如何自動整理 PDF 檔案

一個剛開始井井有條的 PDF 資料夾往往會逐漸變得混亂。發票、研究論文、簡報匯出檔、掃描信件和家電說明書堆積在一起，檔名幾乎無法看出裡面的內容，而手動整理意味著必須先逐一開啟檢查是什麼檔案，然後才能決定要歸類到哪裡。

本指南介紹了人們通常整理 PDF 的方式以及各種方式需要維護的地方，接著逐步說明如何設定 Fabric，以便在每個 PDF 匯入時自動完成閱讀、摘要和分組，並在您需要的地方保留資料夾。

人們通常如何整理 PDF

手動建立資料夾是預設的做法。像「財務」，接著「2026」，再接著「水電公用事業」這樣的目錄樹結構對建立者來說很好用，前提是每個新檔案都要移到正確的分類中。弱點在於檔案送達的時刻。匆忙下載的 PDF 會留在桌面或「下載」資料夾中，而資料夾結構只能反映某人記得歸檔的那些檔案。

重新命名通常是第二層做法。有些人會將每次下載的檔案依模式重新命名，例如 2026-03_electric_bill.pdf，以便按名稱排序來將相關文件分組。這確實有幫助，而這份檔案命名慣例指南介紹了經得起時間考驗的命名模式。但這也為每次下載增加了一個步驟，而且即使一個檔案屬於兩個類別，它也只能擁有一個檔名。

基於規則的工具接管了部分工作。Mac 上的 Hazel，或是將附件導向特定資料夾的電子郵件篩選規則，可以根據檔名、寄件者或關鍵字進行比對。它們需要為每種文件編寫規則，並會忽略任何不符合規則的內容。像 Zotero 這樣的文獻管理工具可以很好地整理學術論文，但它們是圍繞引文構建的，家庭和工作相關的 PDF 仍需交由其他系統處理。

步驟 1：將您的 PDF 放入同一個 Fabric 庫中

將一批 PDF 拖入 Fabric 網頁版或電腦版應用程式中、貼上它們，或是點選「上傳檔案」。上傳功能可以一次處理大量檔案，因此擁擠的下載資料夾或舊存檔只需一次操作即可完成遷移。免費方案即包含檔案上傳功能。

對於新收到的 PDF，Fabric 電腦版應用程式可在 Mac、Windows 和 Linux 上將 Fabric 掛載為虛擬磁碟機。從任何應用程式將 PDF 儲存到該磁碟機，就會直接將其存入您的資料庫中，開啟時以串流方式載入，而不會佔用電腦空間。透過附件形式寄達的 PDF 可以轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址。如果您有大量 PDF 已經存放在 Google 雲端硬碟中，雙向連結可以將它們匯入並使兩端保持同步。連結功能需要付費方案。

步驟 2：讓 Fabric 閱讀並標記每個 PDF

當 PDF 匯入時，Fabric 會自動處理，無需您進行任何操作。它會讀取文字，建立嵌入向量以便搜尋功能可依語意進行比對，撰寫簡短摘要，並擷取內容類型以及文件涵蓋概念等屬性。名為 scan_0032.pdf 的檔案最終會依其內容被描述，因此您無需開啟就能知道它是一份租賃合約。

Fabric 還會根據 PDF 的內容推薦標籤。接受適合的標籤並跳過其餘標籤；您自行新增的任何標籤都會與它們並列。您也可以在儲存檔案時附上備註或標籤，當您保留該檔案的原因無法直接從文字中看出時（例如必須在週五前交回學校的表格），這項功能非常實用。

步驟 3：為您常用的分組建立智慧精選集

與其對每個 PDF 進行手動歸檔，不如為您最常存取的分組設定智慧精選集：稅務文件、保險單、合約或特定研究主題的論文。智慧精選集會根據內容自動填入，因此一份新的續保單在 Fabric 處理完成後，就會立即加入保險精選集中，無需手動拖曳至任何地方。

由於精選集是根據內容而非存放位置，一個 PDF 可以同時出現在多個精選集中。一份房屋續保單可以同時出現在「保險」和「家庭帳單」下，省去了保留兩份複本或糾結於要放在哪個資料夾的麻煩。建議先從三到四個精選集開始，當您發現自己再次搜尋同類文件時，再新增更多精選集。

步驟 4：僅在有幫助的地方新增資料夾

在 Fabric 中，資料夾、空間、標籤、看板檢視和畫布均為選用功能，即使完全不使用這些功能，搜尋依然有效。許多人會保留少數幾個符合自己思維方式的頂層資料夾（例如：工作、生活、每個客戶一個），並將更精細的分類交給智慧精選集處理。如果您想要建立更完整的系統，如何整理數位檔案深入探討了資料夾結構。

資料夾還可以切換為看板檢視，這非常適合需要經過多個階段的 PDF。合約可以放置在草稿、已寄出和已簽署的直欄中，稍後切換回清單檢視時，所有檔案仍會保留在原處。

步驟 5：使用搜尋檢查結果

點選「搜尋」或按 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows)，然後用一般字詞輸入您要尋找的內容。Fabric 搜尋會讀取 PDF 內的文字，並根據語意和關鍵字進行比對，搜尋結果會直接定位到具體頁面。當您需要完全相符的結果時（例如發票號碼或保單號碼），可以加上雙引號，並透過標籤、位置或項目類型進行篩選，以縮小長清單的範圍。

若要從一組 PDF 中取得答案，請開啟資料夾並詢問 AI 助理。它的檢索範圍僅限於該資料夾，並會引用所參考的文件。像「這些合約中哪一份有 60 天的通知期？」這樣的問題，回覆時會附上參考資料，您可以點選查看來源。

常見問題

Fabric 會自動將我的 PDF 移至資料夾中嗎？

不會。Fabric 會為每個 PDF 撰寫摘要、擷取屬性並推薦標籤，而您設定的智慧精選集會根據這些資訊自動填入。您的資料夾將完全保持您所安排的狀態。

Fabric 是如何了解 PDF 的內容是什麼？

它會讀取內容，建立嵌入向量以便搜尋可依語意進行比對，撰寫摘要，並擷取內容類型和涵蓋概念等屬性。

Fabric 可以整理掃描的 PDF 嗎？

搜尋範圍涵蓋 PDF、文件和圖片內的文字，包括拍攝的照片中的文字，因此掃描頁面可以透過其內容文字被搜尋到。如何搜尋掃描的文件對此進行了詳細介紹。

上傳 PDF 之前我需要重新命名嗎？

您可以重新命名，但這不是必須的。搜尋、摘要和智慧精選集都是根據檔案內容進行運作，因此模糊不清的檔名並不會妨礙 PDF 被找到或分類。

一個 PDF 可以屬於多個類別嗎？

可以。一個 PDF 可以帶有多個標籤，並出現在多個智慧精選集中，同時在您的檔案結構中僅佔用單一位置。

我可以整理存放在 Google 雲端硬碟中的 PDF 嗎？

可以。連結 Google 雲端硬碟後，其檔案會在 Fabric 內部建立並保持雙向同步，因此它們會像其他任何 PDF 一樣被處理。連結功能需要付費方案。

我可以在 Fabric 中為 PDF 新增畫線標記和註釋嗎？

可以。您可以在 PDF 上劃重點與新增註釋，並在閱讀模式下閱讀它們，因此筆記會與檔案保留在一起。

我可以使用免費方案體驗這項功能嗎？

免費方案包含檔案上傳和有限的 AI 使用次數，並有儲存空間與檔案大小限制。連結功能和逐字稿轉錄需要付費方案。詳情請參閱定價。