如何將 PDF 集中儲存於同一個位置

PDF 往往散落在它們最初被接收的各個角落。銀行對帳單以電子郵件附件的形式送達，研究論文從期刊網站下載，合約存放在共用雲端硬碟中，而產品手冊則因為當時最圖方便而被儲存到桌面上。幾個月後，PDF 分散在五個不同的地方，而你對所需文件究竟在哪裡只剩下模糊的記憶。

本指南介紹了人們通常如何整理集中 PDF、這些方法何時開始顯得力不從心，以及如何將所有 PDF 收集到單一 Fabric 資料庫中，以便你能透過其內容進行搜尋。

人們通常如何整理集中 PDF

最常見的系統是「下載」資料夾，偶爾運氣好時還會加上子資料夾。它完全免費且無需任何設定。但它也完全依賴檔名，而 PDF 送達時的名稱通常類似 statement_0423.pdf，或是由產生它的系統隨機產生的一串數字。

Google Drive、Dropbox 或 iCloud Drive 等雲端硬碟通常是下一步。檔案會進行備份並可在其他裝置上使用，這解決了 PDF 被困在單一筆記型電腦上的問題。但分類整理仍然取決於你，而且任何透過電子郵件或瀏覽器接收的內容都必須先下載然後重新上傳，才能與其餘檔案放在一起。

有些人則將 PDF 留在它們最初送達的地方：附件留在收件匣中，論文留在 Zotero 等文獻管理器中，對帳單留在網路銀行應用程式中。每個地方都適合其特定類型的文件。當遇到跨越多個平台的問題時，代價就顯現出來了，例如要尋找提及特定地址或保單號碼的每份文件。

步驟 1：匯入現有的 PDF

從電腦上的檔案開始。在 Fabric 網頁版或桌面應用程式中，直接拖入 PDF、貼上它們，或點擊「上傳檔案」。上傳功能可一次處理大量檔案，因此整個下載資料夾只需單一步驟即可移入。

如果你更希望繼續使用 Finder 或檔案總管工作，請安裝 Fabric 桌面應用程式。它可以在 Mac、Windows 和 Linux 上將 Fabric 掛載為虛擬磁碟機，因此將 PDF 移入就像移至任何其他資料夾一樣。磁碟機上的檔案不佔用電腦空間，並在開啟時以串流方式載入。

已經存放在 Google Drive 中的 PDF 可以透過連線匯入。Google Drive 使用雙向深度同步，因此檔案會在 Fabric 內部建立，變更也會在兩個方向同步進行。連線功能需要付費方案。

步驟 2：在新 PDF 送達時即時擷取

新的 PDF 會不斷湧入，因此下一步是將它們直接引導至同一個資料庫，而無需繞經你的「下載」資料夾。

對於透過電子郵件收到的 PDF，將郵件或附件轉寄至你的 Fabric 電子郵件地址。Fabric 僅接收來自你已驗證帳戶地址的郵件，而在團隊中，你可以核准其他寄件者。這非常適合對帳單、發票以及任何按排程出現在收件匣中的內容。更多關於該工作流程的內容，請參閱如何自動儲存電子郵件帳單與收據。

對於在瀏覽網頁時找到的 PDF，請直接從桌面應用程式儲存到 Fabric 磁碟機中，這樣它們就會略過「下載」資料夾。適用於 Chrome、Safari 和 Firefox 的瀏覽器擴充功能也很有用，因為它可以儲存整個網站、所選文字和圖片，方便你記錄 PDF 的來源頁面。

在 iOS 或 Android 上，在任何應用程式中開啟 PDF，輕按「分享」，然後選擇 Fabric。分享選單可傳送檔案、連結和文字，因此來自即時通訊應用程式或郵件用戶端的 PDF 也會與其他所有內容一同歸入同一個資料庫。應用程式可在行動裝置下載頁面取得。

步驟 3：讓 Fabric 自動分類和標記

PDF 匯入後，Fabric 會讀取它們。它會辨識出內容類型以及每份文件涵蓋的概念，並建議你可以接受或更改的標籤。智慧收藏會根據內容自動填充，因此稅務文件或研究論文的收藏夾會自動納入相符的新檔案，無需手動歸檔。

你仍然可以在此基礎上建立自己的資料夾結構。許多人保留一組簡潔的最頂層資料夾（工作、個人、財務、閱讀），並依靠搜尋和智慧收藏來管理其下的所有內容。如何整理數位檔案深入探討了資料夾結構。

你也可以在儲存任何內容的當下新增備註或標籤，當文件的用途從其內容中看不太出來時，這非常有幫助。

步驟 4：透過內部內容尋找 PDF

點擊「搜尋」或按下 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) 並描述你要尋找的內容。Fabric 搜尋會根據語意和關鍵字進行比對，並且可以讀取 PDF 內部的文字，因此像「租約續約條款」這樣的查詢即使檔案名稱為 scan_0032.pdf 也能找到正確的檔案。搜尋結果會直接開啟在確切的頁面。

用引號標記字詞以進行完全符合搜尋，這對保單號碼、發票號碼和人名很有幫助。篩選條件可按標籤、檔案中的位置或項目類型縮小搜尋結果範圍，因此你可以將搜尋限制為 PDF。忘記檔案名稱時如何尋找檔案介紹了更多搜尋技巧。

當你需要的不是檔案本身，而是答案時，開啟資料夾並詢問 AI 助手。它僅限於該資料夾內尋找，並會引用所參考的 PDF，以便你核對來源。在家庭文件資料夾中詢問「洗碗機的保固何時到期？」就是一個典型的使用場景。

步驟 5：在同一個地方閱讀、標註和分享

Fabric 中的 PDF 以閱讀模式開啟，你可以直接在上面畫重點並新增備註，因此閱讀和做筆記都在檔案儲存的位置完成。

所有內容都可在網頁版、Mac、Windows 和 Linux 桌面應用程式，以及 iOS 和 Android 應用程式上使用，因此從筆記型電腦儲存的 PDF 可以在手機上隨時取用。當你需要將文件傳送給他人時，可以從同一個資料庫中將其發佈為連結。

常見問題

將現有 PDF 移入 Fabric 的最快方法是什麼？

在「下載」或「文件」資料夾中選取它們並拖入 Fabric，或者使用「上傳檔案」。上傳功能可一次處理大量檔案。安裝桌面應用程式後，你也可以像處理任何其他資料夾一樣將它們移入 Fabric 磁碟機中。

Fabric 可以搜尋我 PDF 內部的文字嗎？

可以。搜尋涵蓋 PDF、文件、圖片和螢幕截圖內部的文字，包括照片中的文字。搜尋結果會直接開啟在符合項目出現的確切頁面。

將所有 PDF 保留在 Fabric 中會佔滿我的筆記型電腦空間嗎？

不會。Fabric 桌面磁碟機上的檔案不佔用電腦空間，並在開啟時以串流方式載入。如何在不刪除檔案的情況下釋放筆電空間詳細說明了該設定。

我可以將 PDF 保留在 Google Drive 中同時仍然使用 Fabric 嗎？

可以。連結 Google Drive，Fabric 就會在兩個方向上保持檔案同步。連線功能需要付費方案。

如何儲存來自電子郵件的 PDF 附件？

將電子郵件或附件轉寄至你的 Fabric 電子郵件地址。它接收來自你已驗證帳戶地址的郵件，以及為團隊核准的任何其他寄件者。

我可以從手機儲存 PDF 嗎？

可以。在 iOS 或 Android 上的任何應用程式中使用分享選單，然後選擇 Fabric。

我需要自己將 PDF 分類到資料夾中嗎？

你可以這樣做，但非必要。Fabric 會根據每份文件的內容建議標籤，智慧收藏會自動填入，搜尋功能會讀取內容，因此無需手動歸檔即可找到 PDF。

我可以在 Fabric 中為 PDF 加上註釋嗎？

可以。你可以在 PDF 上畫重點和發表評論，並在閱讀模式下閱讀它們。

我可以使用免費方案將 PDF 儲存到 Fabric 嗎？

可以。免費方案包含檔案上傳功能，但設有儲存空間和檔案大小上限。與 Google Drive 等其他應用程式的連線需要付費方案。詳情請參閱定價。