如何查看誰開啟了您分享的文件

文件通常會發送給那些沒有義務閱讀它們的人。例如：將提案發給潛在客戶、將任務簡報發給三位自由職業者、將更新的出差政策發給一個二十人的團隊，或是將專案計劃發給表示本週會查看的利害關係人。當回覆進度緩慢時，在決定催促誰之前，先了解誰打開了文件、誰還沒有打開會非常有幫助。

本指南介紹了人們通常如何分享文件並檢查文件是否已被閱讀、這些方法存在哪些盲點，以及如何從 Fabric 發布文件並為每位讀者提供專屬具名連結，讓每個連結的造訪記錄直接解答疑惑，同時內文也能在同一網址隨時保持最新狀態。

人們通常如何分享文件並檢查是否已讀

透過電子郵件寄送 Word 檔案仍然很常見，尤其是在與客戶往來時。這種方式廣為人知且可離線使用。然而，檔案一旦寄出，就無法為您反饋任何資訊；而且如果您隔天修正了一個數字，市面上就會同時流通兩個版本。

Google 文件和 Microsoft 365 都會顯示共享檔案的某些檢視活動。您能看到多少資訊往往取決於帳戶類型，以及讀者是否登入同一組織，因此對同事的追蹤情況通常最清楚，而對客戶、自由職業者和任何使用個人帳戶的人則相對模糊。

專為銷售團隊設計的文件追蹤工具可以報告提案的詳細活動，在這類用途上表現良好。但它們增加了訂閱成本，並為原本在其他地方撰寫和儲存的文件提供了第二個存放處。如果不使用這些工具，人們就只能依賴在後續跟進的電子郵件中詢問，這雖然可行，但對於文件是否已被閱讀幾乎無法提供任何確切資訊。

步驟 1：在 Fabric 中撰寫或上傳文件

您可以直接在 Fabric 的筆記與文件編輯器中撰寫文件，也可以匯入現有檔案：將 DOCX、Markdown、TXT 或 HTML 檔案拖放至應用程式中、直接貼上，或點擊「上傳檔案」。Google 文件和 Notion 頁面則可透過付費方案的連線功能匯入。

如果該文件與其他文件屬於同一組（例如提案加上報價單和案例研究），請將它們放在一個資料夾中並發布該資料夾。資料夾會以網頁形式發布，因此讀者只需一個連結即可查看整組內容。如何向客戶發送包含所有交付成果的單一頁面介紹了這種方法。

步驟 2：為每位讀者發布獨立連結

點擊「分享」以開啟分享視窗，前往「發布」分頁並點擊「建立連結」。以讀者的名字為連結命名（例如：Lena，Brightwater 提案），並開啟「收集互動分析」。為每位讀者建立一個專屬連結。對於出差政策，這意味著要建立二十個以每個人命名的連結，這只需幾分鐘時間，卻能在催促階段節省大量時間。同一個文件可以建立任意數量的發布連結，且每個連結都有自己的設定和造訪歷程。

追蹤功能是透過「發布」而非「分享」來實現的。共用項目用於協作，不帶有分析功能；發布的連結則具備分析功能。分析記錄會記錄連結的造訪情況，但不會顯示訪客姓名，因此為每位讀者提供專屬連結正是讓您區分他們的方法。連結分析功能包含在 Pro 和 Team 方案中。

步驟 3：設定每個連結的存取權限

每個連結都有獨立的選項。「允許下載」讓讀者可以儲存副本；提案草稿請將其關閉，而對於大家需要留存的政策則請開啟。對於任何內部或特定客戶的內容，請關閉「允許搜尋引擎建立索引」；對於草稿，請關閉「允許訪客複製到其 Fabric」，以免讀者保留已過時的副本。對於 Pro 或 Team 上的機密文件，可以新增密碼：右鍵點擊文件，選擇「新增密碼保護」並輸入密碼。密碼保護沒有重設機制，每位讀者的存取權限在需要再次輸入密碼前可維持 6 小時。

步驟 4：在同一網址保持文件最新狀態

在 Fabric 中編輯原始文件會直接更新已發布的版本。如果您修改了提案中的價格或在政策中新增了一項條款，每位讀者的連結都會顯示變更，無需寄送新的電子郵件，也不會有舊的附件留在任何人的收件匣中。如何判斷檔案的最新版本介紹了當檔案數量倍增時這一點為何至關重要。

步驟 5：查看誰打開了文件，並進行後續跟進

每個連結都有流量隨時間變化的圖表，以及每次造訪的日期、訪客的位置和裝置。連結分析可讓您比較同一份文件的所有連結，清楚查看哪些讀者已打開文件、哪些還沒打開。如何追蹤是否有人打開了您分享的連結詳細介紹了閱讀造訪模式。

對於發送給二十個人的政策，這項比對功能還可以兼作核對清單：到了週五，您可以查看哪些連結仍無人造訪，並僅向這些人發送提醒。對於提案而言，在初次造訪幾天後的第二次造訪，通常代表內部正在討論該提案。

如果您需要讀者的意見回饋，請改為以「評論者」身分與他們共用該文件。他們可以標記反白文字並新增評論，而您可以將每則評論標記為已完成。協作頁面介紹了分享與角色的詳細資訊。

常見問題

我如何知道是否有人打開了我寄出的文件？

將其以已發布的連結寄出並開啟「收集互動分析」，每個人使用一個具名連結。每個連結上的造訪記錄會顯示該人員是否已打開文件。

我可以在 Fabric 中查看誰檢視了共用文件嗎？

分析功能僅適用於發布的連結。共用項目用於協作，不包含分析功能，因此當您需要造訪數據時，請發布該文件。

分析功能會顯示每次造訪的哪些資訊？

造訪日期、訪客的位置和裝置，以及該連結隨時間變化的流量圖表。

寄出連結後，讀者會看到我所做的修改嗎？

會的。在 Fabric 中編輯原始檔案會更新已發布的版本，而連結保持不變。

我可以用這種方式分享 Word 文件嗎？

可以。將 DOCX 檔案上傳到 Fabric，並像處理其他檔案一樣發布即可。

讀者需要 Fabric 帳戶嗎？

不需要。發布的連結可在瀏覽器中直接開啟。

我可以追蹤發送給整個團隊的文件嗎？

從同一份文件中為每位團隊成員建立一個專屬具名連結。比對這些連結即可查看目前誰已打開文件。

進行文件追蹤需要哪種方案？

連結分析適用於 Pro 和 Team 方案；發布功能適用於所有方案。Team 方案不是按席位計費；請參閱團隊方案。