操作指南

如何為資料夾設定密碼保護

當檔案數量超過少數幾個時，逐一保護檔案就不再管用了。例如回溯七年的納稅申報資料夾、客戶的專案檔案、人資的人事記錄資料夾，或是家庭應急手冊中的掃描件。人們真正需要的是為資料夾設定一組密碼，涵蓋其中的所有內容，甚至包括尚未建立的檔案。

本指南涵蓋了人們通常嘗試在電腦或雲端鎖定資料夾的方式，以及如何在 Fabric 中為資料夾設定單一密碼，並與需要的人分享。

人們通常如何為資料夾設定密碼保護

在 Mac 上，常見的方法是使用「磁碟工具程式」建立加密磁碟映像檔。這會建立一個受密碼保護的磁碟區，開啟後其運作方式就像資料夾一樣。這對於單一使用者在單一裝置上運作良好。但要分享它，就意味著需要傳送龐大的映像檔和密碼，而且之後新增的任何內容，只有在您再次傳送映像檔時，對方才能取得。

Windows 使用者經常會發現，資料夾的內容提供了繫結至自身使用者帳戶的加密功能，或者 BitLocker 可以加密整個磁碟機。這兩者都能防止其他使用該電腦的人存取檔案。但這兩種方法都不是為了向同事或客戶提供密碼而設計的，因此人們通常會退而求其次，使用像 7-Zip 這類的工具建立受密碼保護的 ZIP 壓縮檔。那只是一個快照，而且每次資料夾變更時都必須重新壓縮封裝。

雲端硬碟解決了分享的問題。Google 雲端硬碟和 Dropbox 讓您可以與指定的人分享資料夾，某些方案還新增了受密碼保護的連結。存取通常是基於帳戶的，這在團隊內部很可靠，但對外部客戶而言則較為不便。如何設定客戶入口網站涵蓋了為客戶提供收集檔案空間的更廣泛議題。

步驟 1：建立資料夾並放入檔案

在 Fabric 中建立資料夾，透過拖曳或按一下「上傳檔案」來新增檔案，這可以一次處理大量的檔案。若要從電腦移動現有資料夾，桌面應用程式會將 Fabric 掛載為 Finder 或檔案總管中的磁碟機，讓您可以拖曳整個資料夾。磁碟機上的檔案不會佔用電腦空間，並會在開啟時以串流方式載入。

資料夾中的所有內容在送達時都會經過處理：Fabric 會讀取文件和圖片中的文字、為每個項目撰寫摘要，並建議標籤。龐大的資料夾無需額外整理即可隨時供搜尋，當資料夾已鎖定，而您在進入後想要快速找到某個檔案時，這一點就非常重要。

步驟 2：為資料夾新增密碼

以滑鼠右鍵按一下資料夾，或開啟資料夾並按一下三點圖示選單，然後選擇「新增密碼保護」。輸入密碼。密碼保護適用於 Pro 和 Team 方案。

密碼適用於整個資料夾。您之後新增的檔案會自動受到保護，因此下個月儲存的掃描件或同事放入的新成果，從一開始就會受到相同密碼的保護。

Fabric 沒有密碼重設功能，因此請將密碼儲存在密碼管理工具中。任何有權存取該資料夾的人都必須輸入密碼，且存取權限可持續 6 小時。如果其中一份文件需要比資料夾其他部分更嚴格的受眾限制，內部個別的檔案也可以擁有自己的密碼。

步驟 3：與合適的人分享資料夾

按一下「分享」並邀請具有特定角色的人員：檢視者、評論者、編輯者或管理員。角色可以在空間和檔案層級進行設定，如角色與權限中所述。外部人員無需註冊 Fabric 即可使用分享連結。

角色與密碼相輔相成。以家庭稅務資料夾為例：您的伴侶可能是負責新增文件的編輯者，而您的會計師則是僅閱讀文件的檢視者。兩者輸入相同的資料夾密碼，接著他們的權限角色將決定進入後可以執行的操作。如果有人需要對特定文件留下回饋，評論者角色讓他們可以醒目標示文字並發表評論。

當資料夾專屬於特定客戶時，請將其放入專為該客戶設立的空間並分享該空間；他們將只能看到該空間。如何限制團隊成員存取特定客戶資料夾針對您自己的員工介紹了相同的概念。

步驟 4：將資料夾發佈為受保護的頁面

如果資料夾是用於交付而非協同合作，請發佈它。按一下「分享」，開啟「發佈」分頁，然後按一下「建立連結」。資料夾會以網頁的形式發佈，在 Fabric 中編輯該資料夾會直接更新已發佈的版本。如何將資料夾變成網站說明了該頁面的運作方式。

在建立連結時進行設定：名稱、是否收集互動分析資料、是否允許搜尋引擎建立索引、訪客是否可以將其複製到他們的 Fabric，以及是否允許下載。發佈頁面詳細說明了各個選項。開啟分析功能後，連結分析會顯示每個連結的造訪次數、日期、位置和裝置。

步驟 5：變更或移除密碼

人員和專案都會改變。若要變更資料夾的密碼，請輸入舊密碼並設定新密碼，然後僅將其提供給仍需要存取權限的人員。若要完全移除保護（例如在專案封存後），請輸入密碼以確認。在此過程中，資料夾及其連結都會保持原樣。

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