如何快速找到合約

合約往往在緊急時刻被需要。房東打電話來詢問押金事宜、供應商表示合約允許漲價，或是會計師要求在週五前提供兩年前的自由職業者合約。簽署好的副本總在某個地方：電子簽章的郵件、名為「法務」的資料夾，或是抽屜裡的一份列印文件。

本指南介紹了人們平時如何在匆忙中尋找合約，以及如何將合約存放在 Fabric 中，以便您可以透過描述合約內容直接找到它並立即翻到正確的頁面。

人們平時如何尋找合約

搜尋電子郵件是大多數人的第一步：輸入交易對象的名稱加上「協議」或「已簽署」。這招通常有效，因為許多合約都是以電子簽署完成的電子郵件形式送達。但如果合約是以您記不得的公司名稱簽署的，或者最新版本是由您團隊中的其他人發送的，難度就會增加。

電子簽章平台會保留其已完成文件的記錄，只要所有內容都是在同一個平台上簽署的，這就非常實用。小型企業往往最終會將部分合約放在一個工具中，部分放在另一個工具中，還有一些是在紙本上簽署後掃描到共用雲端硬碟，名稱類似 Scan_0417.pdf。

共用的「法務」或「合約」資料夾是整齊的解決方案，而且只要有人持續維護它就管用。常見的疏漏是合約從未歸檔，而那往往正是您當天需要的那一份。

步驟 1：將合約彙整到同一個資源庫中

將已簽署的 PDF 和 Word 文件拖曳到 Fabric 中，或點擊「上傳檔案」；大量批次處理也完全沒問題。對於透過電子郵件收到的合約，將完成通知信或附件轉寄到您的 Fabric 電子郵件地址。它只接受來自您已驗證帳戶地址的郵件，您也可以為團隊核准其他寄件人。

如果您的合約已存放在共用的 Google 雲端硬碟資料夾中，Google 雲端硬碟連線 可以雙向同步它們，讓檔案顯示在 Fabric 中並保持最新狀態。連線功能需要付費方案。紙本合約可以在行動應用程式中拍照，或掃描後上傳，搜尋功能可以讀取照片和掃描頁面中的文字。

偏好在檔案系統中作業的團隊可以安裝桌面版應用程式，它會將 Fabric 掛載為可供整個團隊共用的雲端硬碟。

步驟 2：在搜尋時描述合約內容

點擊「搜尋」或按下 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) 並描述您需要的內容：「榆樹街辦公室的租約」、「與影片剪輯師的協議」、「清潔公司服務合約」。搜尋功能會根據語意和關鍵字進行比對，並能讀取 PDF 和文件內部的文字。搜尋結果會直接開啟在確切的頁面。

Fabric 在新增每份合約時都會進行處理：建立用於語意搜尋的嵌入向量 (embeddings)、撰寫簡短摘要、擷取內容類型等屬性，並建議標籤。一份標題為「主服務協議」的合約，在您搜尋您聘請的網頁開發人員時也能顯示出來，前提是該協議是與對方簽署的。

為了提高速度，您可以將名稱或參考編號放在引號中進行精確比對，並使用標籤、資料夾位置或項目類型等篩選條件，以排除提及同一家公司的發票和電子郵件。

如果您不在辦公桌前時需要調閱合約，iOS 和 Android 應用程式也提供相同的搜尋功能。在與房東通話時直接用手機找到正確的頁面，通常比承諾事後再寄電子郵件回覆更快。

步驟 3：向 AI 詢問您需要的條款

搜尋背後的疑問通常只是一個事實。打開您的合約資料夾並詢問 AI 助理：「我們需要提前多久通知清潔公司？」或「辦公室租約何時續約？」它的搜尋範圍僅限於該資料夾，並會提供可點擊的引用來源，點擊後會直接帶您前往原文，方便您親自查看條款用語。追問也完全適用，例如「如果我們提前終止合約，這項條款適用嗎？」，每個回答都會指出其依據的條款。

AI 助理會找出並引用合約中的陳述。判斷這對您的具體情況意味著什麼仍需人工決定，對於任何具有重大影響的事情，這意味著需要諮詢您的律師。如何追蹤續約日期說明了如何將此類回答轉換為提醒事項。

步驟 4：讓合約自動歸類

為合約設定一個智慧合集。智慧合集會根據內容自動加入檔案，因此落入通用收件匣資料夾中的已簽署協議仍會顯示在那裡。此外，資料夾和標籤為選用項目。

儲存合約時添加簡短備註對日後會有所幫助。像是「重新協商的費率，見 3 月份的郵件」這樣的備註，可以記錄文件中沒有的背景資訊。諸如交易對象或年份之類的標籤亦可作為搜尋篩選器，Fabric 在檔案送達時也會自行推薦一些標籤。

步驟 5：保護敏感合約

合約包含姓名、費率和簽名，因此非常值得在安全性頁面上閱讀 Fabric 如何處理您的資料。若要進一步限制合約存取權限，請以滑鼠右鍵點擊合約或資料夾（或將其打開並使用三點選單），選擇「新增密碼保護」，然後輸入密碼。密碼保護功能適用於 Pro 和 Team 方案。

密碼無法重設，因此請將密碼儲存在密碼管理器中。任何擁有存取權限的人都必須輸入密碼，存取權限持續六小時，且設定在資料夾上的密碼也會涵蓋日後新增的合約。

常見問題

找到已簽署合約最快的方法是什麼？

將合約存放在 Fabric 中，並在搜尋時描述您需要的合約，例如它是與誰簽署的或涵蓋什麼內容。搜尋結果會直接開啟在相符的頁面。

Fabric 可以搜尋 PDF 和 Word 合約內部的文字嗎？

可以。搜尋功能可以讀取 PDF 和各類文件（如 DOCX 檔案）內部的文字。

我可以搜尋紙本掃描的合約嗎？

可以。搜尋範圍涵蓋圖片和掃描檔案中的文字，包括拍照拍下的文字。

如何儲存透過電子郵件收到的合約？

將電子郵件或附件轉寄到您的 Fabric 電子郵件地址。您可以為團隊核准額外的寄件人地址。

AI 能告訴我合約中關於通知期限的規定嗎？

可以。在您的合約資料夾中向 AI 助理提問，它會提供原始文件的引用來源予以回覆。具體條款的解讀仍需由您或您的律師進行。

我可以為合約設定密碼保護嗎？

可以，該功能適用於 Pro 和 Team 方案。密碼無法重設，請務必妥善保管於安全處。

合約需要歸檔到資料夾中嗎？

不需要。搜尋功能在未整理分類的情況下也能運作，而且智慧合集可以自動彙整各類合約。

我可以與我的會計師共用合約嗎？

可以。透過檢視或評論權限進行共用；外部人員無需註冊即可開啟共用連結。如何在線上安全地儲存重要文件涵蓋了共用敏感檔案的相關內容。