊即可開啟分享連結。角色與權限頁面詳細說明了各個角色所具備的權限。

「發布」適用於交付成果。發布連結允許訪客檢視項目，且僅在您允許的情況下才能下載。您可以為同一個檔案或資料夾建立任意數量的發布連結，每個連結都有專屬設定。資料夾會發布為網頁，在 Fabric 中編輯來源內容即可即時更新訪客看到的內容。

經驗法則：當對方只需要查看時選擇發布；當對方需要評論或編輯時選擇分享。

步驟 3：僅設定所需的存取權限連結

若要發布，請按一下「分享」開啟分享視窗，切換到「發布」分頁並按一下「建立連結」。接著逐項調整設定。為連結設定一個日後容易辨識的名稱。選擇是否收集參與度分析資料。對於任何私密內容，請關閉「允許搜尋引擎建立索引」。除非您希望訪客保留自己的副本，否則請關閉「允許訪客複製到其 Fabric」。如果檔案應維持僅供檢視，請保持「允許下載」為關閉狀態；若對方需要儲存，則將其開啟。所有方案皆支援下載設定。

建立索引是人們最常忽視的設定，因此每個連結都值得仔細檢查。如何阻止搜尋引擎為分享的檔案建立索引說明了該設定所控制的具體內容。

步驟 4：為敏感檔案新增密碼

以滑鼠右鍵按一下檔案或資料夾，或者開啟它並按一下三點選單，然後選擇「新增密碼保護」並輸入密碼。密碼保護功能適用於 Pro 和 Team 方案。

任何擁有該項目存取權限的人都必須輸入密碼，存取權限可持續 6 小時，之後需要重新輸入。資料夾上的密碼也適用於日後新增至其中的檔案，這非常適合在專案進行過程中逐漸擴充內容的資料夾。密碼無法重設，因此請將其儲存在密碼管理器中。透過與連結不同的管道傳送密碼（例如，連結透過電子郵件傳送，密碼則透過簡訊傳送），意味著單一訊息被攔截並不足以開啟檔案。

步驟 5：追蹤每個連結的狀況

在 Pro 和 Team 方案中，開啟收集參與度分析可讓每個發布連結擁有專屬的流量歷程圖表，其中包含造訪日期以及每位訪客的地點與裝置。連結分析會回報連結的造訪次數，但不會具名訪客，因此如果您需要知道是誰開啟了檔案，請為每個人提供專屬具名連結。如何向每位收件人傳送不同的追蹤連結逐步介紹了該設定方式。

如果專為某一人準備的連結出現來自陌生位置或裝置的造訪，就值得進一步追蹤。若要更全面地了解 Fabric 如何處理儲存的資料，請參閱私密與安全。

常見問題

在線上分享檔案最安全的方式是什麼？

傳送由您控制的檔案連結而非附件，僅給予對方所需的權限，並為任何敏感內容設定密碼。在 Fabric 中，這代表使用關閉下載與索引功能的發布連結，並在 Pro 或 Team 方案中啟用密碼保護。

其他人沒有 Fabric 帳號也可以開啟我分享的檔案嗎？

可以。外部人員無需註冊即可使用分享連結，而發布連結則可直接在瀏覽器中開啟。

如何將檔案設定為僅供檢視分享？

將其發布並保持關閉「允許下載」，或者直接分享並將該人員的角色設定為「檢視者」。

我可以為分享連結設定密碼保護嗎？

可以。密碼保護適用於分享和發布的項目，且支援 Pro 和 Team 方案。每位訪客的存取權限可維持 6 小時，之後需重新輸入密碼。

如果我忘記密碼會怎樣？

系統無法重設密碼，因此設定密碼時請將其儲存在密碼管理器中。若要更改密碼，您必須先輸入舊密碼。

我分享的檔案會出現在 Google 搜尋結果中嗎？

只有在您允許的情況下才會。每個發布連結都有「允許搜尋引擎建立索引」設定，對於私密內容，您可以保持關閉。

我能看到是誰開啟了我分享的檔案嗎？

Pro 和 Team 方案的連結分析會顯示每個發布連結的造訪記錄，包含日期、地點和裝置。若要區分不同人員，請為每位收件人建立專屬的具名連結。

免費方案是否提供安全檔案分享功能？

發布功能（包括下載設定）在所有方案中皆可使用。密碼保護和連結分析則需要 Pro 或 Team 方案。詳情請參閱價格方案。