如何收集客戶對文件的意見回饋

一份提案以 Word 檔案的形式寄給了客戶。兩天後，它以 Proposal_v3_final_JM.docx 的檔名被退回，其中包含一個人的修訂追蹤紀錄；與此同時，他們的一位同事回覆了原本的電子郵件，並對價格部分提出了獨立的意見。現在，兩份不同的副本上出現了兩組回饋意見，而且其中某些意見甚至相互矛盾。

本指南介紹了人們通常如何收集文件的回饋意見、這些方法為何會導致副本重複與意見遺失，以及如何在 Fabric 中共用單一文件，讓客戶可以直接在上面劃記重點並發表評論。

人們通常如何取得文件的回饋意見

透過電子郵件寄送 Word 文件並要求使用修訂追蹤，在許多行業中仍然是預設做法。客戶熟悉這種格式，且修訂追蹤能清楚顯示每項修改。但當客戶端有超過一個人進行審閱時，問題就開始了，因為每個人通常會編輯各自的副本，最後必須有人手動合併這些版本。

Google 文件的評論功能解決了多副本的問題，因為所有審閱者都在同一個檔案中作業。然而，有些客戶所在的組織會限制 Google 帳號或封鎖外部文件，因此在收到任何回饋之前，共用連結可能會變成一連串的存取權限申請。

第三種選擇是寄送 PDF 並要求透過電子郵件提供意見。客戶無法更改文字，這符合某些人的偏好。但回饋送達時通常會寫成「第 4 頁，第二段，關於時程的那句話」，每條意見都必須手動與原始內容逐一對照。

無論你採用哪種途徑，版本名稱都會越積越多。如何分辨檔案的最新版本探討了該問題的這一層面。

步驟 1：將文件放置在客戶可存取的位置

為客戶建立一個空間，並為專案建立一個資料夾。當你共用該空間時，客戶只能看到該空間，因此其他客戶的文件將保持私密。

透過拖曳、貼上或點擊「上傳檔案」來新增文件。Fabric 支援 DOCX、TXT、Markdown、HTML 和 JSON。你也可以使用筆記和文件編輯器直接將文件撰寫為 Fabric 筆記，這樣從一開始就能將草稿和客戶的評論保留在同一個地方。

如果你的草稿存放在 Google 文件中，Google 雲端硬碟連線可以在兩個方向上同步你的檔案與 Fabric。連線功能需要付費方案。

步驟 2：以評論者權限共用文件

點擊「共用」並授予客戶「評論者」角色。Fabric 的角色與權限（檢視者、評論者、編輯者、管理員）允許客戶劃記標註文字而無法更改內容，這樣在收集他們意見的同時，文字內容仍由你掌控。如果你希望客戶直接編輯，請改為授予他們編輯者角色。

外部人員無需註冊即可使用共用連結，因此客戶的法務或財務聯絡人可以直接從你的電子郵件開啟文件並開始發表評論。

收集回饋需要使用共用連結。發布的連結僅供檢視（可選擇提供下載），且不支援評論。

步驟 3：讓客戶劃記重點並在文字上發表評論

在文字檔案中，評論者可以劃記選取一段文字並新增選填評論。該意見會直接附在相關的文字上，因此「關於時程的那句話」會變成一句帶有旁邊評論的醒目提示文字。註釋頁面展示了劃記重點和評論的呈現方式。

當客戶端有多個人審閱同一份文件時，他們都會在同一個副本上發表評論，並可以回覆彼此的意見。相互衝突的觀點會並排顯示在同一行中，你可以在開始編輯之前看到它們。Fabric 的協作工具還包括 @提及 功能，當你需要某個人來敲定某個觀點時，這會很有幫助。

隨連結附上一條簡短訊息有助於客戶聚焦。說明「請確認範圍和付款條件；排版稍後會調整」，通常比籠統地徵求意見能獲得更有用的回饋。

步驟 4：進行修改並將每條評論標記為已完成

依序處理每條評論。處理完一條後，將其標記為已完成。評論的運作方式就像清單一樣，客戶可以看到哪些項目已經處理完畢。如何將客戶回饋標記為已完成更深入地探討了這個習慣。

對於涉及多處的變更，例如重命名產品或將「我們」改為公司名稱，AI 助理可以直接編輯文件。每處變更都會顯示接受和拒絕選項，因此在保留之前你都可以審核每一項修改。你也可以要求助理將修改後的草稿與同一個資料夾中的簡報/需求說明進行對照檢查；它會附上可點擊的來源參照來進行回覆。

步驟 5：寄送最終版本

當客戶簽署核可後，將文件發布為連結。點擊「共用」，開啟「發布」標籤頁，點擊「建立連結」，為連結命名，如果客戶需要存檔副本，請開啟「允許下載」。發布連結的下載功能在所有方案中皆可使用。如果稍後有小幅修正，在 Fabric 中編輯原始檔案就會更新發布版本，因此你寄出的連結始終保持最新狀態。

常見問題

如何讓客戶在 Word 文件上發表評論，而不用來回透過電子郵件寄送副本？

將 DOCX 上傳到 Fabric，並以評論者身分共用給客戶。所有審閱者都在同一個副本上發表評論，因此無需進行合併。

客戶可以在沒有建立帳號的情況下對文件發表評論嗎？

可以。外部人員無需註冊即可使用共用連結。

客戶可以劃記特定句子並在上面留下意見嗎？

可以。評論者可以在文字檔案中劃記文字並新增選填評論，該意見會直接附在該段文字上。

我可以在客戶審閱文件時阻止他們編輯文件嗎？

可以。給予他們評論者角色即可。他們可以劃記重點和發表評論，但無法更改文字內容。

客戶可以對哪些文件格式發表評論？

Fabric 支援 DOCX、TXT、Markdown、HTML 和 JSON 文件，以及在 Fabric 中撰寫的筆記。Google 文件可透過 Google 雲端硬碟連線匯入，此功能需要付費方案。

我該如何向客戶展示我已經處理了哪些回饋？

每條評論處理完畢後，將其標記為已完成。客戶可以看到哪些評論已完成，哪些仍處於待處理狀態。

客戶團隊的多個人可以在同一份文件上發表評論嗎？

可以。以評論者身分將文件共用給他們每個人。他們會在同一個副本上發表評論，並可以回覆彼此的意見。

我可以為寄送以徵求回饋的文件設定密碼保護嗎？

可以，在 Pro 和 Team 方案中支援。該密碼無法重設，因此請將其保存在密碼管理器中。方案詳細資訊請參見定價頁面。

我應該使用共用連結還是發布連結來收集客戶回饋？

收集回饋請使用具備評論者權限的共用連結。發布連結用於交付最終版本。如何讓客戶僅能存取其專屬檔案說明了如何將各個客戶的文件分開管理。