如何在舊簡報中進行搜尋

週四要交一份新的簡報，而你清楚記得自己以前做過這張投影片。兩年前的董事會簡報裡有一張市場規模圖表、給客戶的提案裡有一張定價表、某次會議演講中引用過客戶的評價。這些簡報檔案的名稱類似 Final_v3.pptx 和 Q2 review (2).pptx，而且數量多達數百個。

本指南將說明如何使用 Fabric 搜尋舊簡報中的文字，以便找出包含特定投影片的簡報、按來源進行篩選，並針對整個舊簡報資料夾進行提問。

大家平時是如何尋找舊投影片的

通常的做法是憑記憶加上猜測。你大概回想一下這張投影片是什麼時候製作的，打開該季度或該客戶的資料夾，然後在投影片瀏覽檢視中逐一翻閱簡報，直到找到正確的那一張。當投影片是最近製作且資料夾內容較少時，這個方法很有效。

PowerPoint 的「尋找」功能（Cmd+F 或 Ctrl+F）可以搜尋已開啟的簡報，這在你已經找到正確檔案時非常有用。「最近開啟」清單對上個月的工作有所幫助。Google 雲端硬碟搜尋可以讀取 Google 簡報以及許多已上傳簡報中的文字，因此將所有內容都儲存在雲端硬碟的團隊可以相當順利地使用它，前提是簡報已儲存在那裡，而不是作為電子郵件附件轉發。

有些團隊會建立一個主投影片庫：一個包含已核准投影片的單一簡報，供大家複製使用。只要有人負責維護，它就能保持井然有序。但當該負責人轉向其他工作時，最新、最好的投影片又會散落在各個專案簡報中，而該資料庫就會逐漸過時。

步驟 1：將舊簡報集中在一個資料庫中

Fabric 支援 PPT 和 PPTX 檔案。選取包含舊簡報的資料夾並將其拖曳到網頁版或桌面版應用程式中，或者點擊「上傳檔案」；大量檔案可以一次性上傳。如果您的簡報包含大量圖片和影片，桌面版應用程式可以將 Fabric 掛載為磁碟機，其中的檔案不會佔用電腦空間，並在開啟時以串流方式載入。

Google 簡報可透過 Google 雲端硬碟連線匯入。使用連線功能需要付費方案。雲端硬碟支援雙向同步，因此在 Google 簡報中編輯的內容會在 Fabric 中保持最新狀態。

以附件形式收到的簡報可以直接轉發到您的 Fabric 電子郵件地址，這樣無需經過下載資料夾即可直接儲存附件。

步驟 2：搜尋您記得的投影片關鍵字

點擊「搜尋」或按下 Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）。投影片標題和短語通常具有獨特性，因此非常適合作為搜尋關鍵字。將它們加上引號以進行精確搜尋：例如「total addressable market」、「what customers told us」或客戶名稱。Fabric 搜尋只會返回包含這些完全相同字詞的項目。

如果您記不清確切用詞，可以在不加引號的情況下描述投影片，例如「competitor pricing comparison for the enterprise tier」。混合搜尋會同時根據語意和關鍵字進行比對，因此標題為「How we stack up」的投影片仍可能在此查詢中被檢索出來。

Fabric 還會在每個簡報匯入時自動產生摘要，因此即使您輸入的詞組未出現在任何單一投影片上，針對簡報涵蓋主題的搜尋仍可將其呈現出來。

步驟 3：依客戶、資料夾或檔案類型篩選

多年累積的簡報會產生冗長的搜尋結果清單，特別是像「roadmap」或「results」這樣的常見詞彙。您可以依項目類型進行篩選以將結果限制為簡報，依位置篩選以搜尋單一客戶的資料夾或特定年份，或者如果您已按受眾或活動為簡報添加了標籤，也可以依標籤進行篩選。

Fabric 會根據每份簡報的內容（例如涵蓋的主題）推薦標籤。在簡報匯入時接受其中一些標籤，或設定按主題收集簡報的智慧收藏集，可讓您日後無需手動歸檔即可更快進行篩選。

步驟 4：尋找與所需簡報相似的內容

有時您找到的結果很接近但並非完全正確：例如找到了去年的董事會報告版本，而您需要的是更早之前的版本。選取該檔案並執行相似度搜尋。Fabric 會尋找與其相似的項目，並在同一個清單中顯示其他版本及相關簡報。

當出現多個版本時，如何判斷檔案的最新版本介紹了梳理這些版本的方法。如果您保留了常用投影片的螢幕截圖，這些截圖也可以透過其中的文字以及所顯示的內容進行搜尋，因此一張圖表圖片就能引導您找回其來源簡報。

步驟 5：跨資料夾對簡報進行提問

對於涉及多個簡報的問題，打開該資料夾並詢問 AI 助手。它的搜尋範圍會自動限制在該資料夾內，並提供可點擊的引用來源連結至所參考的簡報。例如「哪份簡報最先展示了三層定價模式？」或「我們在 2024 年向投資人提供了多少客戶流失率數據？」等問題都非常適合。

答案可以儲存為筆記，這是快速建立常用投影片索引的簡便方式。若要同時搜尋 Fabric 和其他已連接的應用程式，請使用搜尋畫面上的知識搜尋面板。如何一次搜尋所有應用程式詳細介紹了該設定。

常見問題

如何在舊 PowerPoint 中找到特定投影片？

將簡報上傳到 Fabric，開啟搜尋功能，並在引號中輸入投影片中的字詞。搜尋結果將列出包含該字詞的簡報。

我可以在不開啟 PowerPoint 檔案的情況下搜尋它們嗎？

可以。Fabric 可以透過單一搜尋列搜尋資料庫中的 PPT 和 PPTX 檔案，因此您只需在確認是正確的檔案後再打開簡報。

Fabric 支援 Google 簡報嗎？

支援，可透過 Google 雲端硬碟連線進行雙向同步。使用連線功能需要付費方案。

如果我不記得投影片上的任何字詞該怎麼辦？

在不加引號的情況下描述投影片的大致內容。搜尋會按語意進行比對，且 AI 助手可以回答針對資料夾內所有簡報的描述性問題。

如何僅搜尋特定客戶的簡報？

使用位置篩選器將搜尋範圍限制在該客戶的資料夾或空間中。您也可以開啟該資料夾並向 AI 助手提問，其範圍將維持在該資料夾內。

我可以找到同一份簡報的其他版本嗎？

選取該簡報並執行相似度搜尋。Fabric 會列出與其相似的項目，通常包含較早和較晚的版本。

數百份舊簡報會佔滿我的筆記型電腦空間嗎？

如果您使用桌面磁碟機就不會。其中的檔案不會佔用電腦空間，並在開啟時以串流方式載入。如何在不刪除檔案的情況下釋放筆電空間介紹了相關設定。

我可以在免費方案中上傳簡報嗎？

可以。免費方案支援檔案上傳，但有儲存空間和檔案大小上限。連接 Google 雲端硬碟需要付費方案。