如何讓掃描的 PDF 變成可搜尋

掃描後的 PDF 看起來像文件，但實際上運作起來就像一疊照片。您透過辦公室掃描機掃描的租賃合約、手機儲存為 PDF 的醫療信件、父母寄給您的舊報稅單：每份文件在螢幕上都看得到文字，但在其中按下 Cmd+F 卻什麼也找不到，因為那些頁面實際上只是圖片。

本頁面將介紹人們平時為掃描檔新增文字圖層的常見方式、這些方法在哪些情況下會變得緩慢低效，以及如何將掃描的 PDF 放進 Fabric，以便在單一資料庫中搜尋所有頁面上的文字並進行提問。

大家通常如何讓掃描檔變得可搜尋

傳統的做法是在 PDF 編輯器中進行光學字元辨識（OCR）。Adobe Acrobat 具備「辨識文字」工具，可在每一頁上方新增一層隱形的文字圖層，許多掃描器工具程式也會在掃描完成後提供相同的步驟。對於乾淨、印刷整齊的頁面，這種方法效果很好。缺點是必須逐一檔案處理：打開 PDF、執行 OCR、儲存，然後對下一個檔案重複這些動作。要處理一整抽屜的舊掃描檔可能會耗費整個下午。

另一個常見的技巧是將 PDF 上傳到 Google 雲端硬碟，然後用 Google 文件開啟，藉此將掃描檔轉換為可編輯的文字。這對於從信件中截取某個段落非常方便。不過，轉換後的文件往往會失去原始排版，而且最後會留下兩份內容：原始掃描檔以及可能無法逐行對應的文字版本。

手機掃描應用程式（例如 Adobe Scan 或 Microsoft Lens）會在拍攝時同步執行 OCR，這對處理新的紙本文件很有幫助。免費的線上轉換工具可以處理單次檔案，但它們會要求您將私密文件上傳到一個您可能不太了解的網站。而且無論哪種情況，可搜尋的檔案最終仍會存放在某個資料夾中，能否找到它完全取決於您是否大致記得它的檔名。

步驟 1：將掃描的 PDF 新增至 Fabric

首先收集掃描檔。在 Fabric 網頁版或電腦版應用程式中，將 PDF 拖曳進去、貼上，或點擊「上傳檔案」。上傳功能可一次處理大量檔案，因此包含數百份掃描檔的資料夾可以一起匯入，而無需逐一上傳。免費方案即包含檔案上傳功能，儲存空間與檔案大小上限請見定價頁面。

如果您的掃描機直接儲存至電腦上的資料夾，使用 Fabric 電腦版應用程式會是更輕鬆的途徑。它會在 Mac、Windows 和 Linux 上將 Fabric 掛載為虛擬磁碟機，因此您可以將掃描機的儲存位置直接指向 Fabric 資料夾，或像操作其他資料夾一樣將完成的掃描檔移入。磁碟機上的檔案不會佔用您電腦的空間，開啟時會以串流方式載入。

以電子郵件附件形式寄達的掃描檔，可從您已驗證的帳戶電子郵件地址轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址。在手機上，只需在任何應用程式中打開 PDF，輕觸「分享」，然後選擇 Fabric。

步驟 2：讓 Fabric 讀取頁面

掃描檔匯入後，Fabric 就會自動進行處理，無需您進行任何額外操作。其搜尋功能涵蓋 PDF、文件、圖片和螢幕截圖內的文字，包括照片中的文字（這正是掃描頁面的本質）。Fabric 還會為每個項目撰寫簡短摘要，並擷取內容類型與涵蓋主題等屬性，因此即使掃描檔名為 SCAN0047.pdf，依然能一目了然其內容主題。

這種處理方式還能支援智慧收藏庫，您可以將其設定為根據內容自動填入。例如，保險文件收藏庫會自動納入相符的新保單掃描檔。Fabric 也會提供標籤建議，您也可以在儲存內容時自行新增標籤或備註。資料夾是選用的；無論您是否進行歸檔分類，所有掃描檔都可供搜尋。

步驟 3：搜尋每一頁上的文字

點擊「搜尋」，或按下 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows)。普通的查詢即可執行混合搜尋，同時結合語意與關鍵字比對，因此輸入「終止租約的通知期」，即使掃描檔上寫的是「退租通知」，也能找到正確的條款。搜尋結果會直接跳至具體頁面，這在多達 40 頁的掃描合約中尤為重要。

針對參考編號、帳號和姓名，請加上引號以進行嚴格的精確比對。篩選條件可依標籤、檔案位置或項目類型縮小搜尋結果範圍，方便您將搜尋限制在僅限 PDF。如何搜尋掃描文件提供了更多適用於掃描檔的查詢範例。

步驟 4：針對掃描檔提問

有時您的目標是查出某項事實，而不僅僅是找出一份檔案。打開存放掃描檔的資料夾，並開啟 AI 助理。它的分析範圍會限定在該資料夾內，並分析其中的所有內容，因此您可以詢問「這些對帳單中支付的財產稅總額是多少？」或「這些信件中有哪一封提到了截止日期？」回答時會附帶可點擊的來源文件參照，方便您查看引用的具體頁面。

您也可以在不開啟資料夾的情況下，直接在資料夾上按一下滑鼠右鍵，將其加入助理的上下文中。如果某個答案值得保留，您可以將其儲存為掃描檔旁的筆記。

步驟 5：以相同方式擷取新紙本文件

對於尚未掃描的頁面，用手機就足夠了。照片中的文字在 Fabric 中同樣可被搜尋，因此透過分享面板傳送的列印信件照片，便能依據其文字被找到。針對手寫頁面，手寫掃描器可將照片轉換為結構化筆記，並在旁邊保留原始圖片；這項功能包含在所有方案中，包括免費方案。如何用手機掃描紙本文件逐步說明了如何獲得清晰的擷取畫面。

掃描後的 PDF 會以閱讀器模式開啟，您可以像處理一般 PDF 一樣對其進行螢光標註和新增註解。

常見問題

為什麼我無法搜尋掃描 PDF 中的文字？

掃描機會將每一頁儲存為圖片，因此 PDF 沒有文字圖層可供檢視器搜尋。需要 OCR 軟體或像 Fabric 這樣能讀取圖片中文字的工具，才能讓文字變得可被搜尋。

在上傳掃描檔到 Fabric 之前，我需要先執行 OCR 嗎？

不需要。Fabric 的搜尋功能可以直接讀取 PDF 內的文字以及圖片中拍攝到的文字，因此您可以直接上傳原始掃描檔。

我可以搜尋掃描檔中確切的帳號或參考編號嗎？

可以。在 Fabric 搜尋中將號碼加上引號即可進行嚴格的精確比對，搜尋結果會直接開啟在該號碼出現的頁面。

我可以一次讓整個資料夾的掃描 PDF 都變得可搜尋嗎？

可以。一次上傳資料夾內的所有內容，或直接將其移入 Fabric 電腦版磁碟機中即可。每個檔案在上傳後都會自動處理，無需逐一操作。

上傳個人文件的掃描檔安全嗎？

Fabric 在傳輸和靜態儲存時均採用 AES-256 加密，除非您主動分享或發布，否則內容將始終保持私密。如何安全地在線上儲存重要文件涵蓋了其他需要考慮的事項。

我可以在手機上搜尋掃描的 PDF 嗎？

可以。搜尋功能在 iOS 和 Android 應用程式上的運作方式完全相同，行動裝置上的知識搜尋面板位於底部抽屜選單中。

在 Fabric 中搜尋掃描的 PDF 需要付費方案嗎？

免費方案即包含檔案上傳功能，並設有儲存空間與檔案大小上限。連接至其他應用程式（例如 Google 雲端硬碟）需要付費方案，且免費方案的 AI 使用次數有限。

我可以將手寫掃描檔轉換為可編輯的文字嗎？

可以。將手寫頁面的照片上傳至手寫掃描器，Fabric 就會將其轉換為可編輯的結構化筆記，並在旁邊儲存原始圖片。