如何在您的所有試算表中進行搜尋

試算表總是在不知不覺中越積越多。有去年的預算活頁簿、某人在三月透過電子郵件寄來的供應商報價單、從 CRM 匯出的三個 CSV 檔案，還有一份包含名為「Sheet1 (2)」分頁的規劃表。當有人問你 2024 年包裝材料的單價是多少時，答案就在其中一個檔案裡，而逐一打開往往要花掉大半個下午。

本指南介紹如何使用 Fabric 跨所有試算表進行搜尋：將 Excel、CSV 和 Google 試算表檔案整合在一起，依名稱、主題或精確詞彙找到正確的檔案，並讓 AI 助理讀取內容並提取出您需要的數據。

大家平時是如何搜尋試算表的

當您將「範圍」設定為「活頁簿」時，Excel 的「尋找與取代」（Cmd+F 或 Ctrl+F）可以搜尋整個活頁簿，而且快速又精準。不過它只能搜尋目前開啟的檔案，因此一個跨越二十個活頁簿的問題意味著必須打開二十個活頁簿。

Spotlight 和 Windows 搜尋可以檢索您電腦本機中的多種檔案類型，這對儲存在本機的檔案很有幫助。Google 雲端硬碟搜尋則能依內容尋找 Google 試算表，適合把所有東西都放在雲端硬碟的團隊。但作為附件寄送的 CSV 匯出檔和 Excel 檔案通常兩者都不是，而是零散在收件匣或下載資料夾中。

一個更進階的解決方案是建立一個主活頁簿，透過查閱公式或 Power Query 從其他活頁簿提取資料。對於欄位穩定、檔案固定的情況，這種方法效果很好。但當供應商更改了報價單的版面配置，或新的匯出檔案增加了一欄時，這些連結就需要手動修復。

步驟 1：匯整您的試算表

Fabric 支援 CSV 和 XLSX 檔案。將它們拖曳到網頁版或桌面版應用程式中、直接貼上，或按一下「上傳檔案」；大量檔案可同時上傳。如果您希望繼續直接從 Excel 儲存到資料夾中，可以安裝桌面版應用程式，它會將 Fabric 作為磁碟機掛載在 Finder 或檔案總管中。

Google 試算表是透過連線匯入的，這需要付費方案。透過電子郵件收到的報價單和匯出檔案可以轉寄到您的 Fabric 電子郵件地址，系統會直接將附件儲存到您的資料庫中。它接受來自您已驗證帳戶地址的郵件，在團隊方案中您還可以核准其他寄件者。

步驟 2：找到正確的檔案

當試算表匯入後，Fabric 會根據其內容建立嵌入向量、撰寫簡短摘要，並記錄內容類型和主題等屬性。這意味著搜尋功能可以根據內容主題找到活頁簿，即使檔名只是 Export_20240312.csv。

按一下「搜尋」或按下 Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）並描述該檔案：2024 年包裝供應商報價，或按通路劃分的每月廣告支出。Fabric 搜尋會結合語意與關鍵字進行比對。若要搜尋特定的供應商名稱、SKU 或專案代碼，請加上引號進行精確比對。

當有多個檔案符合時，篩選條件會很有幫助。您可以依項目類型、位置（例如「財務」資料夾）或標籤進行篩選。Fabric 會根據每個檔案的內容推薦標籤，您可以在檔案匯入時採用實用的標籤。

步驟 3：讓 AI 助理讀取數據

找到檔案只是完成了一半的工作。另一半是找出裡面的數據，這就是 AI 助理派上用場的地方。它可以讀取 CSV 和 XLSX 檔案，因此您可以直接詢問其中的內容，而不必逐行捲動尋找。

開啟存放試算表的資料夾並開啟助理。助理會自動將範圍限制在該資料夾內，並分析其中的所有內容來回答問題。您可以詢問像是「三月份報價單中 500ml 瓶裝的單價是多少」，或「在這些匯出資料中，哪個月的廣告支出最高」。答案會附上引用來源的可點擊連結，讓您可以開啟試算表並親自核對該儲存格。

若要查詢不同資料夾中的試算表，請在各資料夾上按一下滑鼠右鍵並將其新增到助理的上下文環境中。後續問題會保留相同的上下文，非常適合用於連續提問，例如先按季度統計總額，再按供應商細分，最後僅檢視過去兩年的數據。

步驟 4：核對資料來源的數據並儲存答案

將助理的回答視為定位到正確儲存格的指引，在將數據寫入報告或電子郵件之前，請先在檔案中進行確認。引用連結會直接開啟所使用的試算表，使核對過程非常迅速。

實用的答案只需按一下即可儲存為筆記。久而久之，像「歷年包裝成本」這樣附帶各來源工作表引用的簡短筆記，就能免去重複查詢的麻煩。單一訂閱即涵蓋來自多家實驗室的模型，包括 Claude、Gemini 和 OpenAI，因此如果針對格式混亂的匯出資料所得出的答案看似有誤，您可以嘗試切換其他模型。有關整理財務檔案的想法，請參閱自由職業者如何整理發票。

步驟 5：搜尋其他應用程式中的試算表

尚未移入 Fabric 的試算表，只要其所在的應用程式已完成連線，就依然可以搜尋。在網頁版和桌面版搜尋畫面右側，或行動裝置底部的抽屜式面板中，按一下知識搜尋面板，即可同時搜尋 Fabric 和您已連線的應用程式。如何一次搜尋所有應用程式說明了其運作方式。

如果您還希望平時使用的 AI 工具也能讀取這些檔案，Fabric 的 MCP 伺服器可讓 ChatGPT、Claude 和其他工具搜尋 Fabric 並讀取檔案內容，包括來自 Google 雲端硬碟等已連線應用程式的檔案。

常見問題

如何一次搜尋多個 Excel 檔案？

將檔案放入 Fabric 並使用搜尋功能找到相應的活頁簿。若要尋找其中的特定數值，請開啟該資料夾並詢問 AI 助理；助理會讀取 XLSX 和 CSV 檔案並引用所使用的檔案。

Fabric 可以讀取 CSV 或 XLSX 檔案中的資料嗎？

可以。AI 助理能夠讀取 CSV 和 XLSX 檔案，因此您可以針對其中包含的資料列和數據提出問題。

它支援 Google 試算表嗎？

支援，透過連線功能即可實現。與其他應用程式連線需要付費方案。

當檔名沒有任何實質資訊時，該如何找到該試算表？

描述其中的內容即可。Fabric 會為每個檔案建立摘要並依語意進行搜尋，因此針對內容的查詢也能找到名稱為 Export_final.csv 的檔案。

我可以搜尋精確的產品代碼或供應商名稱嗎？

將代碼或名稱加上引號即可進行精確比對。您也可以讓 AI 助理在試算表資料夾中進行尋找。

我應該信任 AI 提供的數據嗎？

請將它們作為參考起點。每個答案都會連結到提取資訊的來源檔案，因此在正式採用前，請務必先在原始工作表中核對該數據。

ChatGPT 或 Claude 可以搜尋我的試算表嗎？

可以，透過 Fabric 的 MCP 伺服器即可實現，該伺服器允許它們搜尋 Fabric 並讀取檔案內容。如何搭配您自己的檔案使用 ChatGPT 介紹了相關設定方法。

免費方案可以使用這些功能嗎？

上傳試算表和有限度的 AI 使用包含在免費方案中。連接至 Google 試算表等第三方應用程式則需要付費方案；請參閱計費方式。