如何透過描述來尋找文件

同事向你索取「我們為那家博物館製作的提案，就是有分階段推行計劃的那個」。你知道它確實存在。它可能是共用硬碟上的 Word 檔案、某人開始撰寫的 Google 文件、Notion 頁面，或是最後定稿的簡報檔案。它的名稱可能是 Proposal_v3_final、Museum draft，或者因為是沿用先前的提案簡報改寫，檔名甚至完全與博物館無關。

本頁面介紹了人們在能描述卻說不出名稱時通常採用的搜尋文件方法，以及如何透過描述內容，在 Fabric 中跨越已儲存的檔案和已連接的應用程式來找到它。

大家通常如何尋找文件

大多數人會從他們認為文件所在的地方開始尋找。Google 雲端硬碟、OneDrive 和 Dropbox 都支援搜尋檔案內容，而 Notion 和 Confluence 則能搜尋自家的頁面。每個工具在自己的封閉環境內都運作良好。然而，當團隊的文件分散在三、四個工具中時，尋找文件就意味著要在每個工具中重複進行相同的搜尋，而且每次的搜尋語法與結果都略有不同。

在電腦上，Spotlight 或 Windows 搜尋可以透過檔名和部分內容找到本機檔案。如果文件是最近開啟的，最近使用的檔案清單會有所幫助。但如果是一年前的檔案，而你只記得它的主題，這兩種方法就幫不上什麼忙了。

最後的手段就是向其他人詢問，通常是在 Slack 上：「有人有我們規劃分階段推行計劃的那份文件嗎？」當合適的人剛好在線並且還記得時，這種方法很有效。但對於顧問公司、代理商和研究團隊來說，舊文件中的知識往往正是仰賴這類記憶，而隨著人員流動，這些記憶便會逐漸淡忘。

步驟 1：將文件與應用程式整合至單一搜尋中

Fabric 支援 DOCX、TXT、Markdown、HTML 和 JSON 檔案，PPT 和 PPTX 格式的 PowerPoint 簡報，CSV 和 XLSX 試算表，以及 PDF。您可以直接拖曳檔案、貼上檔案，或是點擊「上傳檔案」一次處理大量檔案。您在 Fabric 中撰寫的筆記也屬於文件。

若要直接在 Finder 或檔案總管中操作，請安裝 Fabric 桌面應用程式。它可以在 Mac、Windows 和 Linux 上將 Fabric 掛載為磁碟機，團隊也可以透過這種方式共用磁碟機，讓整個團隊協同編輯的提案能集中保存在同一個地方。

存在於其他工具中的文件可以保留在原處。透過連接功能，Google 文件、簡報、試算表以及 Notion 頁面都可以在 Fabric 中進行搜尋，且 Google 雲端硬碟連接功能支援檔案雙向同步。若要設定連接，請前往 Fabric 市集，選擇該應用程式，點擊「安裝」，然後登入並授予權限。連接功能需要付費方案。

步驟 2：讓 Fabric 理解每份文件

當文件匯入時，Fabric 會建立嵌入向量（embeddings），使搜尋能夠依語意進行比對，同時撰寫摘要、擷取內容類型與主題，並提供標籤建議。這就是智慧整理，這意味著搜尋功能可以透過檔名為 Proposal_v3_final 的檔案所涵蓋的內容（為博物館規劃的分階段推行提案）來進行精準比對。

智慧收藏隨後可以根據內容自動歸納文件，例如將每份提案或每次董事會最新進度報告集合在一起，無需手動歸檔。資料夾、空間和標籤皆為選用功能，無論是否有設定這些，搜尋功能都能同樣良好運作。如何整理數位檔案介紹了能夠完美搭配的輕量化結構。

步驟 3：在搜尋中描述文件

點擊「搜尋」或按下 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows)，並描述該文件的相關內容。Fabric 搜尋採用混合模式，結合語意與關鍵字進行比對。「有分階段推行計劃的博物館提案」可以找出投影片中提到「第一階段：試行展廳」，但檔名完全沒有「博物館」字樣的簡報檔案。

良好的描述應提及用途與內容：「新外包商入職檢查清單」、「比較三個場地報價的試算表」、「包含標題與大小寫規則的設計指南」。將客戶名稱、專案代碼或精確字詞加上引號以進行完全比對。依項目類型篩選以僅查看文件，或依位置篩選以鎖定在單一客戶的空間內。如果初步結果相近但尚未完全吻合，可加入您記得的更多細節，例如客戶所屬產業或預算中的某個數字，然後再次搜尋。

當您找到相近的結果時（例如該提案的早期版本），選取它並執行相似度搜尋，即可找出相關文件。這樣能找出較新的版本，或是根據該書面提案所製作的簡報。

步驟 4：搜尋已連接的應用程式並詢問 AI

若要納入已連接的應用程式，請點擊知識搜尋面板內部（位於網頁版與桌面版搜尋畫面的右側，或行動裝置底部的抽屜選單）。它會在 Fabric 和您已連接的應用程式中執行代理式搜尋，您也可以在該處提出後續問題。如何一次搜尋所有應用程式深入介紹了相關設定。

AI 助理會執行相同的搜尋。詢問「那份有分階段推行計劃的博物館提案在哪裡？各階段是什麼？」，它會提供解答並附上可點擊的文件參考來源。若要限制搜尋範圍在特定區域，您可以開啟某個資料夾並在該處啟動助理，或是以右鍵點擊資料夾將其新增至助理的上下文語境中。

常見問題

當我想不起文件名稱時，該如何找到它？

描述文件的相關內容即可。Fabric 搜尋會透過語意及關鍵字來比對文件，因此檔名無需完全吻合。

Fabric 可以搜尋哪些文件類型？

DOCX、TXT、Markdown、HTML、JSON、PPT 與 PPTX、CSV 與 XLSX、PDF 以及 Fabric 筆記。Google 文件、簡報、試算表和 Notion 頁面則可透過連接功能匯入。

我可以同時搜尋 Google 文件和 Notion 嗎？

可以，只要兩者都已建立連接。知識搜尋面板和 AI 助理可以同時搜尋 Fabric 與您已連接的應用程式。連接功能需要付費方案。

我可以搜尋試算表內部的內容嗎？

Fabric 支援 CSV 和 XLSX 檔案，且 AI 助理可以讀取這些內容，因此您可以詢問有關試算表內容的問題。

我該如何找到文件的最新版本？

找到其中一個版本，然後執行相似度搜尋以列出相關檔案。當版本儲存在 Google 雲端硬碟時，如何依檔案內容搜尋 Google 雲端硬碟也很有幫助。

我可以將搜尋範圍限定在單一客戶的文件中嗎？

可以。依位置進行篩選，或開啟該客戶的資料夾並向 AI 助理提問，搜尋範圍就會僅限於該資料夾。

我需要為文件加上標籤才能進行搜尋嗎？

不需要。文件匯入時，Fabric 會自動總結每份文件並擷取主題，因此即使沒有標籤或資料夾，搜尋功能依然有效。

我的團隊可以搜尋相同的檔案嗎？

可以。與團隊共用空間，並為每個人指派檢視者、評論者、編輯者或管理員角色。方案詳情請參閱團隊定價。