如何與客戶分享合約

工作說明書（SOW）、主服務協議（MSA）或保密協議（NDA）在正式簽署之前，往往需要來回修改數次。客戶的律師會對付款條件提出疑問，您會調整服務範圍部分，而在來回溝通的某個環節中，雙方可能已經在依據不同的草案版本進行修改。一旦簽署完成，協議版本在整個合作期間都必須便於隨時查閱，因為有關通知期和交付項目的問題往往會在幾個月後再次浮現。

本頁面介紹了自由職業者和代理商通常如何向客戶發送合約、草案和簽署副本通常在哪裡遺失，以及如何在 Fabric 中處理分享環節：針對特定條款進行評論、為最終版本提供受密碼保護的連結，以及為已簽署的協議提供可搜尋的存放處。

人們通常如何與客戶分享合約

大多數合約仍透過電子郵件附件的形式傳送，協商時使用 Word 檔案，簽署時使用 PDF。Word 中的修訂追蹤功能可以清楚顯示雙方修改的內容。問題在於郵件對話串：經過幾輪溝通後，會出現多個名稱相似的附件，而要確認客戶最後評論的是哪一個，就必須逐一打開檢查。

DocuSign 等電子簽名服務能很好地處理簽署步驟，並保留誰在何時簽署的稽核日誌。然而，簽署後的副本會保存在該服務的帳戶中以及電子郵件通知中，與專案檔案分開存放，因此一年後要想找到它，可能還得記起當初是用哪個帳戶發送的。

Google Drive 或 Dropbox 中的共用資料夾可以將草案集中在一起。但由於合約包含費用、費率和個人詳細資訊，使用這些工具的人通常會擔心連結設定被留成「任何擁有連結的人均可存取」，以及帳戶外的同事可能會看到該資料夾。

步驟 1：將每位客戶的合約保存在他們的專屬空間中

為客戶建立一個空間，並在其中建立一個合約資料夾。透過將草案（PDF 或 DOCX）拖入或點擊「上傳檔案」來上傳。如果草案是客戶律師透過電子郵件寄來的，請將其轉發至您的 Fabric 電子郵件地址；它接受來自您已驗證帳戶地址的郵件，在團隊方案中您還可以核准其他發件人地址。與客戶共用該空間時，他們只會看到自己的資料，而看不到您的其他工作內容。如何讓客戶僅存取其專屬檔案更深入地介紹了該設定。

從一開始就為合約資料夾設定密碼。右鍵點擊資料夾（或打開它並使用三點圖示選單），選擇「新增密碼保護」，然後輸入密碼。資料夾上的密碼保護也適用於日後新增的檔案，因此每份新草案在保存時都會立即受到保護。忘記的密碼無法重設，因此請將其記錄在密碼管理器中。存取權限在需要再次輸入密碼前可持續六小時。密碼保護功能適用於 Pro 和 Team 方案。

步驟 2：發送草案以徵求對特定條款的評論

在草案上點擊「共用」，授予客戶「評論者」權限，並向他們發送共用連結，以及分開傳送密碼。客戶無需帳戶即可打開它。他們及其律師可以反白選取條款並新增評論，這樣關於終止條款的疑問就會直接附加在終止條款部分。角色與權限頁面說明了評論者可以和不可以變更的內容。

當您在下一份草案中解決每個問題時，請將評論標記為已完成。這樣能讓雙方清楚了解哪些要點已解決、哪些仍待處理，且歷史記錄會與草案保留在一起。如何將客戶回饋標記為已完成介紹了這種處理評論的工作方式。

步驟 3：以具名連結交付最終版本

當合約文字達成一致後，即可發布最終版本。點擊「共用」開啟共用彈出視窗，打開「發布」分頁，然後點擊「建立連結」。以接收該連結的人員命名，例如「Maria，法務主管」。開啟「允許下載」以便他們保存副本，關閉「搜尋引擎索引」，如果您想查看該連結何時被打開，還可以開啟「主動參與分析」。

分析數據會顯示存取該連結的日期、位置和裝置，儘管不會識別訪客的姓名；但具名連結能讓您知道該連結發送給了誰。如果有多位簽署人需要合約，請為每個人發送單獨的連結。連結分析功能適用於 Pro 和 Team 方案，且如何追蹤是否有人打開了您的共用連結介紹了具體方法。如果您使用電子簽名服務，在客戶確認閱讀完畢後，即可照常透過該服務發送最終版本。

步驟 4：儲存已簽署的副本並於日後尋找條款

當已簽署的合約返回時，請將電子郵件轉發至您的 Fabric 地址，或將 PDF 上傳至客戶的合約資料夾。Fabric 可以讀取 PDF 中的文字，因此搜尋功能可以根據協議內容找到合約。將短語放在引號中進行精確比對（例如「30 days written notice」），搜尋結果將直接在確切頁面打開。

如果您要提出的是問題而非搜尋短語，請開啟合約資料夾並詢問 AI 助理，例如「Acme SOW 中的付款條件是什麼？」它僅針對該資料夾進行檢索，並會引用其使用的文件和段落，以便您自行閱讀該條款。助理會引導您找到確切文字；關於條款在法律層面的含義，仍應諮詢您的律師。

常見問題

向客戶發送合約最安全的方式是什麼？

將其保存在客戶專屬空間中受密碼保護的資料夾內，並發送連結而非附件。將密碼與連結分開傳送。

客戶可以在不變更合約的情況下對其進行評論嗎？

可以。以「評論者」權限共用合約即可。他們可以反白選取條款並新增評論，而您可以將每條評論標記為已完成。

我可以知道客戶是否打開了合約嗎？

可以，在 Pro 和 Team 方案中，您可以針對發布的連結使用主動參與分析功能。為每位簽署人發送專屬的具名連結，即可查看是誰打開了合約。

我可以為合約設定密碼保護嗎？

可以，此功能適用於 Pro 和 Team 方案。密碼無法重設，因此請將密碼儲存在密碼管理器中。

客戶可以下載合約嗎？

可以。在設定發布連結時開啟「允許下載」，他們即可儲存副本。

如何在舊合約中尋找條款？

在客戶的合約資料夾中搜尋帶有引號的短語進行精確比對，或詢問 AI 助理，它會引用找到的段落。

我可以在 Fabric 中保存已簽署的合約嗎？

可以。將已簽署的副本轉發至您的 Fabric 電子郵件地址或上傳 PDF，它就會與該客戶的其他檔案一起儲存並可供搜尋。

AI 能告訴我合約條款是否公平嗎？

助理可以尋找並引用相關條款。判斷條款是否可接受是您和您的律師的決定。方案詳情請參見定價頁面。