如何為分享的合約設定密碼保護

合約在人與人之間流轉的頻率高於大多數文件。自由工作協議發送給客戶審查、租約與房東來回確認、僱傭合約在人資、主管和新員工之間傳遞，而供應商協議則在年底發送給會計師。每份合約複本都載有費率、銀行詳細資料、個人地址以及雙方都不希望外洩的條款。

本指南介紹人們通常如何提供一定程度的保護來發送合約，以及如何在 Fabric 的密碼保護資料夾中存放合約、分享草稿供提意見，並以受保護的連結交付最終副本。這涉及文件的儲存與分享；簽署則是另一個步驟。

人們通常如何安全地分享合約

電子郵件附件仍然是預設方式。PDF 或 DOCX 發送出去，帶著修改意見回來，然後再次發送。有些人在發送前會使用 Acrobat 或 Word 的加密功能加上密碼，以保護該副本。然而，經過幾輪來回後，多個收件匣中會出現好幾個版本，每個版本可能各有密碼或根本沒有密碼，要找到最終版本就必須搜尋寄件備份。

像 DocuSign 這樣的電子簽名平台在簽署階段表現良好，且許多平台可以在簽署人打開信封前要求輸入存取碼。但這些平台是圍繞著獲取簽名而設計的，因此導致簽署的草稿、附帶函件和往來書信通常存放在其他地方。

雲端硬碟通常是簽署後合約的歸宿，放在名為「合約」的資料夾中，檔案名稱品質參差不齊。從那裡分享取決於對方是否擁有相容的帳戶。如何確保重要文件安全且易於尋找深入探討了儲存方面的內容。

步驟 1：將合約存放在專用資料夾中

建立一個合約資料夾，如果你處理的客戶眾多，也可以為每個客戶或交易對象建立一個。拖入 PDF 和 DOCX 檔案，按一下「上傳檔案」，或將隨附合約的電子郵件轉寄到你的 Fabric 電子郵件地址。Fabric 接受來自你已驗證帳戶地址的郵件，而在團隊中，你可以批准額外的寄件者。在儲存每份合約時，你可以新增評論或標籤，例如交易對象的姓名或續約月份，這讓日後瀏覽資料夾更加容易。

Fabric 會讀取每份合約中的文字，撰寫簡短摘要，並使其可依語意和關鍵字進行搜尋。在引號中輸入詞組以進行精準比對，例如「責任限制」，搜尋結果會直接開啟在該詞出現的頁面。若要跨多份合約回答問題，請開啟資料夾並詢問 AI 助理，它會僅限於該資料夾進行搜尋，並引用所使用的合約。它會為你指出條款所在；解讀該條款對你的意義仍然是你或你的律師的工作。

步驟 2：鎖定合約資料夾

以滑鼠右鍵按一下合約資料夾，或開啟它並按一下三點圖示選單，然後選擇「新增密碼保護」並輸入密碼。密碼保護功能適用於 Pro 和 Team 方案。

資料夾上的密碼也會涵蓋日後新增的檔案，因此下個季度的續約合約在儲存的瞬間即受到保護。如果某份合約需要不同的存取對象（例如單一僱傭協議），可以使用其專屬密碼單獨保護該檔案。

請將密碼儲存在密碼管理器中，因為無法重設密碼。任何擁有該資料夾存取權限的人（包括同事）都必須輸入密碼，且存取權限持續 6 小時，之後會要求重新輸入。如需更廣泛了解 Fabric 如何處理私密資料，請參閱隱私與安全。某種設定是否符合你自身的保密義務，應由你的法務或合規團隊決定。

步驟 3：與對方分享草稿以收集意見

當草稿需要審查時，按一下「分享」並邀請對方作為評論者。他們輸入密碼後，可以反白要討論的文字並新增評論。你可以在每個評論解決時將其標記為已完成，這為雙方提供了一份進行中的未決事項清單。註釋頁面說明了標記重點和評論功能。

對於你經常合作的客戶，可以為他們建立專屬空間並分享該空間，讓他們只能看到自己的協議。如何讓客戶僅能存取其專屬檔案逐步說明了該設定。外部人員無需註冊即可開啟分享的連結。

步驟 4：以受保護的連結交付最終合約

合約定稿或簽署後，請將其發佈而不是作為附件傳送。按一下「分享」，開啟「發佈」分頁，然後按一下「建立連結」。為連結命名，保持關閉搜尋引擎索引，決定訪客是否可以將其複製到自己的 Fabric，如果對方需要保留複本以作記錄，則開啟「允許下載」。發佈頁面說明了各項設定。

開啟互動分析以查看連結何時被存取。連結分析會顯示每個連結的存取日期、地點和裝置，但不會顯示訪客姓名，因此如果你需要知道是誰開啟了連結，請為每位收件者提供其專屬命名的連結。

請透過電話或簡訊發送密碼，不要與連結放在同一封電子郵件中。如果需要變更密碼，請輸入舊密碼並設定新密碼。

常見問題

如何透過電子郵件安全地發送合約？

與其附加檔案，不如從受密碼保護的 Fabric 資料夾發佈該合約，並透過電子郵件發送連結。密碼應另外發送，例如透過簡訊。

對方可以對受保護的合約提出評論嗎？

可以，只要你分享時給予評論者權限。一旦他們輸入密碼，就可以反白條款並提出評論。發佈的連結僅供檢視。

我可以跨所有合約搜尋某個條款嗎？

可以。搜尋功能會讀取 PDF 和文件中的文字。使用引號搜尋精確詞組，搜尋結果會直接開啟在符合的頁面。

AI 可以告訴我合約何時續約嗎？

開啟合約資料夾並詢問 AI 助理；它會根據這些合約進行回答並引用來源，以便你進行查對。如何追蹤續約日期對此有更詳細的說明。

對方需要 Fabric 帳戶才能閱讀合約嗎？

不需要。外部人員無需註冊即可開啟分享和發佈的連結。他們只需要連結和你另外發送的密碼。

輸入密碼後，存取權限可以維持多久？

六小時。之後他們需要再次輸入密碼。

如果我遺失了合約資料夾的密碼該怎麼辦？

密碼無法重設。請將其妥善保存在密碼管理器中，如果同事也需要存取，可以考慮使用團隊共享密碼庫。

密碼保護功能需要付費方案嗎？

是的，需要 Pro 或 Team 方案。有關方案詳情，請參閱定價。