如何在合約中螢光標示與新增註解

自由職業者簽署服務協議、辦公室經理續簽租約、創辦人在與律師通話前審閱供應商合約。在各種情況下，少數幾項條款往往承擔了大部分的分量：期限與續約、通知期、付款條款、責任限制，以及終止合約後的處理方式。標註這些條款並寫下相關問題，正是大多數人審閱 20 頁協議而不會遺漏關鍵內容的方法。

本指南介紹了人們通常如何標註合約、那些筆記容易在哪裡遺失，以及如何在 Fabric 中為合約加上高亮標示與評論、與顧問分享以供審閱，並在日後再次找到特定條款。Fabric 提供閱讀與標註的工具；至於條款意義的法律判斷，仍取決於您和您的律師。

人們通常如何標註合約

將合約列印出來並用筆逐項標記仍然很常見，而且適合仔細閱讀。然而，這份做好標記的複本隨後會被收在抽屜裡，當一年後出現關於通知期的疑問時，要找到那一頁就意味著得翻找紙本文件。

在協商過程中，Word 評論與追蹤修訂是標準做法。它們記錄了誰提出了什麼建議，這點非常重要。一旦合約簽署完成，帶有標註的草稿通常就留存在電子郵件討論串中，而簽署後的 PDF 則儲存在其他地方，不帶有任何註記。

規模較大的組織會使用合約管理軟體來追蹤條款與日期。但對於自由職業者、小型企業或僅有租約和幾份服務協議的家庭來說，這類系統往往超出實際需求，因此重要日期最終只會落在試算表或日曆提醒中，與其來源條款脫節。

步驟 1：將合約儲存在受保護的資料夾中

建立一個「合約」資料夾，將已簽署的 PDF 和任何 DOCX 草稿檔案拖入其中，或點擊「上傳檔案」。對於透過電子郵件收到的合約，可將附件轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址，該地址接受來自您已驗證帳戶地址的郵件。

在 Pro 和 Team 方案中，您可以為資料夾新增密碼保護：在資料夾上按一下右鍵，選擇「新增密碼保護」，然後輸入密碼。資料夾上的密碼也會涵蓋您日後新增的合約。存取權限可持續 6 小時，之後需要重新輸入密碼，且密碼無法重設，因此請妥善儲存在密碼管理器中。如何在線上安全儲存重要文件更廣泛地介紹了儲存選項。

步驟 2：高亮標示關鍵條款

開啟合約並高亮標示您日後需要再次尋找的條款。Fabric 的註釋功能適用於 PDF 以及 DOCX 檔案中的文字，並提供兩種模式：純文字高亮，或帶有評論的高亮。

建立一套一致的標記習慣很有幫助。許多人在每份協議中都會標註相同的五到六個項目：期限與續約條款、終止合約的通知期、付款金額與到期日、責任上限、保密條款，以及任何有關排他性的內容。使用相同的模式意味著快速瀏覽任何合約即可掌握其關鍵條款。

步驟 3：新增包含您的問題與理解的評論

在每個需要說明的高亮處新增評論。用通俗易懂的語言寫下您對該條款的理解（例如「除非我們提前 60 天通知，否則自動續約 12 個月」）、要詢問律師的問題，或是後續行動（例如「將通知日期記入行事曆」）。評論會保留並附加在條款旁，點擊評論的位置標籤即可直接跳轉至該處。

針對續約與通知日期，您可以建立帶有到期日與提醒的任務，並將合約連結至該任務。Fabric 的任務與提醒功能讓您只需按一下即可從任務開啟檔案。如何追蹤續約日期深入介紹了此流程。

步驟 4：與您的律師或合約交易方分享合約

點擊「分享」並為您的顧問指派評論者權限。Fabric 的角色與權限允許他們進行高亮標示與評論，而不會修改檔案本身。外部人員無需註冊即可使用共享連結，因此律師可以直接從您的電子郵件開啟連結。如果資料夾受密碼保護，他們也需要輸入密碼。

您的問題已經直接標註在條款上，因此律師可以在每個問題下方的討論串中回覆。當某個問題解決後，即可將該評論標記為已完成。在進行通話前，未解決的評論就是您的討論議程。

步驟 5：跨合約搜尋條款與提問

點擊「搜尋」或按 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows)。Fabric 搜尋可以讀取 PDF 與文件內的文字，並直接開啟至精確的頁面。將關鍵字加上雙引號以進行完全相符的搜尋，例如「責任限制」或特定的條款編號。

對於涉及多份協議的問題，請開啟「合約」資料夾並向 AI 助手提問。它的搜尋範圍僅限於該資料夾，並會提供可點擊的參考來源來引用出處，因此像「這些合約中有哪些會自動續約，且需要提前多久通知？」這樣的問題，將會回傳帶有條款連結的答案。在採信任何答案之前，請務必與引用的原文進行核對。如何安全地在機密文件上使用 AI 介紹了事前需要考慮的事項。

常見問題

如何在合約 PDF 中高亮標示條款？

將 PDF 上傳至 Fabric，將其開啟，選取條款並進行高亮標示。您可以新增評論，記錄該條款對您的意義。

我應該在合約中標註哪些條款？

常見的選擇包括期限與續約、通知期、付款條款、責任限制、保密性以及合約終止。您的律師可以就特定協議的重要事項提供建議。

我的律師可以在我分享的合約上發表評論嗎？

可以。以評論者權限進行分享，他們即可進行高亮標示與評論，而無需編輯檔案。他們不需要擁有 Fabric 帳戶。

我可以為合約設定密碼保護嗎？

可以，在 Pro 和 Team 方案中均可使用。密碼無法重設，因此請妥善儲存在密碼管理器中。有關團隊方案的資訊，請參閱團隊定價頁面。

我可以在所有合約中搜尋特定條款嗎？

可以。搜尋功能可以讀取 PDF 和文件內部的文字。將條款字句加上引號即可進行精確相符搜尋。

AI 能否告訴我哪些合約會自動續約？

AI 助手可以根據合約資料夾進行回答，並引用其引用的條款。請核對引用的文字，並將法律問題交由您的律師處理。

我該如何追蹤合約通知日期？

建立一個帶有到期日和提醒的任務，並將合約與其連結，只需點擊一下即可前往相應條款。

Fabric 是一個合約管理系統嗎？

Fabric 是一個工作空間，讓您可以與其他檔案一起儲存、標註、搜尋和分享合約。私密與安全說明了 Fabric 如何處理您的資料；它是否符合特定的法規遵循需求，則取決於您自身的法律與安全性審查。