如何自動整理文件

文件庫很少能長時間保持整潔。名為 Document1.docx 的 Word 檔案與某個舊工具匯出的 Markdown 放在一起，一份提案的三個副本名稱略有不同，而一批 PDF 則保留著傳送者系統所給予的任何名稱。手動整理意味著要開啟每個檔案以檢視內容、決定它屬於哪裡，並對每個新傳入的檔案重複做出相同的決定。

本指南介紹了人們通常如何保持文件井然有序、每種方法在何處需要最多的維護，以及如何設定 Fabric，以便在文件傳入時根據其內容進行描述和分組。

人們通常如何整理文件

預設方式是在 Google 雲端硬碟、OneDrive 或 Dropbox 中建立資料夾樹狀目錄，每個專案、客戶或年份一個資料夾，並隨著內容增長新增子資料夾。資料夾易於理解且易於共用。但每次儲存內容時都需要做出選擇，而屬於兩個位置的文件（例如同時充當付款記錄的合約）最終會落在其中一個位置或複製到兩個位置。

命名架構通常是下一層：前面的日期、客戶代碼、版本號。檔案命名規範在一絲不苟的專人控制每個檔案時能維持得很好。從其他人那裡收到的文件會保留隨附的名稱，而在忙碌的一週中，重新命名是首個被忽略的事。

有些團隊會將文件移至 Notion 或 Wiki，並手動新增屬性，例如類型、擁有者和狀態。結果是一個可排序的表格，但每個屬性都是需要填寫的欄位，一旦不再填寫，表格就會變得混亂。Spotlight 或 Windows 搜尋中的桌面搜尋可以依名稱尋找檔案，有時也可以依文字尋找，儘管它僅涵蓋執行該搜尋的那台電腦。

步驟 1：將文件放在 Fabric 可以讀取的位置

將文件資料夾拖曳到 Fabric 中、貼上檔案，或在網頁版或桌面版應用程式中按一下「上傳檔案」。上傳可以一次處理大量檔案，因此封存檔案可以一次性全部匯入。Fabric 支援讀取 DOCX、TXT、Markdown、HTML 和 JSON 檔案、PDF、PPT 和 PPTX 投影片，以及 CSV 和 XLSX 試算表。

如果您希望繼續在 Finder 或檔案總管中工作，Fabric 桌面應用程式會在 Mac、Windows 和 Linux 上將 Fabric 掛載為虛擬硬碟。將文件儲存到該硬碟會將其放入 Fabric，而且在您開啟這些檔案之前，它們不會佔用電腦上的空間。

儲存在 Google 雲端硬碟中的文件可以透過連線加入。Google 雲端硬碟雙向同步，因此其檔案會在 Fabric 中建立，且在任一端所做的編輯都會同步過去。Google 文件、Google 簡報、Google 試算表和 Notion 頁面也透過連線匯入，這需要付費方案。

步驟 2：檢查 Fabric 為每份文件分析的內容

每份文件在送達時都會被處理。Fabric 會為其建立嵌入向量（這使得搜尋可以依語意比對檔案），並撰寫一份內容簡短摘要。它還會擷取內容類型以及涵蓋的概念與主題等屬性，然後根據內容建議標籤。

開啟少數幾個檔案以檢視結果。Document1.docx 可能會顯示為關於交付條款的供應商協議草稿，而摘要讓您無需閱讀內文即可獲知這一點。套用任何合適的建議標籤，或新增您自己的文字和註解。標籤可跨資料夾使用，因此單一文件可以帶有多個標籤，而無需複製到任何地方。

步驟 3：為常用的群組設定智慧收藏集

智慧收藏集會根據內容自動填入。為您經常尋找的每種文件建立一個收藏集，例如提案、政策、會議議程或研究報告，相符的文件在傳入時就會出現在其中。下個月儲存的提案無需任何人歸檔即可加入提案收藏集。

收藏集與您的資料夾並存。一份文件可以存在於客戶資料夾中，同時也出現在所有客戶的每份已簽署協議的收藏集中，這是資料夾樹狀目錄難以提供的跨維度檢視方式。以兩到三個收藏集開始是個合理的做法；一旦發現自己反覆搜尋同一類型的檔案，就可以新增更多收藏集。

步驟 4：僅新增您想要的結構

資料夾、空間、標籤、看板檢視和畫布在 Fabric 中都是可選的，而且搜尋無需其中任何一項即可運作。許多人保留了幾個頂層資料夾（客戶、行政、個人），並將細節留給收藏集和搜尋。如果您想要更完整的樹狀目錄，如何整理數位檔案進一步探討了資料夾設計。

對於經歷多個階段的文件，例如簽署過程中的草稿，可以將資料夾切換為每個階段一欄的看板檢視。切換回清單不會移動任何檔案。

步驟 5：依文件內容尋找文件

按一下「搜尋」或按 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) 並描述該文件。Fabric 搜尋可按語意和關鍵字進行比對，並讀取每個檔案內部的文字，因此像「承包商入職檢查清單」這樣的查詢無論檔名為何都能找到它。將字詞加上引號以進行精準比對，並依標籤、位置或項目類型進行篩選以縮小清單範圍。

當您面前有一份合適的文件且想要其他類似的文件時，請選取它並執行相似度搜尋。若要從一組文件中取得答案，請開啟資料夾並詢問 AI 助理。它僅限於該資料夾並引用其使用的文件，您可以將答案儲存為筆記。

常見問題

Fabric 會自動將我的文件移至資料夾中嗎？

不會。Fabric 會為每份文件撰寫摘要、擷取屬性並建議標籤，而您設定的智慧收藏集會根據這些資訊自動填入。您的資料夾會保持您離開時的排列方式。

Fabric 可以讀取哪些文件格式？

DOCX、TXT、Markdown、HTML 和 JSON 檔案、PDF、PPT 和 PPTX 投影片，以及 CSV 和 XLSX 試算表。Google 文件和 Notion 頁面透過連線匯入，這需要付費方案。

我可以保留現有的資料夾結構嗎？

可以。原封不動地匯入資料夾，Fabric 就會處理其中的文件。智慧收藏集和標籤可為您提供額外的頂層檢視，而無需移動任何內容。

之後新增的文件會發生什麼事？

它們在傳入時會以相同的方式進行處理，並出現在符合其條件的任何智慧收藏集中。

記不得檔名時該如何尋找文件？

描述其內容。搜尋既按語意也按關鍵字進行比對，結果會直接開啟在正確的頁面。忘記檔名時如何尋找檔案中介紹了更多技巧。

我可以不將 Google 雲端硬碟文件移出雲端硬碟而對其進行整理嗎？

可以。透過 Google 雲端硬碟連線，檔案會保留在雲端硬碟中，同時也會在 Fabric 中建立，且變更會雙向同步。連線需要付費方案。

文件放入 Fabric 後我可以進行標註嗎？

可以。您可以對文件和 PDF 中的文字進行醒目提示和註解，並以閱讀模式閱讀 PDF。

我可以在免費方案中試用此功能嗎？

免費方案包含檔案上傳、筆記和受限的 AI 使用次數，並有儲存空間和檔案大小上限。與 Google 雲端硬碟等應用程式的連線需要付費方案。方案與定價列出了詳細資訊。