如何在您的所有合約中尋找條款

有些問題需要同時涵蓋每一份合約。我們的哪些供應商合約會自動續約？我們在哪裡同意了無上限的責任？哪些客戶合約允許他們在 30 天前通知後終止？答案就隱藏在每份協議的某個條款中，而且每份協議的表述方式各有不同，位於不同的標題下、不同的頁面上。

本指南介紹了人們通常如何在大量合約中查核某項條款，以及如何在 Fabric 中透過語意搜尋、完全相符匹配，以及一個能夠列出所找到內容並附上各來源連結的 AI 助理來完成這項工作。

人們通常如何在合約中查核某項條款

手動方式是打開每份合約，並使用 Ctrl+F 搜尋可能的關鍵字：「續約」（renew）、「終止」（terminate）、「責任」（liability）。對於少數幾份協議來說，這種做法很徹底。但如果有四十份，這就需要花費一個下午的時間，而且關鍵字搜尋可能會遺漏寫著「shall continue for successive twelve-month periods」（應連續延展十二個月期）而不是「renews」的條款。

許多團隊會保留一份關鍵條款試算表：交易對手、開始日期、續約、通知期。只要持續維護，這能提供快速的概覽。但這取決於是否有人閱讀每份新合約並填入該行資料，以及該人員每次是否都以相同的方式解讀該條款。

較大的機構會使用合約管理軟體，這是專為此設計且定價面向法律團隊的工具。對於小型企業、工作室或顧問公司而言，切實可行的替代方案往往是請律師審閱這堆文件——這對於決策而言是正確的選擇，但若只是用來回答「它在哪裡？」，則是一種昂貴的做法。

步驟 1：將所有合約放在同一個資料夾中

將已簽署的 PDF 和 Word 檔案拖曳到 Fabric 中，或點擊「上傳檔案」來上傳，該功能可處理大批次檔案。將透過電子郵件收到的合約轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址。紙本掃描協議也同樣適用，因為搜尋功能可以讀取相片和掃描頁面中的文字。

將它們保存在同一個資料夾或空間對這項任務至關重要，因為 AI 助理的範圍可以限制在特定資料夾內。如果它們存放在 Google 雲端硬碟中，雙向 Google 雲端硬碟連線可以將它們匯入並保持同步；連線功能需要付費方案。我們關於整理客戶檔案的學習指南提供了按客戶組織架構的想法。

步驟 2：按語意搜尋條款

透過按鈕或 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) 開啟搜尋，並描述該條款：「除非取消否則合約自動續約」、「責任上限」、「客戶可在通知後終止」。搜尋是混合式的，既能按語意匹配，也能按關鍵字匹配，因此對於關於自動續約的查詢，它可以找出寫著「連續十二個月期」（successive twelve-month periods）的條款。

搜尋結果會直接開啟至每份合約的精確頁面，因此您可以直接前往該條款，而無需從封面頁向下滾動。按資料夾位置進行篩選，以將搜尋範圍保留在您的合約內，或者如果您已按客戶或年份對它們加了標籤，也可以按標籤進行篩選。

當您找到值得日後參考的條款時，可以在 PDF 中將其反白並新增註解。像是「30 天，必須採用書面形式」這樣的備註會直接附在條款本身上，並為下一次搜尋提供直觀的匹配依據。

步驟 3：使用引號匹配精準字詞

標準條款通常會重複使用相同的用詞，特別是如果您的合約是從同一個範本開始的。將片語加上引號，例如「indemnify and hold harmless」（賠償並使免受損害）或「governing law」（準據法），搜尋就會進行嚴格匹配。

同時使用這兩種搜尋方式效果很好。引號可以捕捉到所有根據您的範本產生的合約。語意搜尋則可以捕捉到對方起草的合約，其中相同的概念以不同的字詞表達。

引號也是在大量文件中檢查已定義詞彙（defined term）的最快方式。在引號中搜尋「Confidential Information」（保密資訊）會顯示使用該精確片語的每份合約，這是在深入閱讀每份合約如何定義它之前快速進行初篩的好方法。相同的方法也適用於多份協議所提及的當事人名稱、產品名稱以及附表或附件的標題。

步驟 4：要求 AI 助理列出每一個實例

打開合約資料夾並開啟 AI 助理，或右鍵點擊該資料夾並將其新增到助理的上下文（context）中。這樣一來，它的範圍就會限制在該資料夾內，並分析其中的所有內容。提出提問：「列出每份帶有自動續約條款的合約，以及取消所需的通知期」。回答將包含指向每個來源的可點擊參照，以便您可以根據文件查對每個項目。

後續的追問可以進一步細化清單：「其中哪些會在接下來的六個月內續約？」或「哪些沒有載明準據法？」如果您想比較不同模型如何解讀同一組文件，單一訂閱即涵蓋了來自數個 AI 實驗室的模型，包括 Gemini、OpenAI 和 Claude。

請將結果視為尋找輔助工具。助理負責定位並引用條款；至於條款是否能保護您，或者應該如何重新談判，則是您和您的法律顧問需要做出的判斷。

步驟 5：將答案另存為參考筆記

將助理的回答另存為筆記，您就擁有了一份連結回每份合約的條款摘要。將其保存在合約資料夾中，並在有新協議到達時進行補充，它就會變成關鍵條款試算表的輕量級版本。如何追蹤續約日期展示了如何對您找到的內容進行後續跟進。

如果您希望自動收集新合約，智慧收藏可以根據內容自動填充。

常見問題

如何在我所有的合約中搜尋特定條款？

將合約保存在 Fabric 中，透過描述該條款來進行搜尋，或者將其確切用詞加上引號。搜尋結果將直接在該條款出現的頁面開啟。

搜尋功能可以找到使用不同用詞的條款嗎？

可以。搜尋既能按語意匹配，也能按關鍵字匹配，因此對條款的描述可以找到措辭不同的版本。

AI 能列出每份具有自動續約條款的合約嗎？

可以。在您的合約資料夾內向 AI 助理提問，它就會列出所找到的內容，並附上指向每個來源的可點擊參照。

我可以將 AI 限制在只處理我的合約嗎？

可以。在開啟助理之前先打開該資料夾，或右鍵點擊該資料夾並將其新增到助理的上下文中。

這適用於掃描版合約嗎？

適用。搜尋涵蓋影像和掃描件中的文字，包括拍攝的文字相片。

這能取代法律審閱嗎？

不能。Fabric 協助您快速尋找並引用條款。解讀這些條款是您和您的律師的工作。

我可以保留搜尋結果嗎？

可以。將助理的答案另存為筆記，這會保留其連結回每份合約的連結。

我需要哪種方案？

上傳和有限的 AI 使用包含在免費方案中。連接 Google 雲端硬碟需要付費方案。請參閱定價以了解每個方案包含的內容。