如何在收件箱外儲存重要電子郵件

有些電子郵件在送達很久之後依然至關重要。載明約定薪資的錄取通知、房東確認押金條款的信件、航班預訂、供應商的報價單、就診後的醫囑、客戶以書面形式批准的變更。在收件匣中，這些郵件往往淹沒在電子報、系統通知和往來回覆中；當你在一年後需要其中一封時，卻只能憑著模稜兩可的寄件者姓名苦苦搜尋。

本頁面介紹了人們通常保存重要電子郵件的方法、這些習慣的不足之處，以及如何將真正關鍵的郵件儲存到 Fabric，讓它們與相關文件存放在一起，並能根據郵件內容直接找到。

人們通常如何保存重要電子郵件

加上星號或標記旗標是最常見的方法。只需點擊一下即可將電子郵件保留在原處。但久而久之，加星號的清單會累積到數百封重要程度截然不同的郵件，而且它們依然混雜在同一個收件匣中。

標籤和資料夾能提供更有條理的結構。許多人會設定幾個分類，例如「財務」、「居家」、「工作」，然後手動將郵件歸檔。只要你能持之以恆，這個系統確實有效，但這些電子郵件依然與存放在其他地方的相關 PDF、筆記和檔案相互隔離。

將郵件列印成 PDF 並儲存到雲端硬碟，是人們處理最重要郵件（如合約、錄取通知、法律函件）時採用的方法。這能讓電子郵件移出收件匣。然而，每封郵件都需要經過多個步驟，而且儲存的 PDF 檔名通常類似於 Re_ Offer letter.pdf。同時應對多個客戶的自由工作者常表示，當他們需要將某個客戶或專案的所有資料完整呈現在眼前時，電子郵件非常難以搜尋。如何快速找到舊的電子郵件附件探討了這方面的檢索技巧。

步驟 1：將重要電子郵件轉寄至 Fabric

每個 Fabric 帳號都有專屬的電子郵件地址。將郵件轉寄至該地址，該郵件、其附件或你在其中撰寫的筆記就會儲存到你的資料庫中。轉寄郵件至 Fabric 僅接收來自你已驗證帳號地址的郵件，因此其他人無法將內容傳送到你的資料庫。在團隊中，你可以核准額外的寄件者地址。

這適用於任何裝置上的任何郵件用戶端，包括手機。當重要郵件送達時，轉寄只需幾秒鐘，你還可以在頂端加上一行說明，記錄儲存該郵件的原因。

步驟 2：連結 Gmail 或 Outlook

對於整個信箱，Fabric 可以連結至 Gmail 和 Outlook。前往 Fabric 應用程式市集，選擇該應用程式，點擊「安裝」，登入並授予權限，Fabric 即會確認連線。連線功能需要付費方案。

建立郵件連線後，搜尋功能和 AI 助理不僅能檢索你的 Fabric 資料庫，還能檢索你的電子郵件。這涵蓋了你從未想過要轉寄的郵件，而轉寄依然是將特定電子郵件與你自己的檔案保存在一起的最佳方式。

步驟 3：將電子郵件與所屬檔案存放在一起

電子郵件進入 Fabric 後，將其放入相關主題的資料夾中。錄取通知信可與簽署的合約一起放入工作資料夾；房東的押金確認信可與租約和入住照片放在一起；客戶的核准郵件則可存放在該客戶的專案資料夾中。

不過，你並不需要手動歸檔所有內容。Fabric 會在每封電子郵件送達時進行處理：建立嵌入向量以利搜尋系統依語意進行比對、撰寫摘要、擷取主題並建議標籤。智慧收藏會根據這些屬性自動填入內容，因此旅行預訂或法律函件的收藏夾無需你手動移動，即可自動收集相符的電子郵件。

針對定期透過電子郵件收到的帳單和收據，如何自動儲存電子郵件帳單和收據介紹了為此類郵件設定自動化流程的方法。

步驟 4：根據內容搜尋電子郵件

按下 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) 並描述該郵件。搜尋功能可透過語意和關鍵字進行比對，並且還能讀取附件中的文字，因此輸入「確認押金將在 30 天內退還的電子郵件」，即使信中並非完全使用這些字眼，也能找到該郵件。將片語加上引號可進行精準比對，例如預訂代號。

如果你已連結 Gmail 或 Outlook，請點擊搜尋畫面上的知識搜尋面板（在網頁版和桌面版中位於右側，在行動版中位於底部抽屜）。它會同時搜尋 Fabric 和你已連結的應用程式，你還可以提出後續追問。

步驟 5：針對儲存的內容提問

開啟資料夾並向 AI 助理提問。在包含購屋相關往來信件的資料夾中，詢問「賣方房仲同意在交屋前修繕什麼？」，即可獲得引用了相關郵件作為依據的解答。助理還能用通俗易懂的語言解釋內容晦澀的訊息，你可以將解答儲存為筆記。

你儲存的電子郵件可在網頁版、電腦版應用程式和手機應用程式中存取，因此無論身在何處，只要有人需要，隨時都能調出郵件。

常見問題

如何將電子郵件儲存到 Gmail 之外？

將其轉寄至你的 Fabric 電子郵件地址。該郵件及其附件將儲存到你的 Fabric 資料庫中，你可以在其中將其與相關文件一起歸檔。

我可以儲存來自 Outlook 的電子郵件嗎？

可以。從 Outlook 將郵件轉寄至你的 Fabric 電子郵件地址，或者將 Outlook 連結至 Fabric，讓搜尋功能和 AI 助理能夠存取你的信箱。連線功能需要付費方案。

任何人都可以傳送郵件到我的 Fabric 地址嗎？

不行。它僅接收來自你已驗證的 Fabric 帳號地址的郵件。在團隊中，你可以核准額外的寄件者地址。

電子郵件附件也會一併儲存嗎？

會。你可以將電子郵件、附件或筆記轉寄至你的 Fabric 地址，且搜尋功能可以讀取 PDF 等文件內的文字。

如何將重要郵件與相關文件保存在一起？

將電子郵件轉寄至 Fabric，並將其放入與其相關文件（例如合約或租約）相同的資料夾中。

我可以同時搜尋我的 Gmail 和檔案嗎？

可以，只要連結了 Gmail。知識搜尋面板和 AI 助理可跨 Fabric 以及你已連結的應用程式進行搜尋。

將郵件列印成 PDF 還是直接轉寄比較好？

轉寄至 Fabric 僅需一個步驟，並能保留郵件隨附的附件。如果你需要提供固定的副本給其他人，列印成 PDF 依然有效。

如果我不記得寄件者，還能找到儲存的電子郵件嗎？

可以。描述該電子郵件的主題內容，搜尋系統會根據語意進行比對，因此不需要寄件者姓名。Fabric 還會為你儲存的每封郵件撰寫摘要，這有助於快速瀏覽多個可能的搜尋結果。

連結 Gmail 或 Outlook 需要哪種 Fabric 方案？

與其他應用程式（包括 Gmail 和 Outlook）的連線需要付費方案。請參閱定價以了解各方案包含的內容。