如何自動整理收據

收據通常有三種形式，而且各自四散在不同地方。商店和餐廳的紙本收據最後往往被塞進皮夾或廚房抽屜；電子郵件收據則淹沒在收件匣的大量電子報中；而在應用程式中消費，則會留下可能需要截圖的確認畫面。當會計師要求提供去年的每筆居家辦公支出，或是退貨需要購買證明時，最棘手的工作就是將這三堆雜亂的單據彙整在一起。

本指南介紹了人們通常如何整理收據、最費力的環節在哪裡，以及如何將各種類型的收據傳送至 Fabric，以便在收據匯入時就能自動讀取並按類別分組。

大家通常如何整理收據

信封或鞋盒仍然很常見：自律一點的人可能一年用一個，或按類別各用一個。這種方法完全免費。然而，熱感應紙會褪色，而且要找特定收據時，就必須把整個信封倒在桌上翻找。

用手機拍照存證是常見的升級做法。紙張褪色後照片依然存在，但它會混在相簿的一堆家庭照片中，除非你記憶猶新，否則根本看不出是在哪家店買的、買了什麼。電子郵件收據則可以在 Gmail 或 Outlook 中加上標籤或移至資料夾，這樣能集中管理並與照片分開。

報帳應用程式可以掃描收據並擷取總額，是需要審批的工作支出的標準選擇。但對於家庭收據、保固單和個人稅務記錄，許多人會覺得這類工具太過繁複，最後往往退而求其次，改用試算表逐筆記錄每張收據。如何在報稅季保存收據介紹了最初應該保存哪些記錄。

步驟 1：全方位收集來自各管道的收據

針對紙本收據，請使用 Fabric 行動應用程式拍照，或上傳已拍攝的照片。對於其他應用程式中的收據，可以使用 iOS 或 Android 的分享功能，直接將檔案、連結或螢幕截圖傳送至 Fabric。

對於電子郵件收據，請將郵件或附件 PDF 轉寄到您的 Fabric 電子郵件地址。它可接收來自您已驗證帳戶地址的郵件，而在團隊中，您還可以核准其他發件人。如何自動儲存電子郵件帳單和收據逐步說明了如何將此流程建立為日常習慣。

如果您習慣對訂單確認畫面截圖，Fabric 可以自動匯入 iOS 和 Android 的螢幕截圖。您也可以將行動應用程式設定為備份特定相片資料夾，這樣您專門用來存放收據的相簿就能自動同步，無需任何額外步驟。

步驟 2：讓 Fabric 讀取每張收據

每張收據在匯入時都會被處理。Fabric 能讀取照片、螢幕截圖和 PDF 中的文字（包括照片裡的文字），因此即使是皺巴巴的收據上的商店名稱和品項也能被搜尋到。它還會建立嵌入向量，以便搜尋時能依語意比對收據、撰寫簡短摘要、擷取內容類型及相關概念等屬性，並建議合適的標籤。

一張名為 IMG_4471.jpg 的照片可能會被摘要為「油漆與刷子的五金行收據」。套用有助分類的建議標籤，並在收據需要備註背景資訊時新增評論，例如「出租公寓專用」或「可報帳」。

步驟 3：使用智慧收藏庫整理收據

為您重視的每個類別設定一個智慧收藏庫：居家辦公、醫療、商務差旅、房屋修繕、附保固的大額採購等。智慧收藏庫會根據內容自動歸類，因此從收件匣轉寄的火車票收據和計程車收據照片都會自動歸入「商務差旅」中。

如果您的會計師習慣按年度審核，按納稅年度建立資料夾是個明智的補充做法。這樣收藏庫就能跨年份分類，而資料夾則能讓每年的單據隨時準備好以供提交。仍在保固期內的商品收據可以單獨放在自己的收藏庫中，與相應產品的說明書放在一起。

步驟 4：需要時隨時找到收據

按下 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) 並描述該筆消費。Fabric 搜尋會讀取收據文字並根據語意進行比對，因此輸入「辦公椅收據」即使沒有商店名稱也能找到。將訂單編號加上雙引號可進行精準比對，並可透過標籤或地點篩選來縮小清單範圍。如何在報帳時快速找到所需的收據提供了更多搜尋範例。

開啟收據資料夾，並要求 AI 助理列出例如今年來自特定供應商的所有收據。它會根據該資料夾中的收據作答並引用每一張收據，以便您開啟原始檔案核對。如果您需要一份工作清單，可以將答案儲存為筆記。

步驟 5：與會計師分享正確的收據

到了提交記錄的時候，您可以將資料夾分享給會計師，設定為檢視者權限；若他們可能會有疑問，則可設為評論者權限。外部人員無需註冊即可透過分享連結存取。如何為會計師準備好收據介紹了應包含的內容。

如果您與其他人分擔家庭日常事務，可以將收據空間設為編輯者權限與他們分享，這樣雙方都可以新增單據。他們的照片和轉寄的電子郵件也會以相同方式被讀取和摘要，而如何與伴侶分工管理家庭文件提供了分工處理其餘文書工作的建議。

常見問題

Fabric 可以讀取收據照片上的文字嗎？

可以。搜尋範圍涵蓋圖片和螢幕截圖中的文字（包括照片裡的文字），因此可以透過商店或品項搜尋收據。

如何將電子郵件收據匯入 Fabric？

將它們轉寄到您的 Fabric 電子郵件地址。Gmail 和 Outlook 也可以作為連線整合使用，這需要付費方案。

Fabric 會自動幫我將收據分類到資料夾中嗎？

不會。它會讀取並摘要每張收據，並提供標籤建議，而您設定的智慧收藏庫會據此自動歸類。資料夾則由您自行安排整理。

我可以無需手動操作就儲存收據截圖嗎？

可以。Fabric 可以自動匯入 iOS 和 Android 的螢幕截圖，其中的文字均可搜尋。

如何整理報稅用的收據？

為報稅申報表使用的類別設定智慧收藏庫，若有需要可按納稅年度新增資料夾，並在報稅時將該資料夾分享給您的會計師。

我的會計師沒有 Fabric 帳號也可以查看我的收據嗎？

可以。外部人員無需註冊即可透過您設定的權限層級開啟分享連結。

AI 可以幫我列出收據清單嗎？

在收據資料夾中向 AI 助理提問，它會回答並引用每張收據，因此您可以在使用該清單之前核對原始收據。

在 Fabric 中整理收據是免費的嗎？

檔案上傳包含在免費方案中，該方案有儲存空間上限與 AI 使用次數限制。Gmail 等連線整合功能需要付費方案；詳情請參閱定價。