如何透過描述來尋找電子郵件

當你記得寄件人或主旨中的某個詞時，搜尋收件匣非常迅速。但當你只記得大概內容時，速度就會慢下來。例如房東在去年冬天的某個時候寫信談到了暖氣維修，或者供應商確認了新的交貨日期，而你卻想不起寄件地址、主旨，甚至是寄到了工作信箱還是個人信箱。

本指南介紹了人們通常如何翻找此類電子郵件，以及如何在 Fabric 中透過描述信件內容，在所有已連線的收件匣和已轉寄的內容中找到所需郵件。

人們通常如何尋找舊郵件

最常用的工具是信箱自帶的搜尋功能，通常搭配像 from:、has:attachment 等搜尋運算子或日期範圍。當你至少知道一個確切的細節時，這種方法最有效。但如果你搜尋「heating」（暖氣），而房東寫的是「boiler」（鍋爐），那麼正確的郵件可能會排在搜尋結果的下一頁，甚至完全找不到。

標籤、資料夾和規則如果在事前就設定好，確實會有所幫助。大多數人都有設定一些，但套用得並不全面，而且要找的那封電子郵件往往恰好沒有套用到規則。向上捲動瀏覽一個月份的郵件是下一個備用方案，這對小型收件匣有效，但面對繁忙的信箱時很快就會讓人精疲力竭。

兩個帳戶會讓工作量翻倍。同時擁有工作用 Outlook 和個人 Gmail 時，一封只依稀記得的郵件意味著要在兩個應用程式中進行兩次搜尋，然後通常還得發訊息請寄件人重新發送。

步驟 1：連線您的收件匣

Fabric 提供適用於 Gmail 和 Outlook 的連線功能。前往 Fabric 市集，選擇該應用程式，然後按一下「安裝」。接著會出現權限畫面：登入您的電子郵件帳戶並授予權限，系統便會將您引導回 Fabric，並確認連線成功。

連線完成後，知識搜尋面板和 AI 助理就可以在 Fabric 中的所有內容旁同時搜尋該信箱。如果您同時使用 Gmail 和 Outlook，請分別連線。連線功能需要付費方案。

步驟 2：轉寄您想要隨時查閱的電子郵件

有些電子郵件值得直接儲存在 Fabric 中：合約確認、預訂資訊、日後還會用到的操作說明。將它們連同所有附件轉寄到您的 Fabric 電子郵件地址。該信箱預設只接收來自您已驗證的 Fabric 帳戶地址的郵件，您也可以為團隊核准額外的寄件人地址。

轉寄的電子郵件會與您的檔案和筆記放在一起，Fabric 會像處理其他內容一樣處理它們：建立嵌入向量以供語意比對搜尋、撰寫摘要並推薦標籤。如何自動儲存電子郵件帳單和收據展示了如何將此流程培養成針對定期寄件人的習慣。

步驟 3：在知識搜尋面板中描述電子郵件

按一下「搜尋」或按下 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows)。在網頁版和桌面版中，知識搜尋面板位於搜尋畫面的右側；在行動版中，它位於底部抽屜中。按一下面板內部，用您向同事描述的方式來描述這封郵件，例如：「房東去年冬天發來的關於修暖氣的郵件」或「供應商確認橡木桌新交貨日期的郵件」。

該面板會同時搜尋 Fabric 和已連線的應用程式，因此一次描述就能涵蓋兩個收件匣以及您轉寄的所有內容。如果第一個結果很接近但不太對，可以提出後續問題，例如「前一封，附有發票的那封」，搜尋範圍就會由此縮小。

對於轉寄至 Fabric 的電子郵件，主搜尋框也支援語意和關鍵字搜尋，您可以使用引號包含詞組進行精確比對，或依項目類型進行篩選。如何一次搜尋所有應用程式說明了該面板如何與其餘搜尋功能協同運作。

步驟 4：向 AI 助理詢問電子郵件中的答案

通常您需要的是郵件中所說的內容，而不是郵件本身。您可以詢問 AI 助理「餐飲供應商對於退還押金是怎麼說的？」它會在 Fabric 和已連線的應用程式中執行相同的搜尋，並提供可點擊的參考來源進行回答，以便您打開原始來源確認具體措辭。

這對於話題轉變的長對話串很有幫助。如果交貨日期在一個月內變更了三次，助理可以告訴您哪封郵件包含最終日期並提供連結。您可以將有用的答案儲存為筆記，將結論保留在易於尋找的地方。

步驟 5：將附件與其餘檔案一起儲存

附件往往是人們最初尋找電子郵件的原因。當您找到日後還會用到的附件時，將其轉寄至 Fabric，讓該檔案加入您的資源庫，搜尋功能便可讀取 PDF 和文件中的文字。如何快速找到舊郵件附件專門介紹了這種情況。

當您儲存電子郵件或附件時，可以同時新增留言或標籤。簡短的備註（例如「最終報價，於 12 日透過電話確認」）記錄了郵件本身未包含的背景資訊，並為日後的搜尋提供了多一個比對項目。Fabric 也會自行推薦標籤，您可以選擇保留或忽略。

這些步驟都不需要在 Fabric 內部將郵件分類到資料夾中。無論您是否有整理分類，搜尋功能和助理都能全面運作。

常見問題

當我想不起是誰寄的郵件時，該如何找到它？

將您的收件匣連線到 Fabric，並在知識搜尋面板中描述該郵件的大致內容。它會跨 Fabric 和已連線的應用程式進行語意搜尋，因此不需要寄件人姓名。

Fabric 可以搜尋我的 Gmail 嗎？

可以。從 Fabric 市集連線 Gmail，搜尋功能和 AI 助理就能存取它。連線功能需要付費方案。

它支援 Outlook 嗎？

支援。Outlook 是受支援的連線，設定方式與 Gmail 相同。

我可以同時搜尋工作信箱和個人信箱嗎？

兩者皆連線即可，知識搜尋面板會將它們與 Fabric 中的所有內容一起搜尋。

誰可以傳送郵件到我的 Fabric 電子郵件地址？

預設僅限您已驗證的 Fabric 帳戶地址。在團隊中，您可以核准額外的寄件人地址。

我可以提出後續追問以縮小搜尋範圍嗎？

可以。知識搜尋面板和 AI 助理都支援後續追問，因此您可以用通俗的日常語言來精確調整搜尋。

我可以用手機搜尋電子郵件嗎？

可以。在 iOS 和 Android 應用程式中，知識搜尋面板位於搜尋畫面的底部抽屜中。應用程式可在行動版下載頁面取得。

我需要哪種方案才能搜尋我的收件匣？

連線至 Gmail 和 Outlook 需要付費方案。定價頁面提供了各方案的詳細資訊。