如何在電子郵件中進行搜尋

去年春天，建築承包商透過電子郵件寄來了報價單。會議飯店的預訂確認號碼，以及客戶同意延後截止日期的往來郵件也是如此。你隱約記得信件內容，卻記不清是誰寄的，或寄到了哪一個帳號，而你需要的那份附件後來可能也已經存到了雲端硬碟中。

本指南將介紹如何使用 Fabric 搜尋電子郵件。內容包括如何連結 Gmail 或 Outlook，讓電子郵件能與您的檔案和筆記一同被搜尋；如何轉寄您想要保留的郵件；以及如何利用引號、篩選條件和 AI 助理精準找出所需信件。

大家通常如何搜尋電子郵件

Gmail 和 Outlook 都具備出色的搜尋功能。當您知道寄件者或大約日期時，Gmail 的搜尋運算子（如 from:、has:attachment、before:、filename:）以及 Outlook 的搜尋篩選器能迅速縮小信箱範圍。對於大多數單一收件匣的查詢來說，這已經足夠。

但當答案分散在不同地方時，情況就變得棘手了。工作帳號和個人帳號需要分開搜尋。郵件裡可能寫著「請見附件」，但該附件後來已經過修改並存到了雲端硬碟，而信中所指的決定可能記錄在一份會議筆記中。每個項目都只能在各自的應用程式中搜尋，您必須自己將它們拼湊起來。

許多人應對的方法是為重要郵件加上星號或標籤，或是把檔案寄給自己以便日後尋找。如果標籤使用得當且一致，確實有幫助。但寄信給自己往往會讓收件匣塞滿難以區分的複本。

步驟 1：連結 Gmail 或 Outlook

前往 Fabric 市集並選擇 Gmail 或 Outlook。您會看到有關該連線的資訊。點擊「安裝」，在權限畫面登入您的電子郵件帳號並授予權限。隨後 Fabric 會將您導回並確認連線成功。連線功能需要付費方案。

連結完成後，搜尋功能和 AI 助理就能閱讀您的電子郵件，並與 Fabric 中的所有內容整合。如果您同時擁有工作和個人帳號，請分別連結，這樣一次搜尋就能涵蓋兩者。

步驟 2：轉寄您想要保留的電子郵件

有些郵件值得直接保留在 Fabric 中：合約、確認函、收據、客戶指示等。請將這些郵件連同附件一起轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址。它只接收來自您已驗證帳號地址的郵件；若是團隊，您也可以核准其他寄件者。

轉寄的電子郵件會轉換為資料庫中的項目，您可以為其新增留言或標籤，並將它們與相關檔案保存在同一個資料夾中。如何停止把檔案寄給自己一文說明了為什麼這種方式通常比寄給自己的收件匣更好用。

在手機上，您可以從任何郵件應用程式進行轉寄。Fabric 行動應用程式中的分享面板也能傳送附件、連結和複製的文字，這在您不在座位上時，對於快速擷取郵件中的確認碼或地址非常方便。

步驟 3：搜尋精確字詞

點擊「搜尋」或按下 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows)。針對轉寄至 Fabric 的電子郵件，輸入查詢詞後，Fabric 搜尋會根據語意和關鍵字進行比對。將文字加上雙引號可進行精確比對，這非常適合用來搜尋預訂確認號、訂單編號、專案代碼，或是像「將發布日期改至 14 號」這類特定的短語。

若要將已連結的信箱納入搜尋，請點擊知識搜尋面板。在網頁版和電腦版上，該面板位於搜尋畫面的右側；在行動版上則位於底部的抽屜面板中。它會同時搜尋 Fabric 和您已連結的應用程式。如果初步結果不盡如人意，您可以提出追問，例如「只要建築承包商寄來的」或「只要去年的」。

利用標籤、位置或項目類型進行篩選，有助於在儲存至 Fabric 的電子郵件中縮小搜尋範圍，例如僅搜尋「房屋翻修」資料夾中的項目。

步驟 4：向 AI 助理詢問郵件對話串的內容

當您需要長篇郵件對話串中的特定答案，而非整串郵件本身時，可以詢問 AI 助理。它會在 Fabric 和您已連結的應用程式中執行相同的搜尋，其回答會附帶可點擊的引用來源，讓您能直接開啟原始郵件。

提出像「我們和 Northwind 約定的截止日期是什麼時候？」或「保險公司對自負額怎麼說？」這樣的問題，能省去翻找數十封回信的時間。如果答案值得保留，可以將其存為該客戶或專案資料夾中的筆記。建立一份標題為「Northwind 約定日期」的簡短筆記，並在答案旁註明各來源郵件的寄件者與日期，下次要尋找時，會比重新翻找原始對話串快得多。

步驟 5：將附件與其所屬檔案保存在一起

搜尋收件匣通常是為了尋找附件。轉寄的附件在 Fabric 中會以檔案形式呈現，搜尋功能可以讀取 PDF 和文件內的文字，並直接定位開啟至精確的頁面。如何快速找到舊郵件附件深入介紹了這部分功能。

將電子郵件及其附件與其他專案檔案保存在同一個資料夾中，意味著一次搜尋就能涵蓋這三者。如何一次搜尋所有應用程式展示了這項功能所能達到的廣度。

常見問題

我可以同時搜尋 Gmail 和我的檔案嗎？

可以。只要連結 Gmail，並使用知識搜尋面板或 AI 助理即可，它們會同時搜尋 Fabric 和您已連結的應用程式。連線功能需要付費方案。

Fabric 支援 Outlook 嗎？

支援。您可以從 Fabric 市集建立 Outlook 連線，操作方式與 Gmail 相同。

如何在舊郵件中搜尋精確短語？

在 Fabric 搜尋中將短語加上雙引號即可進行精確比對。這對於參考編號和特定措辭非常有效。

我可以同時搜尋兩個電子郵件帳號嗎？

可以。只要連結各個帳號，知識搜尋面板就會將它們與您的 Fabric 資料庫一併納入搜尋範圍。

我可以不連結收件匣，只將個別郵件儲存到 Fabric 嗎？

可以。將郵件轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址即可。它接收來自您已驗證帳號地址的郵件，以及您為團隊核准的任何其他寄件者。

AI 可以幫我摘要冗長的郵件對話串嗎？

可以向 AI 助理詢問該對話串的內容。它的回答會附帶其所參考郵件的可點擊連結，您也可以將答案儲存為筆記。

免費方案包含搜尋電子郵件功能嗎？

連結 Gmail 和 Outlook 需要付費方案。請參閱定價瞭解各方案選項。

我轉寄的附件會如何處理？

它們會儲存至 Fabric 中，PDF 和文件內的文字均可供搜尋，且搜尋結果能直接定位開啟至精確頁面。