如何自動整理合約

合約來自四面八方。透過電子簽章服務簽署並退回的保密協議（NDA）、供應商以 PDF 附件發送的條款、多年前掃描的辦公室租約，以及用 Word 起草並在紙本上簽署的自由職業者合約。每一份合約都散落在最初接收到的地方，而最終浮現的問題（哪些合約會自動續約，或者我們向誰承諾了獨家授權）意味著必須逐一開啟檢視。

本指南介紹了小型企業和團隊通常如何整理合約、這些方法在哪些地方最耗費精力，以及如何設定 Fabric 來讀取每份合約並按類型分組，同時讓整場合約庫隨時可供提問。

大家通常如何管理合約

最常見的設置是共用資料夾，每個交易對象設一個子資料夾，再加上如日期、對象和協議類型的命名規則。這種方式成本低且易於上手。但透過電子簽章平台簽署的合約通常留在該平台的封存庫中，電子郵件附件則留在收件人的信箱裡，因此該資料夾只保存了部分合約，而非全部。

許多團隊會增加一份合約登記表：這是一個列出每份合約及其簽約方、生效日期、續約日期和通知期的試算表。登記表讓續約情況一目了然，前提是有人會閱讀每份新合約並填寫欄位。如何追蹤續約日期對這部分進行了更詳細的說明。

較大型的組織會使用具備起草、審批工作流程和欄位擷取功能的合約生命週期管理軟體。這些工具適合有時間進行配置的內部法務團隊。對於小型企業來說，其設定和定價往往超出了問題本身的成本考量，因此登記試算表仍繼續被使用。

步驟 1：將所有合約匯集到同一個資料庫

將現有合約拖曳至 Fabric，或點擊「上傳檔案」；上傳功能可一次處理大量檔案，因此封存資料夾可以一次性傳輸完成。Fabric 支援讀取 PDF 和 DOCX 檔案，掃描的合約也同樣適用，因為搜尋功能涵蓋了照片中的文字。

對於透過電子郵件收到的協議，請將郵件或附件轉發至您的 Fabric 電子郵件地址。它接受來自您已驗證帳戶地址的郵件，並且在團隊中您可以核准額外的發件人，以便經手合約的人員都能轉發進來。如果您的合約資料夾已經存放在 Google 雲端硬碟中，連線功能可以與 Fabric 進行雙向同步。連線功能需要付費方案。

步驟 2：讓 Fabric 讀取並摘要每份合約

每份合約在送達時都會被處理。Fabric 會建立嵌入向量，以便搜尋能夠根據語意比對文件、撰寫簡短摘要、擷取如內容類型和涵蓋概念等屬性，並建議標籤。一份長達 12 頁的服務協議可能會被摘要為「附帶月費和 60 天通知期的一年期設計聘用合約」，這足以在列表中迅速辨識它。

套用適當的建議標籤，並為文件本身未說明的任何內容新增註釋，例如「已被 2025 年續約取代」或內部負責人。這些註解會隨檔案一同保存。

步驟 3：使用智慧收藏庫按類型分組管理合約

為您處理的每種合約類型設定一個智慧收藏庫：保密協議、客戶合約、供應商條款、雇傭和外包協議、租約。智慧收藏庫會根據內容自動填充，因此即使檔名僅顯示為「Signed_document.pdf」，新簽署的 NDA 也會自動加入 NDA 收藏庫中。

如果您的團隊習慣依交易對象分類，也可以保留依對象建立的資料夾；而收藏庫則提供了跨資料夾的第二重視角。當律師詢問您今年簽署的所有 NDA 時，只需點開一個收藏庫即可，無需在每個客戶資料夾中逐一搜尋。

步驟 4：跨合約搜尋條款並提問

按下 Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）並描述該條款。Fabric 搜尋會讀取每份合約中的文字，並直接定位開啟至確切的頁面。在搜尋詞周圍加上雙引號（例如「責任限制」）可進行精確比對。

對於涵蓋整個合約庫的問題，開啟合約資料夾並向 AI 助理提問，例如「這些協議中有哪些會自動續約，它們需要提前多久通知？」它會根據該資料夾中的合約進行回答並引用每份合約，以便您親自開啟並閱讀該條款。將回答儲存為註釋，藉此開始建立或更新您的合約登記表。

Fabric 協助您尋找、閱讀和比較合約內容。解釋條款並決定相應對策，始終是您以及您的律師（在重要情況下）的工作。

在閱讀過程中，可以畫重點標記條款並新增註釋，以便向同事標記或用於下一次續約協商。該註釋會保留在該段落上，因此下一位開啟合約的人都能看見標記的原因。

步驟 5：控制每份合約的存取權限

合約通常包含定價和個人資料，因此請謹慎限制存取權限。使用檢視者、評論者、編輯者或管理員角色將空間或檔案與特定人員共用，例如讓財務部門可以查閱供應商條款，但無法查看雇傭合約。

若需額外一層防護，以右鍵點擊檔案或資料夾（或開啟檔案並點擊三點選單），選擇「新增密碼保護」並輸入密碼。資料夾上的密碼保護涵蓋後續新增至該資料夾的檔案，且密碼無法重設，因此請妥善保存在密碼管理器中。密碼保護適用於專業版（Pro）和團隊版（Team）方案。

常見問題

Fabric 可以讀取掃描的合約嗎？

可以。搜尋範圍涵蓋 PDF 和影像內的文字，包括拍攝的照片文字，因此掃描的合約也可以透過其內容被搜尋到。

Fabric 會自動將合約歸檔到資料夾中嗎？

不會。它會摘要每份合約、擷取屬性並建議標籤，而您設定的智慧收藏庫會據此自動分類填充。您的資料夾結構將完全保持您設定的原樣。

如何在所有合約中尋找特定條款？

您可以透過描述進行搜尋，或使用引號進行精確詞組搜尋。搜尋結果將直接開啟至條款所在的頁面。

AI 能告訴我哪些合約即將續約嗎？

您可以在合約資料夾內向 AI 助理提問，它會回答並引用相關的協議。在根據答案採取行動之前，請務必先核對引用的條款。

Fabric 是一套合約管理系統嗎？

Fabric 是一個 AI 工作空間與雲端硬碟。針對合約，它能夠讀取、摘要並進行分組，AI 助理還能回答相關問題並引用每份協議作為依據。

我可以為合約資料夾設定密碼保護嗎？

可以，此功能適用於專業版和團隊版方案。任何擁有權限的人都必須輸入密碼，輸入一次後的存取權限可維持六小時，之後需重新輸入。

如何儲存透過電子郵件收到的合約？

從您已驗證的帳戶地址或經核准的發件人，將電子郵件或附件轉發至您的 Fabric 電子郵件地址即可。

在線上儲存合約安全嗎？

在 Fabric 中，您可以針對每個空間或檔案設定角色權限，並可在專業版和團隊版中使用密碼保護。如何在線上安全儲存重要文件介紹了相關注意事項。請確認該設置符合您自身的法律與合規要求。