如何為 PDF 設定密碼保護

有些 PDF 在交到他人手中之前，需要比其他文件更加謹慎地處理。例如發送給新專科醫生的醫療報告、給房貸經紀人的薪資單，或是第四頁附有您銀行帳戶詳細資訊的租賃協議。透過電子郵件將檔案作為附件發送，意味著這份副本會無限期地留存在兩個收件箱中，而且任何取得該郵件的人都能打開它。

本指南介紹了人們為 PDF 加密的常見方法、每種方法伴隨的權衡取捨，以及如何在 Fabric 中為 PDF 加上密碼，並以連結的形式發送，以便日後隨時修改密碼或撤銷存取權限。

一般人通常如何為 PDF 設定密碼保護

最傳統的做法是使用 Adobe Acrobat，它可以利用儲存在檔案本身的密碼來加密 PDF。之後，PDF 在任何閱讀器中開啟時都會要求輸入密碼，這在檔案必須作為附件傳送時非常實用。缺點是這種保護是直接寫死在該副本中的。如果您想要更改密碼，或是想阻止某人打開它，您必須重新製作一個新檔案並再次發送，而舊的副本仍然可以使用舊密碼打開。

在 Mac 上，「預覽程式」可以透過「檔案」>「輸出」進行類似的操作，在輸出對話框中提供加密選項。對於單一文件來說，這既免費又迅速。沒有這兩種工具的人通常會轉向免費的線上 PDF 網站，但這意味著為了加密，您必須將敏感文件上傳到一個您幾乎一無所知的服務平台。

另一種常見的方法是完全跳過檔案密碼，依靠雲端硬碟的共用設定，將連結限制在指定的帳戶。當收件人使用相同類型的帳戶時，這種方法很有效；但當他們沒有相應帳戶時，就會遇到登入阻礙，最終您不得不將連結改為「任何知道連結的人」以完成傳送。如何安全地分享大型檔案更詳細地比較了這些方法。

步驟 1：將 PDF 新增至 Fabric

將 PDF 拖曳到 Fabric 網頁版或電腦版應用程式中、貼上檔案，或是點擊「上傳檔案」。如果您習慣使用 Finder 或檔案總管，Fabric 電腦版應用程式可以在 Mac、Windows 和 Linux 上將 Fabric 掛載為磁碟機，因此您可以像操作任何其他資料夾一樣，直接將 PDF 拖入其中。

放入後，Fabric 會讀取其中的文字，以便您日後在文件內進行搜尋。這對於人們通常會加密的 PDF（例如對帳單和報告）非常重要，因為幾個月後您可能會想在其中尋找某個參考編號。

步驟 2：新增密碼保護

右鍵點擊該 PDF，或打開它並點擊三點選單，然後選擇「新增密碼保護」。輸入密碼。密碼保護功能適用於 Pro 和 Team 方案。

此處沒有密碼重設功能，因此在關閉對話框之前，請先將密碼儲存在密碼管理器中。從此時起，任何擁有該 PDF 存取權限的人都必須輸入密碼才能開啟。每次存取權限可持續 6 小時，之後系統會要求再次輸入。

如果您要保護多個屬於同一組的 PDF（例如一整年的銀行對帳單），您可以將它們放入一個資料夾中，直接保護該資料夾。資料夾上的密碼保護同時也適用於日後加入該資料夾的檔案。

步驟 3：分享或發佈 PDF

點擊「分享」開啟共用彈出視窗。您有兩種選擇，這兩種方式都支援受密碼保護的 PDF。

「分享」適合需要有人與您共同處理的 PDF。您可以選擇角色（檢視者、評論者或編輯者），評論者可以在 PDF 中反白文字並新增註釋，這對於需要解答問題的合約或報告非常實用。您工作區以外的人無需註冊即可打開共用連結。角色與權限頁面詳細說明了各個角色。

「發佈」適合您要交付的 PDF。開啟「發佈」分頁，點擊「建立連結」，然後設定連結：命名連結、選擇是否收集互動分析資料、是否允許搜尋引擎建立索引、訪客是否可以將其複製到自己的 Fabric，以及是否允許下載。對於私人文件，請保持關閉索引；如何防止搜尋引擎為共用檔案建立索引解釋了原因。如果您希望 PDF 僅保留在受保護的連結後方，也請保持關閉下載。發佈頁面上有關於這些選項的更多資訊。

步驟 4：分開傳送密碼並保持掌控權

在一條訊息中發送連結，並在另一條訊息中發送密碼，最好是透過不同的管道。例如透過電子郵件發送連結，並透過簡訊發送密碼，是常見的搭配方式。

如果您為發佈的連結開啟了分析功能，連結分析會顯示該連結的造訪記錄，包括日期、位置和裝置。分析不會指名訪客的身分，因此如果您要將 PDF 發送給多人，請為每個人建立單獨的指定連結，以便查看哪些連結已被打開。

若要更改密碼，請輸入舊密碼並選擇新密碼。若要移除保護，請輸入密碼以進行確認。無論哪種方式，PDF 都會保留在同一個連結中，因此無需重新發送任何內容。

常見問題

如何在沒有 Adobe Acrobat 的情況下為 PDF 設定密碼保護？

在 Mac 上，「預覽程式」可以輸出加密的 PDF。在 Fabric 中，上傳 PDF、在其上按右鍵、選擇「新增密碼保護」，然後分享或發佈連結。Fabric 中的密碼保護功能需要 Pro 或 Team 方案。

在 Fabric 中為 PDF 設定密碼保護是免費的嗎？

不是。密碼保護功能包含在 Pro 和 Team 方案中。上傳和發佈 PDF 則包含在免費方案中。請參閱價格了解方案詳情。

如果我忘記密碼會怎樣？

系統沒有密碼重設功能，因此忘記的密碼無法復原。請在設定密碼時將其儲存在密碼管理器中。

輸入密碼後可以檢視 PDF 多久？

存取權限可持續 6 小時。之後，他們需要再次輸入密碼。

發送連結後我可以更改密碼嗎？

可以。輸入舊密碼，然後選擇新密碼。連結保持不變，因此您只需發送新密碼。

我可以阻止他人下載受密碼保護的 PDF 嗎？

對於已發佈的連結，下載是一項您在建立連結時可以選擇的設定。關閉「允許下載」，訪客就只能檢視 PDF，而無法從連結中儲存副本。

我可以知道是否有人開啟了 PDF 嗎？

如果為已發佈的連結開啟了分析功能，您可以查看包含日期、位置和裝置的造訪記錄。為每位收件人提供他們專屬的具名連結，即可查看是誰開啟了檔案。連結分析功能包含在 Pro 和 Team 方案中。

有人可以在受密碼保護的 PDF 上新增註釋嗎？

可以，只要您以評論者的身分與他們分享。他們輸入密碼後，即可反白文字並新增註釋。已發佈的連結則僅供檢視。