操作指南

如何為 Excel 檔案設定密碼保護

試算表記錄著人們最為謹慎對待的數字。給會計師的薪資單、包含帳戶餘額的家庭預算、附帶電子郵件和電話號碼的客戶名單，或是與潛在買家分享的財務模型。Excel 檔案體積小巧，便於附加在任何地方，而這正是它們最終落入超出預期數量的收件匣中的原因。

本指南將說明 Excel 內部的保護選項及其限制，接著展示如何在 Fabric 中為 Excel 檔案設定密碼，並以連結的形式進行分享，讓您在發送後仍能輕鬆管理。

人們通常如何為 Excel 檔案設定密碼保護

Excel 自帶的加密功能通常是第一步。在 Windows 上，路徑是「檔案」>「資訊」>「保護活頁簿」>「以密碼加密」，而 Mac 版 Excel 也有類似的開啟檔案密碼選項。之後無論這份副本流向何處，每次開啟該活頁簿時都會要求輸入密碼。這對於單次發送的附件很方便。但先前發送的副本仍會保留舊密碼，若要變更密碼，就必須向每位仍應擁有存取權限的人重新發送新檔案。

Excel 還有「保護工作表」和「保護活頁簿結構」，這些功能很容易與密碼鎖定混淆。這些設定控制的是使用者可以編輯的內容，例如鎖定的儲存格或隱藏的工作表。它們並不能阻止任何人開啟檔案並查看數字，因此它們更適合共用範本，而非機密資料。

其他常見習慣包括將試算表壓縮成加密的壓縮檔，或是將其移至 Google 試算表並與指定帳戶共用。壓縮檔在傳輸過程中能保護檔案，但使用前必須先解壓縮。Google 試算表則能保留一份即時副本，不過收件者需要有 Google 帳戶，且轉換過程中公式或格式可能會發生變化。自由職業者如何整理發票展示了試算表通常是如何與它們所統整的文件並存的。

步驟 1：上傳試算表

Fabric 支援 XLSX 和 CSV 檔案。將檔案拖曳進去、貼上，或點擊「上傳檔案」。如果您整天都在 Excel 中進行編輯，Fabric 桌面應用程式可以將 Fabric 掛載為磁碟機，這樣您就可以在 Mac、Windows 或 Linux 上直接從 Excel 將活頁簿儲存到 Fabric 資料夾中。

許多試算表是透過電子郵件收到的，例如銀行匯出資料、同事傳來的銷售報告或供應商的價目表。將電子郵件轉寄到您的 Fabric 電子郵件地址，附件就會儲存到您的資料庫中。Fabric 僅接收來自您已驗證帳戶地址的郵件，團隊還可以核准額外的寄件者。

如果試算表需要與其他檔案放在一起，例如報銷憑證的收據或一組帳目背後的 PDF，請將它們全部放入同一個資料夾。該資料夾就是您在後續步驟中將要保護和分享的內容。

步驟 2：使用密碼鎖定檔案

以滑鼠右鍵點擊試算表，或將其開啟並點擊三點圖示選單，然後選擇「新增密碼保護」。輸入密碼。密碼保護功能適用於 Pro 和 Team 方案。

Fabric 沒有密碼重設功能，因此請立即將密碼新增至密碼管理器。一旦設定完成，任何擁有該檔案存取權限的人都需要密碼才能開啟。存取權限可維持 6 小時，之後他們需要再次輸入密碼。

對於定期維護的活頁簿（如每月薪資匯出），保護資料夾比保護每個個別檔案更簡單。資料夾上的密碼也適用於後續新增的檔案，因此當您將 4 月的匯出檔案與 3 月的檔案儲存在一起時，它就會立即受到保護。如果您為多個客戶保留試算表，請為每個客戶的資料夾設定獨立的密碼，以確保不同客戶的數據各自獨立。

步驟 3：傳送給需要的人

點擊「分享」。若要與某人長期協作（例如每月審查試算表的簿記員），請分享給對方並選擇其角色：檢視者、評論者或編輯者。外部人員無需註冊即可使用共用連結。角色與權限頁面詳細說明了各個角色。

若要交付試算表，請開啟「發布」標籤頁並點擊「建立連結」。為連結命名，決定是否收集互動分析數據、是否允許搜尋引擎建立索引、訪客是否可以將其複製到自己的 Fabric，以及是否允許下載。需要處理這些數字的會計師會希望開啟下載功能；而僅需查看摘要的人可能不需要。發布頁面提供各項設定的詳細說明。

請透過與連結不同的管道傳送密碼。如果啟用了分析功能，連結分析會顯示造訪的日期、位置和裝置，但不會顯示訪客姓名；為每個人建立獨立的專屬命名連結，可以顯示哪些人已經開啟過。如何為會計師準備好收據介紹了這種交接方式的常見應用場景。

步驟 4：詢問有關數字的問題

Fabric 的 AI 可以讀取 XLSX 和 CSV 檔案。開啟包含試算表的資料夾，向 AI 助理提出問題，例如哪個月的支出最高，或是某個總額是如何計算出來的。它會根據該資料夾中的檔案給出回答並標註引用來源，您可以將回答儲存為便簽，隨試算表一同傳送。

當需要變更密碼時（例如外包人員的工作結束），請輸入舊密碼並設定新密碼，然後僅與仍需要存取權限的人分享。若要移除保護，請輸入密碼進行確認。

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