如何備份您的 PDF 檔案

儲存在單一筆記型電腦上的 PDF，一旦電腦遺失、被盜或無法開機，就會隨之消失。面臨風險的往往是最難重新取得的檔案：已簽署的租約、去年的報稅單、護照掃描檔、付費的行業報告，或是大學入口網站早已下架的課程講義。

本指南介紹了人們平時備份 PDF 的常用方法、各種方法的不足之處，以及如何將每一份 PDF 的複本保存在 Fabric 中，以便在任何裝置上開啟，並透過內容直接搜尋找到它們。

人們通常如何備份 PDF

在 Mac 上使用 Time Machine 或在 Windows 上使用「檔案歷程記錄」的外接硬碟是個扎實的起點。只要接上硬碟，它就會按排程備份整台電腦。但複本通常與筆記型電腦放在同一個屋簷下，而且要找回單一 PDF 意味著必須按日期瀏覽快照，而不是根據文件內容尋找。

來自 Google Drive、Dropbox、iCloud Drive 或 OneDrive 的雲端同步資料夾增加了異地複本。它們能保護同步資料夾內的所有內容。然而，落在「下載」項目、留在電子郵件附件或放在桌面上的 PDF，除非有人手動移動，否則都不在保護範圍內，而且實際上很大一部分從未被移動過。

將 PDF 用電子郵件寄給自己是許多人常用的權宜之計。這確實建立了第二份複本。但日後要再次找到它，取決於您是否記得主旨或大約的寄件時間，隨著收件匣日漸龐大，這會變得越來越困難。

步驟 1：將現有的 PDF 複製到 Fabric 中

首先收集最重要的資料夾：財務、法律、身分證明文件、工作參考資料。在 Fabric 網頁版或桌面應用程式中，將 PDF 拖曳進去、貼上，或點擊「上傳檔案」。上傳功能可一次處理大量檔案，因此包含數百份對帳單的資料夾也能一次傳輸完成。

複製而非移動可以將原始檔案保留在電腦上，讓您在兩個地方擁有兩份複本。這正是備份的意義所在，因此對於任何無法替代的檔案，都值得特意這麼做。

步驟 2：安裝桌面虛擬磁碟以進行持續備份

適用於 Mac、Windows 和 Linux 的 Fabric 桌面應用程式 會將 Fabric 掛載為虛擬磁碟。它會像其他位置一樣出現在 Finder 或檔案總管中，因此您可以直接從瀏覽器下載對話方塊、掃描器應用程式或「列印為 PDF」選單將 PDF 儲存到其中。

磁碟上的檔案不佔用電腦空間，並在開啟時以串流方式載入。這非常適合您想要妥善保存但極少開啟的大型報告或手冊檔案庫。Fabric 作為個人雲端磁碟 說明了該磁碟如何在各個裝置間運作。

步驟 3：在收到新 PDF 時傳送至 Fabric

許多 PDF 是以電子郵件附件的形式送達：發票、保單文件、預訂確認函。將郵件或附件轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址。Fabric 僅接收來自您已驗證帳戶地址的郵件，而在團隊中，您可以核准額外的寄件者。

在 iOS 或 Android 上，分享功能可以將任何應用程式中的 PDF 傳送至 Fabric。行動應用程式還可以同步裝置的「檔案」部分，因此手機上儲存在該處的 PDF 會自動備份。從 行動版下載頁面 取得應用程式。

如果您的 PDF 已經存放在 Google Drive 中，透過連結可以將它們以雙向深度同步的方式導入 Fabric，這樣檔案會在 Fabric 內部建立，變更也會在兩者之間雙向同步。連結功能需要付費方案。

步驟 4：透過搜尋 PDF 來檢查備份

備份只有在您能把檔案找回來時才有價值。點擊「搜尋」或按下 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows)，然後輸入 PDF 的相關內容。搜尋會讀取 PDF 內的文字，並根據語意與關鍵字進行比對，搜尋結果會直接定位至相應的頁面。將保單號碼或帳號放在引號中可進行精確比對，並可依項目類型篩選以僅查看 PDF。

Fabric 也會在每個 PDF 匯入時進行處理。它會建立用於語意搜尋的嵌入向量、撰寫簡短摘要、擷取內容類型和主題等屬性，然後建議標籤。您設定的智慧收藏可以根據這些屬性自動填入內容，因此保險文件的收藏可以自動納入新保單，無需您手動歸檔。

步驟 5：隨處開啟您的 PDF 並鎖定敏感文件

Fabric 可在網頁上運作，並提供適用於 Mac、Windows 和 Linux 的桌面應用程式，以及 iOS 和 Android 應用程式，因此從辦公室筆記型電腦備份的 PDF，可以在藥局櫃台或租車櫃台透過手機開啟。PDF 會以閱讀器模式開啟，您可以對其進行螢光筆標記和加上註解。

針對身分證明文件或醫療記錄，可新增密碼保護。右鍵點擊檔案或資料夾，或者開啟它並點擊三點圖示選單，然後選擇「新增密碼保護」並輸入密碼。此處無法重設密碼，因此請將其儲存在密碼管理器中。密碼保護功能適用於 Pro 和 Team 方案。

若需涵蓋照片、電子郵件、帳戶以及文件的更全面計劃，請參閱如何備份您的數位生活。

常見問題

將 PDF 備份到雲端的最佳方式是什麼？

將現有的 PDF 複製到雲端資料庫中，然後設定擷取新檔案的路徑，例如儲存至桌面磁碟，以及轉寄附件至專屬的電子郵件地址。Fabric 同時支援這兩種方式，並使備份的 PDF 可透過其內容進行搜尋。

我可以自動備份 PDF 嗎？

可以，有幾種方法。儲存至 Fabric 桌面磁碟、同步手機的「檔案」部分，以及 Google Drive 連結，都能在無需手動上傳的情況下新增 PDF。連結功能需要付費方案。

將 PDF 備份至 Fabric 會佔用筆記型電腦的空間嗎？

Fabric 桌面磁碟上的檔案不佔用電腦空間，並在開啟時以串流方式載入。本機儲存與雲端儲存介紹了兩者之間的取捨考量。

如何從 iPhone 或 Android 手機備份 PDF？

在任何應用程式中使用分享功能並選擇 Fabric，或讓行動應用程式同步裝置的「檔案」部分，這樣儲存在該處的 PDF 就會自動備份。

如果忘記檔名，還能找到已備份的 PDF 嗎？

可以。搜尋會讀取 PDF 內的文字並根據語意進行比對，因此通常只要描述文件內容就足夠了。搜尋結果會直接開啟在出現相符內容的頁面。

備份護照和報稅單等敏感 PDF 安全嗎？

在 Pro 和 Team 方案中，您可以為任何檔案或資料夾新增密碼。任何擁有存取權限的人都必須輸入密碼，存取權限在要求重新輸入前會維持六小時。更多關於確保資料隱私的資訊請參閱安全性頁面。

Fabric 會備份我保存在 Google Drive 中的 PDF 嗎？

透過 Google Drive 連結，這些檔案會在 Fabric 中建立並在雙向保持同步。連結功能需要付費方案。

我可以在免費方案中備份 PDF 嗎？

可以。免費方案提供檔案上傳功能，但有儲存空間和檔案大小上限。連結至其他應用程式需要付費方案。詳情請參閱定價。