如何將收據掃描成可搜尋的文字

紙本收據容易褪色、捲曲，最後往往被塞在大衣口袋裡。而那些重要的收據通常在幾個月後才用得上：申請保固用的五金店收據、報銷差旅費的客戶午餐收據，或是報稅用的一疊辦公用品收據。到那時候，感熱紙上的字跡可能已經褪了一半，而你拍的照片也淹沒在寵物狗的照片和停車標誌之間。

本指南介紹了人們通常如何將收據數位化、這些方法在哪些地方顯得不便，以及如何將收據拍照存入 Fabric，讓每張收據上的印刷文字，以及透過電子郵件收到的收據都能夠被搜尋。

人們通常如何將收據數位化

鞋盒或信封仍然是最常見的方式。這種方法不需要任何設定，在有人要找特定某張收據之前都運作良好——但到了那個時候，每張紙條都必須攤開來仔細閱讀。感熱紙也會褪色，因此鞋盒放著放著，上面的資訊可能就消失了。

用手機相機拍照顯然是個升級。照片很安全，但它會和其他照片一起混在相簿裡。有些相簿應用程式可以辨識圖片中的文字，但要找到某張收據，仍然意味著得在一大堆菜單、路標和螢幕截圖的搜尋結果中費力滑動尋找。

掃描應用程式可以將收據轉換為裁切好的 PDF，看起來更整潔。這些檔案通常會自動命名為包含日期和數字的通用名稱，因此 PDF 雖然乾淨，但如果不逐一開啟，仍然很難找到。記帳應用程式則更進一步，能替你讀取總額；它們適合需要提交報銷的人，而且往往是圍繞著這種工作流程建構的，而不是為了通用記錄保存。

有些人會將每張收據鍵入試算表中。試算表很容易計算總額，但每筆消費都要花時間記錄，而且原始收據仍然需要妥善保管在某處，以防有人要求查驗。

步驟 1：將收據拍照存入 Fabric

用手機拍下收據，然後開啟分享選單並選擇 Fabric。iOS 和 Android 上的 Fabric 行動應用程式可透過這種方式接收來自任何應用程式的照片和檔案。請將收據撫平並在光線充足處拍照，以確保小字清晰可讀。

如果您不想每次都手動分享照片，可以在行動應用程式中開啟相簿自動備份。您可以同步所有照片或僅同步特定資料夾，因此手機上專門的收據相簿可以直接同步到 Fabric。iOS 和 Android 上的訂單確認螢幕截圖也可以自動匯入。

對於手寫收據（例如市集攤位或工匠開立的收據），手寫掃描器會將照片轉換為結構化筆記，並在旁邊保留原始圖片。包括免費版在內的每個方案都包含此掃描器。

您已經掃描為 PDF 或儲存在電腦上的收據也可以匯入。將它們拖曳到 Fabric 中、貼上，或按一下「上傳檔案」，即可一次處理大量檔案。

步驟 2：轉寄透過電子郵件收到的收據

線上訂單、共乘服務和訂閱項目通常會透過電子郵件傳送收據。將該郵件或附加的 PDF 轉寄到您的 Fabric 電子郵件地址，它就會與您拍照儲存的收據存放在一起。Fabric 僅接收來自您已驗證帳戶地址的郵件，您也可以核准其他寄件者，這在合作夥伴或會計人員也需要傳送收據時非常實用。詳情請參閱如何自動儲存電子郵件帳單與收據。

儲存時如果覺得有幫助，可以加上備註或標籤。當收據本身沒有載明購買用途時，像「客戶：Harlow」或「居家辦公室」這樣的標籤就非常有用。

步驟 3：搜尋收據上的文字

Fabric 可以讀取圖片、螢幕截圖和 PDF 內的文字，包括拍攝的照片中的文字。按一下「搜尋」或按下 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows)，輸入商店名稱、品項或描述（如「去年春天的印表機墨水」）。Fabric 搜尋支援語意匹配與關鍵字匹配。

在搜尋值加上引號可以進行精準匹配。這是根據訂單編號、信用卡末四碼或精準金額尋找收據最快的方式。篩選器可按標籤、檔案中的位置或項目種類縮小搜尋範圍，讓搜尋僅限於您的收據資料夾內。

Fabric 還會為每個項目撰寫簡短摘要並擷取內容類型等屬性，同時也會建議標籤。您設定的智慧收藏會根據這些內容自動填入，因此收據收藏可以在新收據送達時自動納入。報銷費用時如何找到所需的收據深入介紹了更多搜尋技巧。

步驟 4：提問並與您的會計師共享

開啟存放收據的資料夾並啟動 AI 助理。它的檢索範圍僅限於該資料夾，因此您可以詢問有哪些收據來自特定供應商，或索取第二季設備採購的清單。回答會引用所依據的收據，因此在採用任何數據前請務必核對每張收據。

到了需要移交資料的時候，可以將資料夾以檢視者權限共享給您的會計師。Fabric 外部的人員無需註冊即可開啟共享連結。角色與權限詳細介紹了檢視者、評論者、編輯者和管理員等層級。如需完整流程，請參閱如何為會計師整理收據。

常見問題

如何讓收據照片支援搜尋？

透過手機的分享選單、相簿備份或上傳將照片儲存到 Fabric。Fabric 搜尋可以讀取圖片中的文字，包括拍照拍到的文字。

我可以按金額或訂單編號搜尋收據嗎？

可以。搜尋時將號碼加上引號，即可對收據上印刷的文字進行精準匹配。

用手機掃描收據的最佳方式是什麼？

在光線充足處將收據平放拍照，然後傳送到 Fabric。如何用手機掃描紙本文件提供了更多拍攝清晰照片的技巧。

Fabric 可以辨識手寫收據嗎？

手寫掃描器可將手寫照片轉換為結構化筆記，並在旁邊保留原始照片。這項功能在免費方案中即可使用。

我可以把電子郵件收據存在同一個地方嗎？

可以。將它們轉寄到您的 Fabric 電子郵件地址，它們就會與您的收據照片存放在一起。

在 Fabric 中儲存收據需要付費方案嗎？

不需要。照片和檔案上傳、手寫掃描器以及搜尋功能都包含在免費方案中，但該方案有儲存空間和檔案大小上限。與其他應用程式的連線整合則需要付費方案。

我可以上傳已經掃描成 PDF 的收據嗎？

可以。將它們拖曳進來或使用「上傳檔案」。PDF 內的文字支援搜尋，而且搜尋結果會直接開啟到正確的頁面。

我該如何讓會計師存取我的收據？

以檢視者權限與他們共享收據資料夾。他們無需建立 Fabric 帳戶即可開啟共享連結。