如何透過電子郵件寄送機密文件

會計師要求提供去年的薪資單。律師需要一份簽署的聲明書和您的身分證件影本。新雇主希望在表單上填寫銀行帳戶詳細資訊。這些要求通常都是透過電子郵件送達，因此大多數人也透過電子郵件回覆，通常是附加檔案並點擊傳送。一旦該郵件發送出去，這些文件就會留在至少兩個收件匣中，外加雙方同步郵件的任何裝置上。

本指南介紹了人們透過電子郵件發送機密文件的常用方式、這些方法的不足之處，以及如何改為在電子郵件中發送 Fabric 連結——附帶密碼保護、關閉下載功能，並為每位收件人提供獨立的連結。

人們通常如何透過電子郵件發送機密檔案

直接新增附件是最常見的方法。它適用於所有郵件客戶端且無需特別說明，這就是為什麼大家即使處理敏感檔案也會使用它。其代價是永久性：轉寄的郵件會連同附件一起發送，而且收回郵件鮮少能真正刪除已經送達的副本。

更高一階的方法是使用受密碼保護的 PDF 或 ZIP 壓縮檔。文件經過加密確實有所幫助。但在實務上，密碼往往在一分鐘後透過同一對話串的後續郵件發送，因此任何能夠存取該收件匣的人都可以同時取得這兩者。

有些人會使用其郵件服務內建的保護功能，例如 Gmail 的機密模式或 Outlook 的加密選項。這些功能可以設定到期日或限制轉寄，且在雙方使用相同服務提供商時最為順暢。使用其他服務的收件人可能會收到一個需要開啟的連結和密碼，這可能會讓原本預期收到附件的人感到困惑。

步驟 1：將文件集中在 Fabric 的同一個位置

為該請求建立一個資料夾（例如「房貸申請」或「會計師 2026 稅務」），並將文件拖曳至其中，或點擊「上傳檔案」。如果您習慣使用檔案系統操作，Fabric 桌面應用程式可將 Fabric 掛載為磁碟機，因此您可以直接從 Finder 或檔案總管移動檔案。如果是單一文件，您可以直接處理該檔案而略過建立資料夾的步驟。

在此工作流程中，資料夾具備一項優勢：您之後新增的任何內容都會受到相同密碼的保護，並顯示在同一個已發佈的頁面上。如何在線上安全儲存重要文件介紹了在發送電子郵件後如何妥善保存這些文件。

步驟 2：新增密碼保護

在資料夾或檔案上按一下右鍵，或將其開啟並點擊三點圖示選單，接著選擇「新增密碼保護」並輸入密碼。密碼保護適用於 Pro 和 Team 方案。

此處有三個重要細節。系統不提供密碼重設功能，因此在關閉對話方塊之前，請將密碼儲存在密碼管理器中。開啟該項目的任何人均需輸入密碼，且存取權限將持續 6 小時，之後需要再次輸入。此外，資料夾上的密碼也會保護您日後新增至該資料夾的檔案，因此同一請求中後續補交的文件無需額外設定。

步驟 3：為每位收件人建立發佈連結

點擊「分享」以開啟分享視窗，前往「發佈」分頁並點擊「建立連結」。以對象的名稱命名連結，例如「會計師 Priya」。開啟「收集互動分析」。關閉「允許搜尋引擎建立索引」和「允許訪客複製到其 Fabric」。如果收件人只需閱讀文件，請關閉「允許下載」；如果他們需要將文件歸檔至自己的系統中，則將其開啟。發佈功能適用於所有方案。

如果同一家公司的兩個人需要這些文件，請建立第二個具有專屬名稱和設定的連結。Fabric 支援每個項目建立任意數量的發佈連結，且每個連結都會獨立記錄其造訪記錄。

步驟 4：撰寫電子郵件並透過其他管道發送密碼

將連結貼至電子郵件中以取代附件，並加註一行文字說明內容，以及密碼將另行發送。接著透過其他管道發送密碼：簡訊、電話，或是收件人平時與您聯絡的即時通訊軟體。將這兩部分透過不同途徑發送，即使有人入侵了其中一個收件匣，仍無法開啟這些檔案。

如果收件人發現錯誤，直接在 Fabric 中修改原始文件即可。編輯來源會同步更新發佈的版本，因此同一個連結就會顯示修正後的檔案，無需寄送第二封帶有第二個附件的郵件。

步驟 5：確認文件已送達

開啟分析功能（Pro 和 Team 方案）後，每個連結都會有其隨時間變化的流量圖表，顯示造訪日期以及每位訪客的地點和裝置。連結分析不會標示造訪者的具體姓名，這就是為什麼連結要以收件人命名的原因。在寄出郵件後的隔天早晨，若會計師的專屬連結出現造訪記錄，通常代表文件已被開啟。

任務完成後，文件會保留在 Fabric 中，方便您日後搜尋。如果您打算針對這些文件向 AI 提問，如何安全地對機密文件使用 AI 介紹了事前需要仔細考量的問題。

常見問題

將機密文件作為電子郵件附件發送安全嗎？

附件會發送完整的副本，該副本可能會在您不知情的情況下被轉寄和儲存。受密碼保護的連結能將檔案保留在您掌控中，並讓您能夠控制是否可以下載該檔案。

我該如何發送受保護文件的密碼？

請使用與發送連結不同的管道，例如簡訊或電話。若在同一封電子郵件對話串中同時發送兩者，會使它們處於同一個地方。

收件人需要 Fabric 帳號才能開啟連結嗎？

不需要。發佈的連結可在瀏覽器中開啟，外部人員無需註冊即可使用共享連結。

我可以阻止收件人下載文件嗎？

可以。在建立發佈連結時關閉「允許下載」，收件人即可檢視文件，而無法從頁面儲存副本。

我如何知道收件人是否已開啟文件？

開啟「收集互動分析」並為收件人提供其專屬命名的連結。Pro 和 Team 方案上的「連結分析」會顯示該連結的造訪日期、地點和裝置。

輸入密碼後，存取權限可以維持多久？

六小時。之後他們需要重新輸入密碼。

寄出連結後，我還可以新增其他文件嗎？

可以。只需將其新增至已發佈的資料夾中即可。該資料夾的密碼會涵蓋後續新增的檔案，且發佈的頁面會即時反映對來源檔案的變更。

如果有人透過電子郵件寄送機密文件給我該怎麼辦？

將它們轉寄到您的 Fabric 電子郵件地址。它只接收來自您已驗證帳號地址的郵件，而且您可以為團隊核准額外的寄件者地址。

我需要付費方案才能以這種方式發送文件嗎？

發佈連結（無論是否開放下載）在所有方案中皆可使用。密碼保護和連結分析適用於 Pro 和 Team 方案；請參閱定價方案以了解各方案包含的完整內容。