如何找到幾個月前製作的簡報投影片

你腦海中浮現了那張投影片。一個比較三種定價層級的長條圖、藍色的標題，是去年春天某個時候為季度審查製作的。但你想不起來的是它放在哪份簡報中、檔案名稱叫什麼，或者最新版本是在你的「下載」資料夾、共用雲端硬碟，還是寄給客戶的電子郵件裡。重新製作需要花上一小時，而且做出來的可能還會有些許出入。

本指南介紹了人們尋找舊投影片的常見方法、這些方法的不足之處，以及如何透過描述投影片呈現的內容在 Fabric 中找到它。

大家通常如何尋找舊投影片

第一站通常是 PowerPoint 或 Keynote 中的最近檔案清單。這對過去幾週內開啟過的簡報很管用。之後，大多數人會轉向檔案系統並依檔案名稱搜尋；如果簡報名稱好記就很有幫助，但如果它被命名為 Final_v3_updated.pptx，幫助就不大了。

對於在 Google 簡報中製作的任何內容，下一步嘗試就是搜尋 Google 雲端硬碟。不過，這僅涵蓋該單一雲端硬碟中的內容，而且投影片往往會在不同地方流轉：雲端硬碟中的某個版本、透過電子郵件寄出的編輯副本、客戶資料夾中匯出的 PDF、貼在聊天室中的截圖。你記得的那張投影片可能存在於其中任何一處。

最後的退路是一份一份打開可能的簡報並逐頁瀏覽縮圖，或者詢問同事是否記得哪份簡報裡有那個圖表。兩種方法最終都能達到目的。但隨著簡報數量的增加，兩種方法所花費的時間也越來越長，而且都取決於是否有人記得檔案名稱或大約的日期。

步驟 1：將簡報集中到一次搜尋就能觸及的地方

將 PowerPoint 檔案（PPT 和 PPTX）拖入 Fabric、貼上它們，或點擊「上傳檔案」。上傳功能可一次處理大量檔案，因此可以一次將整個舊簡報資料夾轉移過來。匯出為 PDF 的簡報也值得匯入，因為搜尋功能可以讀取 PDF 內的文字，並在精確的頁面開啟結果。

如果你的簡報存放在電腦的資料夾中，Fabric 桌面應用程式可以在 Mac、Windows 和 Linux 上將 Fabric 掛載為虛擬磁碟機。就像處理其他資料夾一樣，將簡報資料夾移入其中即可。存放在那裡的檔案不佔用電腦空間，並在開啟時以串流方式載入。

對於 Google 簡報，請設定 Google 雲端硬碟連線：前往 Fabric 市集，選擇 Google 雲端硬碟，點擊「安裝」，然後登入並授予權限。Google 雲端硬碟使用雙向同步，因此檔案會在 Fabric 內部建立並保持最新狀態。連線功能需要付費方案。

步驟 2：在搜尋中描述投影片

點擊「搜尋」或按 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows)，然後用日常語言輸入你記得的內容，例如「企業客戶定價層級比較」或「包含第三季發布日期的產品藍圖」。Fabric 搜尋是混合式的，既根據語意也根據關鍵字進行比對，因此你的搜尋字詞不一定要與投影片上的字詞完全一致。

這之所以可行，是因為 Fabric 在每份簡報匯入時都會進行處理。它會建立嵌入向量（這讓搜尋能夠根據語意進行比對）、撰寫檔案的簡短摘要，並擷取內容類型及其涵蓋的主題等屬性。一份來自定價審查的簡報，即使其中從未出現過「訂閱方案」這個詞，也能在搜尋該詞彙時被找到。

篩選器可以依項目類型、標籤或檔案中的位置來縮小範圍。如果你記得某個確切的短語，例如產品代號或投影片標題，可以將其放入引號中進行精準比對。

步驟 3：從你能找到的簡報出發延伸搜尋

有時候你能找到的簡報與你需要的簡報密切相關：比如你需要去年的董事會報告，但只找到了今年的。選取它並執行相似性搜尋。Fabric 會在你的資源庫中尋找與其相似的項目，這通常能找出早期草稿、相關簡報以及發送給客戶的 PDF 匯出檔。

對於你儲存為圖片或截圖的投影片，相似性搜尋涵蓋了構圖、顏色和主題，因此單張圖表截圖就能引導你找到其他外觀相似的圖表。顏色搜尋在這裡也很有用：貼上 HEX 色碼，或使用取色器挑選你的品牌顏色，Fabric 就會傳回相符的圖片。

步驟 4：詢問 AI 助理是哪一份簡報

當你對投影片的記憶模糊時，可以向 AI 助理提問。詢問類似「哪份簡報中有按地區比較流失率的投影片？」之類的問題。它會搜尋 Fabric 和你已連接的應用程式，提供帶有可點擊檔案參照的回答，如果第一個回答不太符合，還可以繼續追問。

如果你大約知道簡報存放在哪裡，請先開啟該資料夾，然後再開啟助理。它會將範圍限制在該資料夾內並分析其中的所有內容，當客戶資料夾中有數十份簡報，而你需要提到特定行銷活動的那一份時，這會非常有幫助。以滑鼠右鍵點擊資料夾並將其新增至助理的上下文環境中，無需開啟資料夾即可達到相同效果。

知識搜尋面板（位於網頁版和桌面版搜尋畫面右側，以及行動版的底部抽屜中）提供跨 Fabric 和已連接應用程式的相同搜尋功能，並支援追問。如何一次搜尋所有應用程式更詳細地介紹了該面板。

步驟 5：若有需要，可加入簡易結構

上述所有步驟都不依賴資料夾或標籤。如果你希望下次能有捷徑，可以為簡報或例行會議設定一個智慧收藏。智慧收藏會根據內容自動填入，因此相符的新簡報無需歸檔就會出現在那裡。Fabric 還會為每個檔案建議標籤，你可以選擇接受或忽略。

更清晰的檔案名稱對其他人仍有幫助，尤其是在共用雲端硬碟上。檔案命名慣例提供了一個簡單的命名方案，供你的團隊參考使用。

常見問題

當我想不起檔案名稱時，該如何找到 PowerPoint 投影片？

將你的簡報匯入 Fabric，然後用簡單直白的字詞搜尋投影片涵蓋的內容。搜尋會同時根據語意和關鍵字進行比對，因此只要描述主題就足以開始尋找。

這適用於 Google 簡報嗎？

可以，透過 Google 雲端硬碟連線即可雙向同步檔案。連線功能需要付費方案。

我可以透過顏色尋找投影片嗎？

顏色搜尋適用於圖片，因此非常適合你儲存為截圖或匯出為圖片的投影片。貼上 HEX 色碼或使用取色器即可。

如果簡報是透過電子郵件寄給我的呢？

將電子郵件或附件轉寄到你的 Fabric 電子郵件地址，該地址接受來自你已驗證帳戶地址的郵件。在付費方案中，你還可以連接 Gmail 或 Outlook，並直接從知識搜尋面板中進行搜尋。

我需要先將簡報整理到資料夾中嗎？

不需要。搜尋功能在沒有任何整理的情況下也能運作，因為 Fabric 在檔案匯入時就會產生摘要並建立嵌入向量。資料夾、標籤和智慧收藏都是選用的。

AI 助理會顯示其答案的來源嗎？

會。答案會引用其來源並提供可點擊的參照，因此你可以開啟它找到的簡報並親自檢查該投影片。

我可以用手機搜尋舊簡報嗎？

可以。iOS 和 Android 應用程式具有相同的搜尋功能，知識搜尋面板位於底部抽屜中。可從行動裝置下載頁面取得應用程式。

我可以使用免費方案執行此操作嗎？

免費方案包含檔案上傳以及有限的 AI 使用額度，並且方案設有儲存空間和檔案大小上限。Google 雲端硬碟等連線功能需要付費方案。詳情請參閱定價。