操作指南

如何為 Word 文件設定密碼保護

Word 文件包含許多私密細節。例如載有薪資數字的錄取信草稿、提交前的補助申請書、推薦信、給人力資源部門的申訴報告，或是發送給早期讀者的手稿章節。這些文件通常會以 DOCX 附件的形式透過電子郵件寄出，這意味著現在或將來任何能存取該收件匣的人都可以開啟該檔案。

本指南將說明人們通常如何鎖定 Word 檔案、每種選項的優缺點，以及如何在 Fabric 中為 Word 文件設定密碼並以連結形式發送。

人們通常如何為 Word 文件設定密碼保護

Word 本身具有此功能。在 Windows 上，該選項位於「檔案」>「資訊」>「保護文件」>「以密碼加密」；在 Mac 上，則位於「校閱」分頁下的「保護文件」設定中。密碼會直接寫入檔案中，因此無論在哪裡開啟該文件，都會要求輸入密碼。如果您已經擁有 Word，這項功能是免費的，且密碼會隨附件一同傳送。但後續會產生一些困難：您無法變更已寄出複本上的密碼，而且有些收件者會在其他應用程式或手機上開啟 DOCX 檔案，而在這些裝置上開啟加密檔案可能會相當麻煩。

Word 的「限制編輯」設定有時會被誤認為是密碼鎖定。它只是限制使用者能修改文件的哪些內容，並不能阻止他們閱讀，因此它解決的是不同的問題。

另一種途徑是將檔案上傳到 Google 雲端硬碟或 OneDrive，並將連結限制給特定指定對象。這樣可以保持單一複本而非產生多份複本，不過收件者可能需要擁有相同提供商的帳號，而且該檔案現在與其他所有檔案一起放在雲端硬碟中，需要隨時留意共用設定。如何在線上安全儲存重要文件探討了針對敏感檔案的更廣泛選項。

步驟 1：上傳 Word 文件

將 DOCX 拖曳至 Fabric 中、直接貼上，或點擊「上傳檔案」。如果您經常在電腦上使用 Word 進行工作，Fabric 桌面版應用程式可以將 Fabric 掛載為 Finder 或檔案總管中的硬碟，讓您可以直接將文件儲存到 Fabric 資料夾中。

如果該文件是作為電子郵件附件寄給您的，例如律師寄來的合約草稿或同事寄來的信件，只需將該郵件轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址，附件就會直接存入您的資料庫，無需經過下載資料夾。Fabric 僅接收從您已驗證帳號地址寄出的郵件。

Fabric 會讀取 DOCX 檔案內的文字，因此可以透過文件內容進行搜尋。搜尋支援語意和關鍵字比對，當您稍後需要找出哪份草稿提及了特定條款或數字時，這會非常有幫助。

步驟 2：為文件新增密碼

以滑鼠右鍵點擊該文件，或開啟文件並點擊三點圖示選單，然後選擇「新增密碼保護」。輸入密碼。密碼保護功能需要 Pro 或 Team 方案。

在關閉對話框之前，請將密碼儲存在密碼管理器中。Fabric 不提供密碼重設服務，因此忘記密碼就意味著文件將被永久鎖定。

現在，任何有權存取該文件的人都必須輸入密碼才能開啟，包括您工作區中的同事。存取權限可持續 6 小時，之後必須重新輸入密碼。如果您要保護一組相關文件，例如某次募資申請的所有草稿，請將它們放在同一個資料夾中並保護該資料夾；之後新增的檔案也將受到相同密碼的保護。

步驟 3：共用文件以供審查

當需要其他人對內文給予意見時，點擊「共用」並邀請他們，賦予評論者權限。他們輸入密碼後，即可將文字反白並新增選用評論，讓回饋意見顯示在所指句子的旁邊。處理完評論後，您可以將每則評論標記為已完成。註解頁面展示了反白和評論的運作方式。

外部審查人員無需註冊 Fabric 即可開啟共用連結。根據工作需求選擇相應角色：僅需閱讀的使用者選擇「檢視者」，提供回饋意見的使用者選擇「評論者」。角色與權限詳細說明了每種角色的權限。

步驟 4：將最終版本發佈為受保護的連結

當文件準備好交付時，請改用「發佈」分頁。點擊「建立連結」，接著為連結命名，並選擇是否收集互動分析、允許搜尋引擎建立索引、允許訪客將其複製到自己的 Fabric，以及是否允許下載。如果收件者事後需要使用 Word 編輯該 DOCX 檔案，請開啟下載功能。如果他們只需閱讀，則可以保持關閉下載。發佈頁面說明了這些選項。

開啟分析功能後，連結分析會顯示造訪連結的日期、位置和裝置。分析資訊不會顯示訪客是誰，因此如果要將文件發送給多個人，請為每個人提供具有個別命名的獨立連結。

請透過與連結不同的管道傳送密碼，例如透過電話或簡訊。如果您需要更改密碼，請輸入舊密碼並選擇新密碼。若要移除保護，請輸入密碼進行確認。

常見問題