如何自動整理電子郵件

大多數收件匣中都有兩種類型的郵件。一種是日常湧入的郵件，您讀過一次便會歸檔；另一種則是較少數但日後還會用到的內容：航班確認單、供應商同意報價的電子郵件、學校學期行事曆，或是附有值得保留之連結的電子報。第二類郵件往往會被埋沒在第一類郵件之下，而標籤或資料夾只有在當時有人手動套用時才能發揮作用。

本指南涵蓋了常見的電子郵件整理方式、它們最需要注意的地方，以及如何將您想要保留的郵件傳送至 Fabric，以便根據每封郵件的內容進行描述與分組。

人們通常如何整理電子郵件

Gmail 使用者偏好使用標籤與篩選器，而 Outlook 使用者則依賴資料夾與規則。設定一個將特定航空公司發出的所有郵件加上標籤，或為主旨包含「發票」的郵件標記的篩選器，只需幾分鐘的時間，之後便會在後台默默運行。規則會比對您撰寫的條件（寄件者、主旨行、關鍵字），因此來自陌生地址的預訂資訊，或措辭與您預期不同的郵件，就很容易成為漏網之魚。

其他人則會為重要郵件標上星號或加上旗標，並依賴收件匣搜尋功能。當您記得寄件者姓名或確切字詞時，搜尋近期郵件非常有效。但在幾個月後，當您只大致記得郵件內容時，搜尋就會變得更加困難，而附件更是增添了另一層翻找的阻礙。

第三種習慣是將電子郵件中的實用部分複製到筆記應用程式中，或是將附件儲存到雲端硬碟。這樣做雖然能將重要細節與相關工作放在一起，但代價是每次都必須手動操作，而且原始郵件與其附件往往最終分散在不同地方。

步驟 1：準備好您的 Fabric 電子郵件地址

每個 Fabric 帳戶都有專屬的電子郵件地址用於儲存內容。您可以在桌機或手機上，從任何郵件用戶端轉寄電子郵件、附件或筆記至該地址。為了安全起見，它僅接收來自您已驗證之 Fabric 帳戶地址的郵件。在團隊中，您可以核准額外的寄件者地址，讓同事也能轉寄至同一個工作區。傳送電子郵件至 Fabric 頁面有更詳細的說明。

將該地址新增至您的聯絡人中，以便自動完成輸入。這樣轉寄只需幾秒鐘，當您在會議空檔使用手機操作時，這一點格外實用。

步驟 2：轉寄您想要保留的電子郵件

您可以在收到郵件時立即轉寄，也可以一次處理積壓的郵件，將標上星號的郵件對話串全部轉寄。Fabric 能辨識內容類型，因此電子郵件會儲存為電子郵件，而附加的 PDF 則會儲存為內文可供搜尋的檔案。帳單與收據是很常見的起點；如何自動儲存電子郵件帳單與收據詳細介紹了該流程。

如果保留該郵件的原因無法直接從電子郵件本身看出，您可以在轉寄的郵件上方自行加入一行說明，例如「第三季印刷量已確認價格」。該備註會隨同儲存的項目一起保留。

步驟 3：查看 Fabric 如何描述每封電子郵件

每封轉寄的電子郵件在送達時都會經過處理。Fabric 會建立嵌入向量（embeddings），以便搜尋功能能根據語意找到它，並撰寫簡短摘要、擷取內容類型及討論主題等屬性，還會建議標籤。關於場地預訂的冗長對話串可能會被濃縮成一句包含日期、訂金與確認人姓名的摘要，這比瀏覽整個對話串要快得多。

套用符合您對該郵件理解的建議標籤。標籤可跨資料夾使用，因此一封電子郵件可以同時標記客戶名稱與「合約」，而無需儲存兩次。

步驟 4：讓智慧收藏集分組相關電子郵件

為您保留的電子郵件類型設定智慧收藏集：差旅預訂、訂單確認、學校通知、供應商協議。每個收藏集都會根據內容自動填入，因此即使是來自您從未配合過的飯店的確認單，仍然會歸入差旅預訂中。對於疲於應付大量學校郵件的家長，如何防止學校電子郵件在收件匣中遺失這篇文章也會很有幫助。

由於儲存的電子郵件與您的檔案和筆記存放在同一個資料庫中，因此收藏集可以將它們混搭收納。專案收藏集可能同時包含 PDF 格式的客戶需求書、您的會議筆記，以及變更專案範圍的電子郵件對話串。如果您偏好固定結構，也可以新增資料夾與空間，不過這些都不是強制要求的。

步驟 5：搜尋與詢問您的電子郵件

按下 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) 並描述該郵件。Fabric 搜尋可以讀取轉寄的電子郵件及其附件，因此輸入「房東同意修理熱水器的郵件」，即使沒有房東的姓名也能找到它。使用雙引號可以對訂單號碼或參考代碼進行完全比對。如何快速找到舊電子郵件附件中有關附件的更多資訊。

若要存取收件匣中的其餘郵件，可從 Fabric 市集連結 Gmail 或 Outlook。連線可讓搜尋功能與 AI 助理將您的信箱與儲存在 Fabric 中的內容一併納入。在搜尋畫面中的知識搜尋面板內點擊，即可同時搜尋 Fabric 及已連結的應用程式，並提出後續問題。連線功能需要付費方案。

常見問題

如何將電子郵件儲存到 Fabric？

從您已驗證的帳戶地址將郵件轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址。附件和筆記也可以用同樣的方式傳送。

其他人可以將電子郵件轉寄到我的 Fabric 嗎？

只能從您核准的地址轉寄。Fabric 僅接收來自您已驗證帳戶地址的郵件，而在團隊中，您可以新增額外的寄件者。

電子郵件附件可以在 Fabric 中搜尋嗎？

可以。附件會儲存為檔案，搜尋範圍涵蓋 PDF、文件和圖片內的文字，包括照片中的文字。

Fabric 會將我的電子郵件歸檔到資料夾中嗎？

不會。它會為每封電子郵件建立摘要、擷取屬性並建議標籤，而您設定的智慧收藏集會根據這些資訊自動填入。資料夾仍由您完全掌控。

Fabric 可以連結到 Gmail 或 Outlook 嗎？

可以。兩者皆可在 Fabric 市集中作為連線使用。連線功能需要付費方案。

這可以取代 Gmail 標籤或 Outlook 規則嗎？

它是與它們相輔相成的。規則繼續整理您的收件匣，而您轉寄到 Fabric 的電子郵件則會與您的檔案和筆記依內容進行分組。

我可以用手機轉寄電子郵件嗎？

可以。您可以從任何裝置上的任何郵件用戶端進行轉寄，也可以在 iOS 或 Android 上使用分享面板將內容傳送至 Fabric。

連結 Gmail 或 Outlook 需要哪種 Fabric 方案？

免費方案不提供與其他應用程式（包括 Gmail 和 Outlook）的連線。方案與定價列出了付費選項。