如何與客戶分享文件

客戶專案工作會產生源源不絕的文件：創意簡報、提案、研究摘要、專案計畫、最後的交接備忘錄。其中有些文件客戶只需要閱讀，有些需要他們提供意見反饋，還有少數需要他們親自撰寫部分內容。如果全都用同一種方式傳送，通常意味著至少有部分文件會設定了錯誤的存取權限級別。

本頁面介紹大家通常如何與客戶分享文件、版本與權限問題從何而來，以及如何透過 Fabric 來處理：為每份文件選擇客戶是僅限檢視、新增評論還是進行編輯，讓他們的評論直接附在內文中，並傳送一個能顯示最新版本的連結。

大家通常如何與客戶分享文件

透過電子郵件傳送 Word 檔案仍然很常見，特別是在法律、金融和公營部門的客戶中。追蹤修訂功能在顯示編輯內容方面做得很好。困難之處在於版本傳遞鏈：當您正在處理第 4 版時，客戶卻在編輯第 3 版，結果必須有人手動將兩者合併。

Google 文件透過保留一份即時副本解決了版本問題。但服務眾多客戶的代理商則面臨另一連串繁瑣的工作：為每份文件設定適當的存取權限、檢查哪個客戶能看到哪個資料夾，以及記得在專案結束時移除存取權限。此外，某些客戶的 IT 政策也會限制其員工可以使用的外部工具。

與客戶共用的 Notion 頁面非常適合作為專案中心等持續更新的動態文件。但對於同時為多個客戶嘗試此做法的團隊來說，往往會發現隨著客戶名單增加，訪客權限的管理變得十分棘手，而且像 PDF 和 DOCX 這樣的附件是嵌入在頁面內部，而不是與頁面並排顯示。

步驟 1：將文件匯入客戶專屬空間

為每位客戶建立一個空間並加入他們的文件。Fabric 支援 DOCX、TXT、Markdown、HTML 和 JSON 檔案：直接拖曳進去、貼上，或是點擊「上傳檔案」。如果客戶的文件已經存放在 Google 文件或 Notion 中，可以使用連線整合將它們匯入；Google 雲端硬碟支援雙向同步，因此任何一方所做的變更都會同步更新。連線整合功能需要付費方案。客戶透過電子郵件寄給您的文件，可以轉寄到您的 Fabric 電子郵件地址（該地址接受來自您已驗證帳戶地址的郵件），這樣他們標註修改的 Word 檔案就會直接存入與您的草稿相同的空間中。

您也可以直接在 Fabric 中撰寫。筆記與文件與客戶的檔案位於同一個空間中，因此提案草稿可以放在其參考的簡報和研究資料旁邊。共用的客戶空間只會向該客戶顯示其中的內容，其他一概不顯示。如何整理客戶檔案中有關於規劃客戶空間版面的建議。

步驟 2：選擇客戶對每份文件擁有的權限

Fabric 的角色包括檢視者、評論者、編輯者和管理員，可在空間和檔案層級分別進行設定。這意味著同一個空間中可以包含一份客戶只能閱讀的合約、一份他們可以評論的簡報，以及一份他們可以編輯的內容計畫。點擊文件或資料夾上的「共用」，選擇客戶的權限，然後將共用連結傳送給他們。外部人員無需註冊即可開啟共用連結，如果他們也有使用 Fabric，還可以將該項目新增到自己的 Fabric 中。

對於大多數的審核階段，評論者是最合適的權限級別。客戶可以反白標記某個句子並新增評論，讓反饋意見準確對應到具體字句。您可以在處理完每條評論後將其標記為已完成，這樣就能輕鬆掌握還剩哪些事項待處理。角色與權限頁面詳細說明了各個角色。

步驟 3：將完成的文件發佈為連結

當文件定稿且只需閱讀時，即可進行發佈。點擊「共用」，開啟「發佈」分頁，然後點擊「建立連結」。為連結命名，並決定是否要收集互動分析數據、允許搜尋引擎建立索引、允許訪客將其複製到他們的 Fabric，以及是否允許下載。複製連結並傳送出去。由於在 Fabric 中編輯原始檔案會同步更新已發佈的版本，因此日後修正錯字也會在同一個連結中即時更新。

在專案結束時，發佈整個交付成果資料夾可以為客戶提供一個包含所有文件的單一網頁。如何向客戶發送包含所有交付成果的單一頁面更深入地介紹了這種交接方式。若要查看客戶是否已開啟，請開啟互動分析；連結分析包含在 Pro 和 Team 方案中，可顯示造訪次數、日期、位置和裝置。

步驟 4：使用 AI 助手處理客戶的反饋意見

在一輪評論結束後，開啟客戶的資料夾，讓 AI 助手摘要客戶在該資料夾內所有文件中提出的要求。當您在該資料夾中開啟助手時，其範圍僅限於該資料夾，並會引用其參考的文件。它還能直接編輯文件，讓您對每處修改選擇接受或拒絕，這在需要在多個地方進行相同更正時非常有幫助。

AI 的回覆可以儲存為筆記，因此客戶反饋的摘要可以作為一份簡短筆記回傳給他們，以確認在下一個版本中將會修改的內容。

常見問題

與客戶分享文件的最佳方式是什麼？

根據客戶所需的級別來分享每份文件：檢視者、評論者或編輯者。對於已定稿的文件，可發佈允許下載的連結，以便他們保留副本。

客戶可以在不編輯文件的形況下發表評論嗎？

可以。給予他們評論者權限。他們可以反白標記文字並新增評論，而無需修改文件本身。

我的客戶需要帳戶才能開啟共用文件嗎？

不需要。任何收到共用連結的人都可以在不註冊 Fabric 的情況下開啟它。

如何防止客戶看到其他客戶的文件？

為每位客戶建立獨立的空間，並且只共用該空間。客戶只會看到您與其共用的空間。

我可以從 Fabric 與客戶分享 Google 文件嗎？

可以，只要連結了 Google 雲端硬碟即可。該連線整合支援雙向同步，且需要付費方案。

如果我更新了文件，連結會發生什麼變化？

對於已發佈的連結，在 Fabric 中編輯原始檔案會同步更新已發佈的版本，因此連結保持不變。

我可以為與客戶共用的文件設定密碼保護嗎？

可以。在文件上按右鍵並選擇「新增密碼保護」。此功能包含在 Pro 和 Team 方案中；請參閱價格方案。

我可以知道客戶是否已閱讀提案嗎？

可以，只要您在發佈時開啟了互動分析功能。您可以查看造訪次數、日期、位置和裝置；若想知道具體是誰開啟的，請向每個人傳送專屬命名的連結。分析功能需要 Pro 或 Team 方案。

我可以分享哪些文件格式？

Fabric 支援 DOCX、TXT、Markdown、HTML 和 JSON 檔案，以及 PDF，還可透過連線整合支援 Google 文件和 Notion。