如何搜尋收據與發票

客戶表示發票 INV-2041 從未付款。您的會計師要求提供居家辦公室所有超過 75 美元的收據。筆記型電腦無法充電，您需要購買憑證來申請保固。每項要求最終都歸結為同一個任務：透過印在文件內部的號碼、名稱或金額來找到一份文件。

本指南介紹如何使用 Fabric 搜尋收據和發票。它說明了如何將 PDF、電子郵件收據和紙本單據集中到一個資料庫中，然後搜尋精確的發票號碼和金額、篩選結果，並讓 AI 助理彙整資料夾中的數據。

人們通常如何尋找收據或發票

電子郵件搜尋是第一步，對於透過電子郵件收到的收據，通常很有效。在 Gmail 或 Outlook 中搜尋商店名稱或「收據」一詞，就能找到大部分線上訂單。但如果收據是名稱通用的 PDF 附件，或者您發送的發票來自會計軟體而不是您的收件匣，情況就會變得更加棘手。

QuickBooks、Xero 和 Expensify 等會計與費用應用程式會保留經過它們的發票和收據，且每個應用程式內都有良好的搜尋功能。紙本收據則是缺口：它們放在抽屜、錢包或鞋盒裡，感熱紙上的字跡可能會在您需要之前褪色。

許多自由職業者和家庭會在電腦或雲端硬碟上按年份保留一個資料夾。當檔案命名謹慎時（例如 2025-03 Acme invoice 2041.pdf），這種方法很管用。但若命名不規範，要找到文件就意味著得逐一打開檔案查看。

步驟 1：將收據和發票集中在一個資料庫中

將收到的電子郵件收據和發票及其附件轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址。它接受來自您已驗證帳戶地址的郵件，在團隊中您還可以核准其他寄件人，因此簿記員或合作夥伴也可以將文件寄入。

對於紙本收據，請用手機拍照並透過 Fabric 行動應用程式新增。如果您已經有用相機拍攝收據的習慣，自動相簿備份可以將它們匯入，您也可以將其限制在特定的相片資料夾。電腦上的 PDF 發票可以直接拖曳進來，或透過「上傳檔案」新增。

如果您的收據已經保存在 Gmail 或 Outlook 中，連線功能可讓 Fabric 的搜尋和 AI 助理存取它們，而無需逐一轉寄。連線功能需要付費方案。

步驟 2：搜尋發票號碼、金額或供應商

點擊「搜尋」或按 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows)。若要進行精確搜尋，請加上引號以進行嚴格比對，例如：“INV-2041”、“1,240.00”或供應商名稱。Fabric 搜尋可以讀取 PDF、文件和圖片中的文字，包括紙本收據相片中的文字，並且僅返回包含該精確字串的項目。

當您不知道號碼時，可以改為描述購買內容：5 月里斯本的飯店，或我去年秋天買的路由器。搜尋會根據語義和關鍵字進行比對，且 Fabric 會在每件物品匯入時為其撰寫摘要，因此即使您的用詞與收據上印製的文字不符，也可以透過其用途描述找回收據。如果初步搜尋沒有結果，請新增您確定的詳細資訊（例如商店或月份），然後再次搜尋。

搜尋結果會直接開啟在精確的頁面，這對於多頁明細單和冗長的供應商發票非常有幫助，特別是當您需要的行出現在第三頁時。直接在該處開啟結果意味著您可以立即確認金額和日期，並複製您需要的參考編號。

步驟 3：依資料夾、標籤或類型篩選

使用標籤、位置或項目類型篩選器來縮小搜尋結果。將搜尋「Adobe」限制在 2025 年業務支出資料夾中，可以將訂閱發票與檔案中提及 Adobe 的其他內容區分開來。

Fabric 會根據每個文件的內容建議標籤，而智慧收藏可以根據收據和發票包含的內容將它們彙整在一起，無需您逐一歸檔。如果您也想要使用資料夾，報稅季節如何保存收據介紹了一種簡單的按年整理設定。

步驟 4：讓 AI 助理進行加總

開啟收據或發票的資料夾並向 AI 助理提問。它會自動受限於該資料夾，其回答會附上可點擊的引用連結，指向資料來源的文件。像是「哪些給 Northwind 的發票日期在 3 月 1 日之後」，或是「我今年在軟體訂閱上花了多少錢」等問題，都能獲得很好的解答。

在將任何數據納入報稅表或催繳款項之前，請對照引用的文件進行核對。引用連結讓這個過程變得快速，因為每個連結都會開啟來源收據或發票。回答可以儲存為筆記，讓您在文件旁保留簡短的日常記錄，例如「未付款發票，第 2 季」。

步驟 5：分享您找到的內容

找到合適的文件後，您可以與會計師分享資料夾並給予檢視或評論權限，以便他們開啟檔案並留下問題。若要向客戶發送未付款發票的副本，請在開啟下載功能的情況下將其作為連結發布。如何為會計師準備好收據逐步說明了交接流程。

常見問題

如何透過號碼尋找發票？

開啟搜尋並在引號中輸入發票號碼，例如“INV-2041”。Fabric 只會返回包含該精確文字的項目，並在正確的頁面開啟它們。

我可以搜尋紙本收據相片上的文字嗎？

可以。搜尋涵蓋圖片中的文字，包括拍攝的文字，因此可以透過上面印製的商店名稱、金額或日期來找到收據相片。

我可以按金額搜尋收據嗎？

將金額完全按照收據上顯示的形式加上引號，例如“89.99”，以進行精確比對。

如何將電子郵件收據匯入 Fabric？

將它們轉寄到您的 Fabric 電子郵件地址，或在付費方案中連線 Gmail 或 Outlook。如何自動儲存電子郵件帳單和收據介紹了這兩種途徑。

AI 可以加總我的收據金額嗎？

在存放收據的資料夾中向 AI 助理提問。它會引用所使用的每張收據，因此在採用數據前請對照來源進行核對。

我的會計師可以查看我的收據嗎？

將資料夾以檢視者或評論者身分與他們分享。外部人員無需註冊即可使用共享連結。

我需要重新命名收據檔案嗎？

不需要。搜尋會讀取每個檔案的內部內容，因此名為 IMG_4821.jpg 的收據可以透過其內容被找到。

我可以在免費方案中搜尋收據嗎？

檔案上傳和有限的 AI 使用屬於免費方案。與 Gmail 和 Outlook 的連線需要付費方案。詳情請參閱定價。