如何為 PowerPoint 設定密碼保護

簡報往往很快就會彙整許多敏感資料。例如包含季度數據的董事會最新進度、針對單一客戶報價的業務提案、含有實際系統螢幕截圖的內部培訓投影片，或是活動前絕對不能在網路上曝光的研討會演講內容。此外，一旦嵌入了影片和高解析度圖片，PowerPoint 檔案的大小就會劇增，甚至在考慮安全性之前，就已經很難透過電子郵件寄送了。

本指南介紹了人們通常如何鎖定 PowerPoint 檔案，以及如何在 Fabric 中為 PPTX 設定密碼保護、將其保存在團隊可以存取的硬碟中，並將完成的投影片作為需要密碼的連結發送出去。

一般人通常如何為 PowerPoint 設定密碼保護

PowerPoint 本身即可加密簡報。在 Windows 上，路徑為「檔案」>「資訊」>「保護簡報」>「以密碼加密」；Mac 版 PowerPoint 則在「檔案」功能表下設有「密碼」選項。設定後，每次開啟檔案都會要求輸入密碼，這在必須以電子郵件附加檔案寄送時非常實用。您寄出的每一份副本都會永久保留該密碼，因此若要更改密碼，就必須儲存並寄送新檔案。

「標示為完稿」是人們常採用的另一種選擇。它透過以唯讀方式開啟檔案來防止編輯，但任何人都可以隨時關閉此設定，而且它無法阻止他人開啟檔案。有些簡報者會選擇將檔案匯出為 PDF，這樣可以鎖定版面配置並設定 PDF 密碼，但缺點是會失去動畫、演講者備忘稿以及內嵌的影片。

使用 Microsoft 365 的團隊通常會將簡報投影片保存在 OneDrive 或 SharePoint 中，並透過共用設定來管理存取權限。這在組織內部運作良好。但若要寄給外部人員，可能會遇到帳戶提示和外部共用政策等問題，而且如果團隊資料夾中的大型投影片同步到每台筆記型電腦，還會佔用本機磁碟空間。

步驟 1：將簡報儲存至 Fabric

Fabric 支援 PPT 和 PPTX 檔案。將簡報拖曳進去或點擊「上傳檔案」。如果您每天都需要使用 PowerPoint 編輯，建議安裝 Fabric 桌面應用程式。它會將 Fabric 掛載為 Finder 或檔案總管中的一個硬碟，讓您可以像使用一般資料夾一樣開啟和儲存簡報，而且這些檔案在開啟之前不會佔用電腦空間。

團隊可以透過這種方式利用共用硬碟協同工作，同事們可以直接存取同一個簡報資料夾，而無需透過電子郵件互相寄送版本。如何為您的團隊設定共用硬碟 介紹了該設定方法。Google 簡報則可透過 Google 雲端硬碟連線匯入，支援雙向同步，且需要付費方案。

步驟 2：為簡報新增密碼

在簡報上按一下滑鼠右鍵，或開啟簡報並點擊三個點的圖示選單，然後選擇「新增密碼保護」並輸入密碼。密碼保護 功能適用於 Pro 和 Team 方案。

如果是董事會資料包或附帶多個支援檔案的提案，可以改為保護整個資料夾。這樣密碼就會同時保護簡報、附錄以及日後新增的任何內容（例如匯出為 PDF 的修訂後報價投影片）。

請在密碼管理工具中記錄該密碼。Fabric 無法重設此密碼。任何擁有簡報存取權限的人（包括團隊成員）都必須輸入密碼，存取權限會維持 6 小時，之後才需要重新輸入。

步驟 3：為同事設定適當的存取權限

點擊「共用」開啟共用對話方塊，並為同事邀請適合的角色：僅需查看簡報的人員設為「檢視者」、共同作者設為「編輯者」、管理資料夾的人員設為「管理員」。共同作者從 Fabric 硬碟開啟簡報時，會直接在該資料夾中的檔案上進行編輯，確保共用副本始終為最新版本。角色可在空間層級和檔案層級運作，詳情請參閱 角色與權限。

如果簡報在公司內部有不同的受眾（例如僅限主管階層），請將其保存在專屬空間中。共同作業 頁面介紹了共用工作中的在線狀態、評論和活動記錄。

步驟 4：向目標受眾發布投影片

當簡報準備好對外發布時（例如在提案會議後提供給客戶，或在演講結束後提供給與會者），請使用「發布」分頁。點擊「建立連結」，為連結命名並進行設定：是否收集參與度分析、是否允許搜尋引擎建立索引、訪客是否可將簡報複製到其 Fabric，以及是否允許下載。如果受眾需要 PPTX 原始檔（例如要在內部重複使用投影片），請開啟下載功能；若僅提供檢視，則保持關閉即可。發布 頁面有更詳細的說明。

開啟分析功能後，連結分析 會顯示每個連結的造訪記錄，包含日期、位置和裝置。如果向多位利害關係人寄送業務提案，為每個人建立獨立命名的連結可以讓您掌握哪些人已經開啟查看。

建議透過與連結不同的個別訊息發送密碼。如果投影片日後需要公開（例如演講結束且錄影已公布），您可以移除保護；Fabric 會要求您輸入密碼進行確認。

在 Pro 方案中，您可以使用公司自己的網域發布，而非 fabric.so，這對某些團隊來說更適合面向客戶的簡報展示。如何在您自己的網域上共用檔案 逐步引導您完成設定。

常見問題

如何為 PowerPoint 簡報設定密碼保護？

在 PowerPoint 中，使用「保護簡報」下的「以密碼加密」。在 Fabric 中，在 PPTX 上按一下滑鼠右鍵，選擇「新增密碼保護」，然後共用或發布該簡報，並另外單獨發送密碼。

我可以為 PowerPoint 設定密碼保護，讓其他人只能檢視而不能編輯嗎？

在 Fabric 中，您可以在共用時賦予他人檢視者角色，或者直接發布簡報，因為發布的連結為唯讀模式。密碼則是用來控制誰有權開啟該檔案。

我可以共用內嵌影片的大型 PowerPoint 檔案嗎？

可以。將其上傳到 Fabric 並發送連結，而非使用附件。搭配桌面應用程式，大型檔案在開啟時會以串流方式載入，不會佔用電腦空間。

我的團隊成員也需要輸入密碼嗎？

是的。任何有權存取受保護簡報的人都必須輸入密碼，存取權限可維持 6 小時。

發送連結後我可以更改密碼嗎？

可以。輸入舊密碼後即可設定新密碼。連結保持不變。

Fabric 支援 Google 簡報嗎？

Google 簡報可透過 Google 雲端硬碟連線匯入，此功能需要付費方案。

與會者可以下載我的投影片嗎？

只有當您為該發布連結開啟「允許下載」時才可以。每個連結都有專屬的個別設定。

我可以查看誰開啟了我的簡報嗎？

分析功能會顯示每個連結的造訪次數，但不會列出訪客姓名。您可以為每個人建立單獨命名的連結並開啟分析功能，以查看哪些連結已被開啟。

在 Fabric 中為 PowerPoint 設定密碼保護需要哪種方案？

Pro 或 Team 方案。有關團隊方案的詳情，請參閱 團隊定價，該方案並非依席位計費。