如何備份您的收據

收據總是在最尷尬的時刻被需要：剛好在退貨期限的最後一天、洗碗機需要申請保固、週五前要交的報銷單，或是報稅季結束之際。熱感應紙印製的紙本收據往往會在幾個月內褪色，而電子郵件收據則常被埋沒在同一家店寄來的大量電子報中。很多時候，唯一的購買憑據只是一張塞在大衣口袋裡的紙條。

本指南介紹了人們通常如何保存收據、這些方式存在的缺陷，以及如何將紙本和電子郵件收據備份到 Fabric，讓每張收據都能保持清晰易讀，並能透過上面印製的內容輕鬆找到。

大家通常如何保存收據

鞋盒或信封是最經典的做法。這不需要任何設定，對於一年只有幾次大筆支出的家庭來說可能就足夠了。但這也意味著只有單一副本、字跡會褪色，而且要找特定收據時，就得把整個盒子倒在桌上翻找。

像 Expensify 這樣的記帳 App 或會計軟體中的收據功能很適合處理公務支出。它們是圍繞著報銷和分類建立的，因此個人收據、保固卡以及路邊攤隨手拿到的零散紙條通常都不會歸入其中。

許多人會把收據拍下來留存在手機相簿裡，或者把電子郵件收據存放在收件匣的某個資料夾中。這兩種方式都能建立副本。但照片會與其他所有日常照片混在一起，而郵件資料夾也只能存放透過電子郵件收到的收據。如何在報稅季保存收據介紹了哪些收據一開始就值得保留。

步驟 1：拍攝紙本收據並儲存到 Fabric

首先在手機上下載 Fabric App；iOS 和 Android 版本可在行動裝置下載頁面取得。儘快將收據拍下來，最好是當天，此時字跡仍然清晰。使用分享面板將照片傳送到 Fabric，如果收據需要補充說明，還可以加上備註，例如「客戶午餐，Henderson 專案」或「洗碗機，2 年保固」。

如果您不想每次都手動傳送，可以將收據照片集中存放在手機的專屬相簿中。Fabric App 的相機相簿備份功能可以僅同步裝置相片中的特定資料夾，因此選擇該相簿就能自動備份每張收據照片，而不會將其餘照片一併匯入。

如果鞋盒裡已經積累了一大堆，可以抽一個晚上全部拍下來，然後從相機相簿或電腦一次批次上傳，因為 Fabric 支援單次大容量上傳。如果覺得有幫助，可以按年份整理盒子裡的收據，從當前稅務年度開始，然後是任何仍在保固期內的商品收據。

步驟 2：自動轉寄電子郵件收據

線上訂單、訂閱服務和旅遊預訂都會透過電子郵件傳送收據。請將它們轉寄到您的 Fabric 電子郵件地址。它只接收來自您已驗證帳戶地址的郵件，您也可以核准其他寄件者，這樣伴侶就能將家庭開支收據轉寄到同一個地方。

許多電子郵件客戶端都可以使用篩選器或規則自動轉寄來自特定寄件者的郵件，從而省去手動轉寄的麻煩。如何自動儲存電子郵件帳單和收據逐步說明了相關設定方法。

步驟 3：讓收據自動匯總整理

每當收到收據時，Fabric 都會建立嵌入向量以進行語意搜尋、撰寫簡短摘要、擷取內容類型和概念等屬性，並提供標籤建議。為收據建立一個智慧收藏庫，它就會根據這些內容自動填入，無論是拍照的紙本收據還是轉寄的電子郵件都能一併收集。

如果覺得方便，您也可以在此基礎上保留資料夾，例如按稅務年度分開，或專門為保固購買設立一個資料夾。這些都是可選的，因為無需手動歸檔即可直接搜尋。

步驟 4：依商店、商品或金額尋找收據

點擊「搜尋」或按下 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows)。搜尋功能可以讀取收據照片和電子郵件中的文字，因此輸入「五金行 油漆 三月」就能找到幾個月前拍下的皺巴巴收據。將訂單號碼或精確總額加上雙引號即可進行精確比對。

如果需要針對大量收據進行查詢，請開啟收據資料夾並向 AI 助理提問。您可以詢問今年向某家供應商購買的所有記錄，或者哪些收據與居家辦公設備有關。它會引述所參考的收據，讓您在提交報銷或退貨之前核對每個數字。在需要報銷時如何尋找收據提供了更多搜尋秘訣。

步驟 5：與您的會計師分享收據

報稅時，將資料夾以檢視者或評論者的權限分享給您的會計師；外部人員無需註冊即可開啟分享連結。評論者可以在收據上標註問題，問題解決後您可以將評論標記為已完成。同一個資料夾在年內也可用於退貨和保固索賠：搜尋該商品，在商店櫃檯打開手機上的照片出示即可。如何為會計師準備好收據涵蓋了應包含的內容。

常見問題

備份紙本收據的最佳方式是什麼？

購買後儘快拍下每張收據的照片，以免字跡褪色，並將照片儲存在手機以外的地方。Fabric 能辨識照片中的文字，因此收據既能妥善儲存，也能隨時搜尋。

為什麼收據會褪色？拍照有幫助嗎？

許多收據都印在熱感應紙上，隨著熱度、光照和時間會逐漸褪色。儘早拍下清晰的照片，在紙張褪色後仍能保留清晰可讀的副本。

我可以自動備份電子郵件中的收據嗎？

將它們轉寄到您的 Fabric 電子郵件地址，並在電子郵件客戶端中為定期寄件者設定轉寄規則，即可實現自動備份。

我可以按金額或店名搜尋收據嗎？

可以。搜尋功能可以讀取收據照片和電子郵件中的文字。在精確總額或訂單號碼前後加上引號即可精確搜尋。

我可以只備份收據照片，而不備份整個手機相簿嗎？

可以。Fabric App 可以只同步裝置相簿中的特定資料夾，因此您可以選擇收據相簿，將其餘照片排除在外。

我的會計師可以在 Fabric 中查看我的收據嗎？

將收據資料夾以檢視者或評論者的權限分享給他們即可。他們那端無需註冊 Fabric 帳戶也能開啟連結。

AI 可以幫我計算收據總額嗎？

您可以向 AI 助理詢問某個收據資料夾中的內容，它會給出答案並附上所參考的收據。在採用任何數據之前，請務必核對引述的收據。

我需要付費方案才能備份收據嗎？

免費方案就支援檔案上傳（包括收據照片），但有儲存空間上限。請查看價格以了解各方案包含的內容。