如何透過描述來尋找試算表

某處有一份試算表，記錄著按供應商細分的活動預算，還有一欄是某人在去年秋天收集的報價。它可能被命名為「Budget FINAL.xlsx」、「Book1.xlsx」，或是「export_2025-09-14.csv」（因為它是從某個會計工具匯出的）。你知道它記錄了什麼內容，但你不知道它叫什麼名字，也不知道它最終存放在三個雲端硬碟中的哪一個。

本指南將探討人們通常如何尋找自己能描述內容卻叫不出名稱的試算表，然後展示如何透過在 Fabric 中描述其內容並讓 AI 閱讀來找到它。

人們通常如何尋找試算表

Excel 的最近檔案清單和 Google 試算表首頁涵蓋了你最近使用過的檔案。對於更早之前的內容，人們通常會依名稱搜尋他們的檔案系統或 Google 雲端硬碟。試算表很難用這種方式找到，因為很多都是工具生成的匯出名稱，或者在傳送過程中加上了「(1)」和「v2」的複本。

下一步通常是猜測欄標題中的某個詞並以此進行搜尋，然後打開候選檔案並瀏覽各個工作表。試算表大部分是數字和簡短標籤，因此猜測的詞很容易落空。我們關於透過檔案內文搜尋 Google 雲端硬碟的教學文章涵蓋了雲端硬碟本身搜尋功能在此處的用途。

當這些方法都失敗時，人們就會傳訊息詢問當初製作它的人。如果該員工仍在職且還記得，這方法就管用。但對於自由工作者或小型團隊來說，這通常意味著得轉而翻找幾個月前的電子郵件附件。

步驟 1：將你的試算表整合到同一個資料庫

將 CSV 和 XLSX 檔案拖曳到 Fabric 中、直接貼上，或按一下「上傳檔案」。上傳功能可以處理大批次檔案，因此一整個資料夾的匯出檔案可以一次性匯入。如果是以附件形式收到的試算表，只需將電子郵件轉寄到你的 Fabric 電子郵件地址，檔案就會隨之匯入。

如果你習慣使用 Finder 或檔案總管，請安裝桌面應用程式。它會將 Fabric 掛載為虛擬磁碟機，因此你可以直接從 Excel 或瀏覽器將匯出檔案儲存到其中。那裡的檔案在開啟時以串流方式載入，不佔用電腦空間。

Google 試算表可透過 Google 雲端硬碟連接匯入。從 Fabric 市集安裝該連接功能並登入以授予權限。Google 雲端硬碟支援雙向同步，因此試算表會出現在 Fabric 中並保持最新狀態。連接功能需要付費方案。

步驟 2：搜尋試算表所記錄的內容

按一下「搜尋」或按下 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows)，並描述該試算表：「秋季非辦公場所活動的供應商報價」、「各通路的每月廣告支出」或「包含飲食要求的賓客名單」。搜尋採用混合模式，因此它能同時根據語義和關鍵字進行比對。你不需要知道確切的欄位名稱。

之所以能夠透過描述找到檔案，原因在於檔案傳入 Fabric 時系統執行的動作。Fabric 會為語義搜尋建立嵌入 (embeddings)、撰寫檔案摘要，並提取內容類型和相關概念等屬性。透過該摘要，一份記錄發票付款情況的試算表便能與「誰還欠我們錢」的搜尋精確比對。

使用項目類型篩選器將結果限制在檔案範圍內，如果你大致知道檔案可能存放在哪裡，也可以新增標籤或資料夾位置篩選器。

步驟 3：讓 AI 助理閱讀候選檔案

AI 助理可以閱讀 CSV 和 XLSX 檔案，當多份試算表從外部看起來很相似時，這項功能特別有用。你可以問「哪份試算表列出了我們在 9 月份支付的場地訂金？」，它就會搜尋 Fabric 和你已連接的應用程式，然後給出答案並提供其所參考檔案的可點擊連結。

為了讓搜尋更精準，你可以打開檔案可能所在的資料夾，並在該處開啟助理。它會將範圍限制在該資料夾內，並分析其中的所有內容。你也可以在資料夾上按一下右鍵，將其新增至助理的上下文中，而無需實際開啟該資料夾。

透過追問可以進一步縮小範圍。如果第一個答案找到了去年的預算，你可以要求提供包含餐飲費用的版本，它就會以此為基礎繼續查找。

步驟 4：利用一份試算表尋找其相關檔案

試算表通常成套出現：月報表、季度匯出檔、為每個客戶複製的範本。如果你能找到其中一份，選取它並執行相似性搜尋。Fabric 會傳回語義相似的項目，這通常能找出其他月份的檔案、早期草稿以及相關筆記。

當你記憶中的試算表是某個檔案的後續複本時，這也很有幫助。找到原始範本，從中執行相似性搜尋，根據它建立的客戶版本就很可能會一併顯示。接下來，只要詢問助理哪一份提到了特定的客戶或月份，通常就能解決問題。

當相關檔案眾多而你需要知道哪個複本是最新版本時，如何判斷哪個版本的檔案是最新版專門介紹了該問題的解決方法。

步驟 5：讓週期性試算表更容易取用

如果你每個月都會匯出同一類型的檔案，可以為其設定智慧收藏集。智慧收藏集會根據內容自動歸類，因此每次新的匯出檔案都會自動存放在該處，無需手動整理。Fabric 還會為每個檔案建議標籤，你在儲存內容時也可以新增自己的標籤或備註。

如果你習慣使用資料夾，資料夾功能依然可用，但搜尋和助理功能並不依賴資料夾。

常見問題

當我不知道 Excel 檔案叫什麼名字時，該如何找到它？

在 Fabric 搜尋中描述它記錄的內容，例如「2025 年自由工作者發票」。搜尋會利用 Fabric 為每個檔案建立的摘要和嵌入向量來進行語義比對。

Fabric 能閱讀 CSV 和 XLSX 檔案的內容嗎？

可以。AI 助理可以閱讀 CSV 和 XLSX 檔案，因此你可以詢問它哪份試算表包含某一組特定數據。

這適用於 Google 試算表嗎？

適用，透過 Google 雲端硬碟連接功能即可使用，該功能支援雙向同步檔案。連接功能需要付費方案。

如何找到檔名毫無意義的 CSV 匯出檔案？

搜尋匯出檔案包含的內容而非其名稱，或者讓 AI 助理來識別它。兩種方式都是根據檔案的內容和摘要進行查找。

找到檔案後，我可以就其中的數據提問嗎？

可以。你可以向 AI 助理詢問有關該試算表的問題，它在回答時會附上來源參考。你可以將有用的答案另存為筆記。

如果試算表是以附件形式寄給我的怎麼辦？

將它轉寄到你的 Fabric 電子郵件地址。它接受來自你已驗證帳戶地址的郵件，如果在團隊中，你可以核准其他寄件人。

我需要為試算表重新命名才能使用此功能嗎？

不需要。Fabric 是根據檔案中的內容運作，因此像「Book1.xlsx」這樣的名稱不會妨礙你找到它。

免費方案提供此功能嗎？

免費方案提供上傳和有限的 AI 使用次數，但有儲存空間和檔案大小上限。連接 Google 雲端硬碟需要付費方案。定價頁面列出了各方案包含的內容。