如何在手機上儲存收據

收據有兩種形式，而且兩者都很容易遺失。紙本收據在皮夾或外套口袋裡會褪色，而感熱紙幾個月內就可能變白。電子郵件收據則淹沒在電子報和訂單更新之中。每當你需要它們來報銷費用、退貨、申請保固或報稅時，它們幾乎總是不在預期的地方。

本指南介紹了人們通常在手機上保存收據的方式、這些方法在何處會遇到瓶頸，以及如何將紙本和電子郵件收據存入 Fabric，以便將它們集中在同一處，並能根據上面印製的內容進行搜尋。

人們通常如何在手機上保存收據

用相機拍照是最常見的方法。它既快速又免費。但隨後這張照片就會與其他數千張照片一起堆在相簿中，要找到某次購買的收據，意味著必須往回滾動到大概正確的日期。

掃描應用程式和費用報銷工具（例如 Expensify 或公司自訂的報銷應用程式）是用於公務採購的下一步。它們會讀取總金額和商家並提交報銷申請，這非常適合商務差旅。個人收據、保固單和家用品採購通常不會放在那裡，因此最終會分散在其他地方。

電子郵件收據通常停留在收件匣中，有時會加上標籤。按商店名稱搜尋通常可以找到它們，儘管同一次購買的收據可能會分散在訂單確認信、出貨通知郵件和單獨的發票之間。如何在報稅季保存收據介紹了哪些內容值得保留以及保留多久。

步驟 1：拍照將紙本收據存入 Fabric

從行動裝置下載頁面安裝適用於 iOS 或 Android 的 Fabric 應用程式。用手機相機拍攝收據，然後打開照片，點選「分享」並選擇 Fabric。儲存時添加備註或標籤，例如「客戶午餐」或「保固：冰箱」。

在光線充足的情況下將收據平鋪在桌面上，並將完整內容納入取景框中，包括日期和總金額。較長的超市收據可能需要拍兩張照片。

如果您不想逐張分享，該應用程式可以自動備份您的相簿。您可以選擇同步所有照片或僅同步特定資料夾，因此您可以建立一個「收據」相簿並僅同步該相簿。如何自動備份相簿詳細說明了相關設定。

步驟 2：將電子郵件收據發送到同一處

將收據電子郵件或其 PDF 附件轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址。Email to Fabric 僅接收來自您已驗證帳戶地址的郵件；在團隊中，您可以批准額外的寄件人，例如共同管理家庭開支的伴侶。

大額採購的收據值得與隨附的相關文件放在一起。轉寄訂單確認信、拍下保固卡，並將兩者與收據放在同一個資料夾中，這樣兩年後的索賠只需要搜尋一次，而不是三次。

對於以網頁連結或在其他應用程式中以 PDF 形式發送的收據，請使用分享選單並選擇 Fabric。它支援連結、檔案和文字。

步驟 3：讓 Fabric 讀取並分類收據

Fabric 能讀取照片中的文字（包括拍攝的文字），因此收據上的商店名稱、品項和總金額都可以被搜尋。每張收據在匯入時也會被處理：Fabric 會建立語意搜尋用的嵌入向量、撰寫摘要、擷取內容類型等屬性，並提供標籤建議。

為收據設定一個智慧收藏集，每當有新收據從相機、電子郵件或分享選單加入時，它就會自動填入。如果您需要更多結構，可以添加資料夾，例如「工作費用」、「家庭」和「稅務」，或每年一個資料夾。這些是可選的；搜尋功能在沒有資料夾的情況下也能正常運作。

步驟 4：在需要時找到收據

在應用程式中點選「搜尋」，或在電腦上按 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows)，然後描述該收據。搜尋會根據語意和關鍵字進行比對，因此「去年春天的咖啡機收據」就能找到它。將訂單號碼或金額放在引號中進行精確比對，並按標籤或品項種類篩選以縮小範圍。

若要處理報銷或報稅，請打開收據資料夾並詢問 AI 助手。「列出三月份客戶午餐的收據及總額」將回傳包含引用每張收據的答案，以便您核對數據。將答案儲存為筆記以作為報銷申請的附件。如何在需要報銷時找到收據詳細介紹了該流程。

步驟 5：將收據交給其他人

當會計師或記帳員需要一整年的收據時，您可以將資料夾以連結形式發布。資料夾會發布為網頁，您可以選擇訪客是否能夠下載檔案。如需協作，請改為直接共用資料夾，並賦予他們檢視者或評論者權限。如何為會計師準備好您的收據更詳細地介紹了交接流程。

常見問題

在手機上保存收據的最佳方式是什麼？

拍攝紙本收據並將其分享至 Fabric，並將電子郵件收據轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址。兩者都會匯整到同一個庫中，每張收據上的文字都可以被搜尋。

我可以搜尋拍攝收據上的文字嗎？

可以。Fabric 能讀取照片中的文字，因此您可以按商店名稱、品項或金額進行搜尋。

如何將電子郵件收據與紙本收據一起保存？

將電子郵件或其附件轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址。它將加入同一個庫中的拍攝收據行列。

收據可以自動儲存到 Fabric 嗎？

可以。將收據照片保存在專用相簿中，並設定 Fabric 應用程式僅從相簿備份該資料夾。

我可以在收據上添加備註嗎？

可以。儲存時添加評論或標籤，例如其關聯的客戶或專案。

收據應該保存多久？

這取決於它們的用途以及您居住的地方。稅務機關會制定自己的規則，因此請諮詢您的會計師或當地稅務機關。

我可以與會計師共用我的收據嗎？

可以。將資料夾以連結形式發布並允許下載，或者以檢視者或評論者身分與他們共用。

收據照片會占滿我的手機空間嗎？

一旦收據進入 Fabric 並且您已檢查確認，就可以從相簿中刪除該照片。它仍會保留在 Fabric 中並可在每台裝置上存取。

我可以在免費方案中將收據儲存到 Fabric 嗎？

可以。上傳照片和檔案是免費方案的一部分，該方案設有儲存上限和 AI 使用限制。付費方案請參閱定價。